Samofakturowanie w KSeF w imieniu podatników zagranicznych

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF w oczywisty sposób wpłynie na wszystkie kwestie związanie z fakturowaniem, obiegiem faktur w organizacji czy wymianą faktur z kontrahentami. Nie ominie to również samofakturowania, gdyż faktury wystawiane w tym trybie również będą podlegały obowiązkowi wystawiania ich w KSeF, co będzie się wiązało z koniecznością odpowiedniego zarządzania procesem nadawania i odbioru uprawnień do wystawiania faktury w imieniu podatnika.  

Jednak o ile w przypadku obrotu pomiędzy polskimi podmiotami wydaje się, że wdrożenie KSeF nie będzie niosło ze sobą znaczących komplikacji, gdyż podatnik-sprzedawca znajdzie faktury wystawione w jego imieniu przez podatnika-nabywcę w KSeF jako swoje faktury sprzedażowe, o tyle w przypadku obrotu z udziałem kontrahentów zagranicznych sytuacja nieco się komplikuje.

Warto zacząć od tego, że zgodnie z przepisami Dyrektywy VAT oraz polskiej ustawy VAT, co do zasady faktury wystawia się zgodnie z przepisami kraju miejsca świadczenia usług lub dostawy towarów. Wyjątkiem od tej zasady są przypadki, w których to nabywca jest odpowiedzialny za rozliczenie VAT należnego z tytułu danej czynności, czyli innymi słowy transakcje rozliczane z zastosowaniem odwrotnego obciążenia – wówczas, mimo że miejscem świadczenia jest inny kraj niż państwo sprzedawcy, faktura jest wystawiana zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju sprzedawcy. Od tego wyjątku przewidziany jest jednak kolejny wyjątek dotyczący właśnie samofakturowania. Mianowicie, w odniesieniu do transakcji transgranicznych rozliczanych w ramach odwrotnego obciążenia i jednoczesnym zastosowaniu samofakturowania, faktura wystawiana przez nabywcę w imieniu sprzedawcy powinna być wystawiona według przepisów obowiązujących w kraju, w którym przypada miejsce świadczenia/dostawy.

Nasuwa się zatem pytanie o to jaki wpływ będzie miało wprowadzenie obowiązkowego KSeF na samofakturowanie z udziałem zagranicznych dostawców. Częściową odpowiedź na to pytanie można znaleźć w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF, z którego wynika że w sytuacji samofakturowania przez polskiego nabywcę w imieniu zagranicznego sprzedawcy, polski nabywca powinien wystawić taką fakturę w KSeF. Przykładowo, jeśli polska firma nabywająca licencje od firmy niemieckiej dokonuje samofakturowania, wówczas powinna wystawić w imieniu firmy niemieckiej fakturę w KSeF. Faktura taka nie zawiera podatku VAT (ani niemieckiego, ani polskiego), gdyż polski usługobiorca rozlicza z tego tytułu import usług. Po pierwsze, ustawodawca nie doprecyzował jak polski podatnik powinien przekazać taką fakturę swojemu zagranicznemu dostawcy, który przecież nie ma dostępu do KSeF, a musi wykazać taką fakturę sprzedażową w swoich rozliczeniach podatkowych i księgowych. Przede wszystkim jednak warto zadać pytanie o celowość takiego rozwiązania i konieczność wystawiania przez KSeF faktur w imieniu podmiotów zagranicznych, tym bardziej że podmioty nieposiadające siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce są wprost wyłączone z obowiązku stosowania KSeF gdy same wystawiają faktury. Może zatem dochodzić do nieco kuriozalnych sytuacji, w których podmiot zagraniczny w standardowym modelu fakturowania mógłby wystawić legalnie fakturę poza KSeF, ale ze względu na samofakturowanie, faktura dokumentująca jego sprzedaż trafi do KSeF.

Przykładowo podatnik niemiecki, który nie posiada w Polsce siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności ale jest właścicielem nieruchomości położonej w Polsce, którą wynajmuje na rzecz polskiego podatnika VAT, wystawiając fakturę samodzielnie będzie mógł ją wystawić poza KSeF, nawet jeśli będzie zarejestrowany dla celów VAT w Polsce. Natomiast jeśli ten sam podatnik, wynajmie tą samą nieruchomość, temu samemu polskiemu podatnikowi ale polski podatnik będzie wystawiał w jego imieniu faktury w ramach samofakturowania, faktura będzie już musiała zostać wystawiona w KSeF. Brzmi logicznie.

Ponadto, w kontekście samofakturowania w imieniu podmiotów zagranicznych pojawia się również praktyczny aspekt związany z uwierzytelnianiem w KSeF oraz nadawaniem uprawnień do samofakturowania. Mianowicie aby podmiot-nabywca mógł wystawić fakturę w imieniu swojego dostawcy, ten dostawca powinien nadać mu odpowiednie uprawnienia do wystawiania faktur w jego imieniu. I tu zaczynają się schody, gdyż „konta” w KSeF będą tworzone dla polskich numerów NIP, a zatem podmiot zagraniczny, nie posiadając polskiego NIP, nie będzie mógł się uwierzytelnić w KSeF i nadać odpowiednich uprawnień. Z kolei wymaganie od zagranicznego podatnika aby uzyskał polski numer NIP i uwierzytelnił się w KSeF z pewnością byłoby nadmiernym obciążeniem, a co więcej jest wątpliwe pod kątem zgodności z Dyrektywą VAT.

Powyższe znajduje swoje odzwierciedlenie również w schemie faktury ustrukturyzowanej, w której przewidziano, że w danych identyfikujących sprzedawcę należy podać numer NIP, w tym sensie że powinien być to polski numer NIP. Powstaje zatem pytanie jak wypełnić te dane w przypadku podatnika zagranicznego, który nie ma i nie musi mieć polskiego NIP?

Z odpowiedzią na te pytania będzie trzeba zapewne poczekać do momentu opublikowania zaktualizowanej wersji schemy i finalnej wersji ustawy, niemniej jednak wszystkich powyższych wątpliwości można by uniknąć, wyłączając stosowanie KSeF do samofakturowania w imieniu zagranicznych podatników niepodlegających obowiązkowi korzystania z KSeF.