Zwrot kosztów dojazdów pracowników zdalnych a konsekwencje w PIT

7 kwietnia 2023 r. weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy, która wprowadziła przepisy dotyczące pracy zdalnej[1]. Nowe regulacje nałożyły na pracodawców kolejne obowiązki, m.in.: zapewnienia pracownikom materiałów i narzędzi pracy oraz pokrywania kosztów związanych bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawcy niejednokrotnie decydują się także na zwrot wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z podróżą z miejsca pracy zdalnej – np. miejsca zamieszkania – do biura (na wezwanie pracodawcy). Zapewnianie tych świadczeń pracownikom zdalnym może rodzić wątpliwości odnośnie do konieczności uznania ich za przychód ze stosunku pracy i pobrania przez płatnika zaliczki na PIT.

Praca zdalna a praca hybrydowa – odmienne interpretacje Dyrektora KIS

Zwracamy uwagę, że fiskus nie jest spójny w swoich odpowiedziach na zapytania dotyczące pracy zdalnej. Niemniej, obserwując stanowisko organów podatkowych, można zauważyć pozytywną tendencję.

Przykładowo w interpretacji z 22 grudnia 2023 r.[2] Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym podróż z miejsca wykonywania pracy zdalnej do siedziby pracodawcy, na jego polecenie, należy kwalifikować jako podróż służbową. Tym samym pracownikowi, który ją odbywa przysługują określone należności, w tym:

• diety;
• zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów czy innych udokumentowanych wydatków albo ryczałt.

Wydatki ponoszone przez pracodawcę w trakcie trwania podróży służbowej stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Jednakże z uwagi na treść art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, będą one zwolnione z opodatkowania, o ile nie przekroczą limitów określonych w rozporządzeniu[3].

W przywołanej interpretacji wnioskodawca wskazał, że jego pracownicy wykonują pracę zdalnie, a w siedzibie pracodawcy pojawiają się jedynie incydentalnie.

Odmienne stanowisko Dyrektor KIS zajął odnośnie do sytuacji, gdy praca była wykonywana hybrydowo – na przemian z domu i z firmy. I tak w interpretacji z 28 lipca 2023 r.[4] organ uznał, że:

„opisana we wniosku sytuacja, w przeciwieństwie do podróży służbowej, nie stanowi wykonania zadania służbowego (poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy) rozumianego, jako zdarzenie incydentalne w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy. Pracownicy będą wykonywać bowiem pracę w miejscu wskazanym przez pracodawcę, tj. w siedzibie Spółki.

Stąd, w sytuacji, gdy – mimo braku ciążącego obowiązku nałożonego przepisami powszechnie obowiązującego prawa pracy – dokonujecie Państwo pracownikowi zwrotu kosztów podróży, zakwaterowania, dojazdów, to wartość tego świadczenia stanowi dla pracowników przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu tym podatkiem”.

A zatem – zdaniem Dyrektora KIS – świadczenia zapewniane pracownikom nie mogą korzystać ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, bowiem podróże pracowników do miejsca, w którym wykonują pracę w trybie stacjonarnym, nie stanowią podróży służbowych.

Podsumowanie

Reasumując, praca zdalna początkowo traktowana jako benefit, obecnie staje się standardem. Dlatego też pracodawcy wzywający swoich pracowników do incydentalnego wykonywania pracy
z biura decydują się rekompensować im poniesione koszty dojazdu.

Biorąc pod uwagę przedstawione interpretacje rekomendujemy dokonanie przeglądu zapisów regulaminów pracy zdalnej pod kątem świadczeń wypłacanych na rzecz pracowników zdalnych, tak aby ocenić czy faktycznie mogą one korzystać ze zwolnienia z PIT.

***

[1] Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U.
z 2023 r., poz. 240 ze zm.).

[2] Sygn. 0114-KDIP3-2.4011.908.2023.1.JK3.

[3] Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r., poz. 2190 ze zm.).

[4] Sygn. 0114-KDIP3-2.4011.517.2023.1.JK3.