Umowa grupy VAT – lepsza krótka czy długa?

Podobnie jak w przypadku przygotowywania projektu innych umów, również pracując nad umową o utworzeniu grupy VAT kuszące wydaje się zawarcie w jej treści jedynie minimalnych wymogów przewidzianych nowymi regulacjami. Warto jednak potraktować tę umowę nie tylko jako dokument niezbędny dla powstania i rejestracji grupy VAT, ale również jako jej swoistą „umowę spółki” określającą podstawowe zasady współpracy członków grupy przy rozliczaniu VAT i spełnianiu innych wymogów wynikających z regulacji podatkowych.

Analizując minimalne wymagania dla umowy o utworzeniu grupy VAT, które wprowadza nowy art. 15a ust. 10 ustawy o VAT, przygotowanie projektu takiej umowy nie wydaje się zadaniem skomplikowanym, ponieważ spora część wymaganych postanowień ma charakter zestawienia „danych teleadresowych” członków grupy VAT. Wspomniana umowa powinna zawierać co najmniej:

• nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem „grupa VAT” lub „GV”,
• dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału (w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby w Polsce) oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników,
• wskazanie przedstawiciela grupy VAT, wyznaczonego spośród jej członków,
• dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników,
• wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona, nie krótszego niż 3 lata.

Istotne jest również to, że umowa powinna być sporządzona na piśmie, a więc w formie umożliwiającej jej złożenie do organu podatkowego w celu rejestracji grupy VAT.

Pamiętajmy oczywiście o tym, że samo podpisanie umowy o utworzeniu grupy VAT nie utworzy „grupy VAT w organizacji”. Grupa VAT nie jest zgłaszana do KRS, lecz rejestrowana przez naczelnika urzędu skarbowego.

Grupa VAT nabędzie status podatnika z dniem wskazanym w tej umowie, nie wcześniej jednak niż z dniem dokonania rejestracji grupy jako podatnika VAT pod numerem VAT właściwym dla tej grupy. Z tego względu wniosek o rejestrację należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem w celu umożliwienia weryfikacji organowi podatkowemu.

Przygotowując umowę o utworzeniu grupy VAT warto przemyśleć, który z jej członków będzie pełnić funkcję przedstawiciela grupy VAT, czyli lidera reprezentującego grupę VAT w zakresie praw i obowiązków tej grupy VAT. Podmiot ten stanie się więc głównym „punktem kontaktowym” z organami podatkowymi.

Moim jednak zdaniem, o wiele ważniejsze postanowienia, które mogą być zawarte w umowie o utworzeniu grupy VAT, czy też w wewnętrznych procedurach grupy, nie zostały wskazane w art. 15a ust. 10 ustawy o VAT. Tymczasem istnieje całkiem sporo istotnych kwestii wymagających precyzyjnego ustalenia i uregulowania między członkami grupy VAT, przykładowo:

• który z członków będzie przygotowywał rejestry VAT i JPK_V7 dla grupy,
• czy i w jakim terminie członkowie grupy będą przygotowywali „cząstkowe” rejestry VAT i JPK_V7,
• czy i w jakim zakresie członkowie grupy VAT będą finansowali zobowiązanie podatkowe wynikające z JPK_V7,
• czy i w jakim zakresie członkowie grupy VAT będą dzielili między siebie otrzymany zwrot nadwyżki VAT naliczonego,
• w jaki sposób członkowie grupy będą dokonywać fakturowania na rzecz odbiorców zewnętrznych,
• czy każdy z członków będzie odbierał swoje faktury kosztowe, czy może nastąpi centralizacja punktu ich odbioru,
• w jaki sposób rozwiązywane będą wątpliwości co do rozliczania VAT przez grupę np. w razie sporu między służbami księgowymi członka grupy i jej lidera,
• jakie dane finansowe członkowie grupy będą przekazywać sobie nawzajem.

Można podać jeszcze wiele tego rodzaju zagadnień, których wspólną cechą jest to, że powinny zostać rozstrzygnięte przed założeniem grupy VAT, a jednocześnie nie musi ich zawierać umowa o utworzeniu grupy. Niemniej jednak waga przywołanych wyżej przykładów wskazuje na to, że decyzja o utworzeniu grupy VAT powinna być zawsze przemyślana i należycie przygotowana, również od strony formalnej.