Wszystko o przedstawicielu podatkowym

Przedstawiciel podatkowy to instytucja przewidziana przez ustawę o podatku od towarów i usług.

Jego zadaniem jest wsparcie podmiotów, które w związku z prowadzoną działalnością, są zobligowane do rozliczenia podatku VAT na terytorium Polski, nie mając tu siedziby czy stałego miejsca prowadzenia działalności w prawidłowym rozliczeniu tego podatku. Z drugiej strony chroni też interesy państwa – przedstawiciel podatkowy jest bowiem solidarnie odpowiedzialny za podatek (błędnie rozliczony lub nierozliczony). Oznacza, to, że w razie nieprawidłowości organy podatkowe będą mogły pobrać należny podatek również od przedstawiciela podatkowego, jeżeli nie rozliczy się z niego podatnik.

Kto może ustanowić przedstawiciela podatkowego?

Należy wyróżnić dwie grupy podatników:

• Podatnicy będący zobligowani do ustanowienia przedstawiciela podatkowego tj. tacy, którzy:
  • nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium państwa członkowskiego (z wyjątkiem Norwegii lub Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej) oraz
  • podlegają obowiązkowi rejestracyjnemu jako podatnicy VAT czynni (a więc gdy np. sprzedają towary na terytorium Polski);
• podatnicy, którzy mogą, choć nie muszą ustanowić przedstawiciela podatkowego tj. tacy, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.

W praktyce instytucja przedstawiciela podatkowego jest wykorzystywana praktycznie wyłącznie przez podatników, na których został nałożony obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego.

Jakie zadania ma przedstawiciel podatkowy?

Przedstawiciel podatkowy wykonuje w imieniu i na rzecz podatnika, dla którego został ustanowiony:

• obowiązki w zakresie rozliczania podatku VAT, w tym w zakresie sporządzania deklaracji podatkowych oraz informacji podsumowujących – należy podkreślić, że określenie „w tym” oznacza, że katalog czynności, które wykonuje przedstawiciel podatkowy jest otwarty i przykładowo choć wprost nie wynika to z ustawy o VAT przedstawiciel podatkowy w zakresie rozliczania podatku jest obowiązany również np. do podpisywania deklaracji VAT;
• inne czynności wynikające z przepisów VAT, jeżeli został do tego upoważniony w umowie (np. wystawianie faktur VAT).

Kto może zostać przedstawicielem podatkowym?

Przedstawicielem podatkowym może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jeżeli spełnia łącznie następujące kryteria:

• siedziba działalności gospodarczej w Polsce;
• rejestracja jako podatnik VAT czynny (w szczególnym wypadku, o którym mowa poniżej jako podatnik VAT UE);
• brak zaległości z wpłatami podatków stanowiącymi dochód budżetu państwa (czyli np. podatku CIT, ale już nie podatku od nieruchomości, podatku od czynności cywilnoprawnych czy podatku od środków transportowych) w kwocie przekraczającej odrębnie w każdym podatku odpowiednio 3% kwoty należnych zobowiązań podatkowych w poszczególnych podatkach przez ostatnie 24 miesiące.

Warunek ten zostanie również uznany za spełniony, gdy podatnik ureguluje zaległość (przekraczającą wspomniane „3%” w każdym podatku) wraz z odsetkami w terminie 30 dni od powstania zaległości oraz uregulowanie zaległości w ciągu 24 miesięcy nie dotyczyło więcej niż 2 okresów w każdym podatku.

• brak skazania na podstawie Kodeksu Karnego Skarbowego za popełnienie przestępstwa skarbowego przez ostatnie 24 miesiące:
  • osoby fizycznej będącej podatnikiem;
  • w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi: osoby będącej wspólnikiem spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej, członka władz zarządzających, głównego księgowego.

Możliwości ustanowienia jako przedstawiciela podatkowego nie wyłącza więc skazanie za popełnienie wykroczenia skarbowego, jak również za skazanie za popełnienie przestępstwa lub wykroczenia „zwykłego” na podstawie Kodeksu Karnego.

• uprawnienie do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.

W jaki sposób ustanawia się przedstawiciela podatkowego?

Przedstawiciela podatkowego ustanawia się w drodze pisemnej umowy (nie jest wymagana tu żadna szczególna forma np. umowa zawarta w formie aktu notarialnego). Umowa powinna zawierać elementy przewidziane ustawą o VAT, m.in. nazwy stron umowy oraz ich adresy i dane identyfikacyjne na potrzeby odpowiednio podatku VAT, adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja na potrzeby podatku VAT, oświadczenie podmiotu który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym, iż spełnia on warunki, aby zostać przedstawicielem podatkowym. Możliwe jest też oczywiście zawarcie elementów dodatkowych w umowie, które wprost nie są wskazane w ustawie o VAT (np. depozytu, gwarancji bankowej w określonej wysokości), co zabezpieczy przedstawiciela podatkowego, w związku z solidarną odpowiedzialnością, którą ponosi.

Jaka odpowiedzialność ciąży na przedstawicielu podatkowym?

Przedstawiciel podatkowy odpowiada solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe, które przedstawiciel podatkowy rozlicza w imieniu i na rzecz tego podatnika. W praktyce oznacza to, że organy podatkowe mogą żądać spełnienia całości lub części zobowiązania podatkowego zarówno od podatnika i przedstawiciela podatkowego łącznie, jak i od każdego z nich z osobna, a uiszczenie zobowiązania podatkowego przez jednego z nich zwalnia z odpowiedzialności. W przypadku gdy zobowiązanie podatkowe uiści przedstawiciel podatkowy, ma on na gruncie przepisów prawa cywilnego uprawnienie do wystąpienia do podatnika z roszczeniem regresowym (zwrotnym) o zwrot zapłaconej kwoty.

Kiedy mamy do czynienia ze szczególnym przypadkiem przedstawicielstwa podatkowego?

Szczególny przypadek dotyczy podatników, którzy:

• dokonują w Polsce wyłącznie importu towarów, których miejscem przeznaczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż Polska, a wywóz z Polski jest dokonywany przez importera tych towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, oraz
• nie są zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Przedstawiciel podatkowy ustanowiony przez takiego podatnika wykonuje obowiązki z zakresu rozliczania podatku VAT (i ewentualnie inne jeżeli umowa tak stanowi) w imieniu własnym i na rzecz tego podatnika (w praktyce uwzględnia czynności podlegające opodatkowaniu w Polsce we własnych rozliczeniach VAT). W takim przypadku ponosi on odpowiedzialność solidarną za zobowiązanie podatkowe, które rozlicza on w imieniu własnym na rzecz tego podatnika.  Musi on być też zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Podatnik, dla którego ustanawiany jest przedstawiciel podatkowy nie musi w takim przypadku rejestrować się jako podatnik VAT czynny w Polsce.

Podsumowanie

Procedura weryfikacji obowiązku i samego ustanowienia przedstawiciela podatkowego powinna wyglądać więc następująco:

• Etap 1: ustalenie czy podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia na terytorium jednego z państw członkowskich UE.
• Etap 2: ustalenie, czy podatnik jest obowiązany do zarejestrowania się w Polsce jako podatnik VAT czynny.
• Etap 3: ustalenie, czy podatnik jest zwolniony z obowiązku ustanowienia przedstawiciela podatkowego na podstawie przepisów wykonawczych (np. ma siedzibę działalności w Wielkiej Brytanii).
• Etap 4: wybór przedstawiciela podatkowego i weryfikacja spełnienia przez dany podmiot kryteriów do bycia przedstawicielem podatkowym.
• Etap 5: zawarcie umowy.