Wolontariat pracowniczy w kosztach podatkowych pracodawcy

Wolontariat pracowniczy jest popularnym elementem strategii społecznej odpowiedzialności biznesu przedsiębiorców, polegającej na angażowaniu pracowników w działalność społeczną lub charytatywną przy wsparciu i zaangażowaniu ze strony pracodawcy.

Z punktu widzenia pracodawcy wolontariat często stanowi element polityki CSR, jednocześnie będąc dodatkowym atutem dla pracownika, który ma możliwość spędzenia dodatkowego dnia lub dni nie na pracy zawodowej, ale na działaniach społecznych.

Jednym z podatkowych zagadnień związanym z wolontariatem pracowniczym jest możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia pracownika za czas poświęcony na wolontariat oraz wydatków organizacyjnych i logistycznych poniesionych przez pracodawcę.

Koszty podatkowe pracodawcy

Aby wydatki mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, muszą spełniać ogólne kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, tj.:

• być związane z osiąganiem przychodu lub zabezpieczeniem źródła przychodu,
• być odpowiednio udokumentowane,
• nie należeć do kategorii wydatków niestanowiących kosztów podatkowych.

Kwestia dokumentacyjna

Dla celów dokumentacyjnych kluczowe jest wdrożenie i przyjęcie polityki CSR, uwzględniającej taką formę zaangażowania oraz określenie zasad jej realizacji w dokumentach wewnętrznych (np. zasad wolontariatu pracowniczego w regulaminie pracy). Wówczas ponoszenie kosztów pracowniczych i organizacyjnych nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe.

Organy podatkowe skłonne są akceptować wydatki związane z angażowaniem się podatnika w kwestie społeczne w kosztach podatkowych, pod warunkiem że podatnik jest w stanie wykazać odpowiednie powiązanie z prowadzoną działalnością. Brak odpowiedniego przygotowania i udokumentowania kosztów może prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych.

Podejście organów

Organy podatkowe podkreślają, że wydatki związane z CSR mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, jeśli mają bezpośredni wpływ na działalność przedsiębiorstwa i nie są wyłącznie działaniami wizerunkowymi. Przykładowo, w interpretacji z 10 listopada 2022 r. (znak: 0114-KDIP2-2.4010.38.2022.2.KW) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że koszty wolontariatu pracowniczego, polegającego na przeznaczeniu pewnej liczby godzin pracy na rzecz inicjatyw prospołecznych w stanie faktycznym stanowią koszty uzyskania przychodu pracodawcy. Jednocześnie Organ zwrócił uwagę na konieczność wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu wydatków, które mogą zostać uznane za darowizny lub reprezentację. Wskazał, że promowanie działań pozytywnych społecznie czy środowiskowo, budowanie więzi z otoczeniem biznesowym oraz poprawa relacji z pracownikami mogą stanowić uzasadnienie dla ujęcia takich kosztów jako związanych z działalnością gospodarczą.

Z kolei w interpretacji z 14 lutego 2025 (znak: 0111-KDIB1-1.4010.759.2024.3.KM) Dyrektor KIS wskazał, że jeśli społecznie odpowiedzialne działania przyczyniają się do zwiększenia konkurencyjności firmy, np. poprzez poprawę relacji z pracownikami i społecznością lokalną, mogą być uznane za uzasadnione ekonomicznie.

Praktyka wskazuje, że warunkiem uznania wydatków związanych z CSR za koszty uzyskania przychodu jest odpowiednie przygotowanie formalne, w tym posiadanie pisemnej polityki CSR, która opisuje cele oraz działania podatnika w zakresie zrównoważonego rozwoju. Taka dokumentacja umożliwi potwierdzenie istnienia związku między poniesionymi wydatkami a osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

W MDDP oferujemy kompleksowe wsparcie przy podatkowym rozliczeniu kosztów poniesionych w związku z realizowaniem polityki społecznej odpowiedzialności biznesu, pomagając minimalizować ryzyko związane z ponoszeniem tego rodzaju wydatków.