Rozliczanie wydatków na prace aranżacyjne tzw., fit-outów w najmowanych lokalach sprawia problemy podatkowe

Wydatki na prace aranżacyjne w najmowanych powierzchniach, zgodnie z oczekiwaniami  najemcy (tzw. fit-outy), sprawiają wiele trudności przy ich właściwym rozliczeniu dla celów podatków dochodowych. Wynika to z braku szczególnych regulacji, ale również zróżnicowanych modeli ich finansowania i różnych zakresach technicznych. W szczególności problematyczne jest, czy wydatki właściciela lokalu/budynku będącego wynajmującym na fit-outy mają charakter:

1. tzw. CAPEX – tj. powodują zwiększenie wartości początkowych środków trwałych (w tym budynku/lokalu) i w rezultacie są rozliczane poprzez odpisy amortyzacyjne, mogą one też powodować zwiększenie podstawy opodatkowania dla celów podatku od przychodów z budynków (tzw. podatek minimalny);
2. tzw. OPEX – tj. stanowią koszt uzyskania przychodów w sposób bezpośredni; w tym wariancie, w zależności od okoliczności, koszt podatkowy może być rozliczony jednorazowo lub proporcjonalnie w okresie obowiązywania umowy najmu.

Ostateczna ocena zależy od takich okoliczności jak:

1. Etap wykonywania fit-outu – pierwotny (na ogół klasyfikowany jako CAPEX) czy też wtórny (kolejny fit-out danej powierzchni, klasyfikowany jako OPEX, choć nie można wykluczyć, że część prac aranżacyjnych może mieć charakter CAPEX);
2. Zakresu technicznego prac – prace powodujące trwały wzrost wartości użytkowej środka trwałego (budynku), w szczególności gdy wynik prac staje się cywilnoprawnie częścią składową, powinny stanowić CAPEX, prace o charakterze remontowym lub odpowiadające oczekiwaniom konkretnego najemcy stanowią zasadniczo OPEX;
3. podmiotu finansującego prace fit-out – według odmiennych zasad klasyfikuje się wydatki na fit-outy, jeżeli są ponoszone bezpośrednio przez najemców; z kolei zwrot wydatków przez najemcę na rzecz wynajmującego również może prowadzić do innego modelu ich rozliczenia (zwłaszcza jeżeli taki zwrot zostałby uznany jako odsprzedaż nakładów);
4. zapisów umowy najmu – mogę one wskazywać na szczegóły dotyczące finansowania, zwrotu wydatków (tzw. cash contribution), charakteru fit-outów czy ich podziału na część najemcy i  wynajmującego.

Rozliczanie fit-outów jest więc wielowątkowe i zależne od szeregu okoliczności. Dodatkową trudność sprawia często konieczność dzielenia prac aranżacyjnych dotyczących jednej powierzchni najmu dla celów zastosowania różnych modeli ich rozliczenia. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach nie godzą się na uproszczenia przy tego typu rozliczeniach. MDDP posiada bogate doświadczenie dotyczące rozliczania prac budowlanych (w tym prac aranżacyjnych) w obiektach handlowych, biurowych, przemysłowych czy hotelowych. Zachęcamy do współpracy, zwłaszcza w przypadku większych i skomplikowanych rozliczeń.