Zbycie używanego sprzętu przez pracodawcę na rzecz pracownika – co warto wiedzieć?

Wiele firm stara się zacieśnić współpracę z pracownikami, wprowadzając różnorodne benefity bądź udogodnienia pracownicze. Jednym z coraz popularniejszych rozwiązań jest możliwość zakupu używanego sprzętu po atrakcyjnych cenach, takiego jak komputery, laptopy czy smartfony.

Choć takie oferty mogą być korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, warto zwrócić uwagę na obowiązki podatkowe oraz zasady dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne.

Przychód z tytułu zakupu sprzętu

Sprzedaż używanych przedmiotów przez pracodawcę może generować przychód podlegający opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o PIT. Jeśli pracownik nabywa sprzęt po cenie niższej niż jego wartość rynkowa, różnica ta będzie traktowana jako przychód, który powstaje w momencie dokonania sprzedaży. Warto zatem pamiętać, że cena sprzedaży musi być odpowiednio udokumentowana.

Składki na ubezpieczenia społeczne

W tym przypadku podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami ustawy o PIT. Należy jednak zauważyć, że niektóre przychody są wyłączone z tej podstawy. Zgodnie z                  § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, do takich wyłączeń należą korzyści, które:

• wynikają z układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania,
• uprawniają do zakupu towarów lub usług po cenach niższych niż detaliczne.

Oznacza to, że jeśli pracownik kupuje sprzęt w ramach takich regulacji i po cenach niższych od rynkowych, to może skorzystać ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Aktualne podejście organów

Warto jednak zwrócić uwagę na ostatnie decyzje ZUS, które podważają możliwość zastosowania zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia do sprzętu lub środków trwałych odsprzedawanych przez pracodawcę.

ZUS wskazuje na istotne różnice między udostępnieniem przez pracodawcę usług i towarów po cenach niższych a odsprzedażą składników wyposażenia pracodawcy. W piśmie ZUS z 28 lutego 2024 roku, sygn. DI/200000/43/185/2024, zauważono, że wartość świadczenia uzyskanego przez pracownika poprzez nabycie używanego laptopa nie jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, mimo iż warunki odkupu zostały wpisane go regulaminów wewnętrznych pracodawcy. W praktyce oznacza to, że różnica między rynkową wartością a ceną sprzedaży będzie stanowić podstawę wymiaru składek.

Należy również zauważyć, że sądy przyjmowały stanowisko, iż preferencyjna sprzedaż dotyczy raczej towarów i usług produkowanych lub świadczonych przez pracodawcę. Takie stanowisko przedstawił przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z 27 listopada 2018 r., sygn. I UK 319/17. W wyroku tym SN stwierdził, że ratio legis przywileju określonego w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia polega na uprzywilejowaniu pracowników płatnika przez umożliwienie im tańszego zakupu towarów lub usług sprzedawanych na rynku przez pracodawcę.

Podejście prezentowane zarówno w interpretacjach ZUS, jak i w orzecznictwie, wykracza jednak poza literalne brzmienie § 2 pkt 26 Rozporządzenia i budzi poważne zastrzeżenia.

Podsumowanie

W obliczu ostatnich negatywnych interpretacji organów, możliwość skorzystania ze zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zależnie od tego, jaki rodzaj świadczenia proponuje pracodawca, stała się znacznie trudniejsza.

Oprócz dotychczasowych warunków, które obejmowały konieczność wynikania korzyści z układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania oraz zakupu po cenie niższej niż detaliczna, należy teraz mieć na uwadze jeszcze jeden istotny element. Oferowany towar bądź usługa powinny być, zdaniem ZUS, produkowane lub sprzedawane przez samego pracodawcę.

Warto zatem być szczególnie ostrożnym i dobrze przygotowanym, aby zapewnić sobie i pracownikom korzystne warunki zakupu używanego sprzętu bez ryzyka dodatkowych obowiązków składkowych.