Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (zdigitalizowanej), a prawo do odliczenia VAT

22 maja 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną, w której potwierdził prawo do odliczenia VAT wynikające z faktur VAT przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej (zdigitalizowanej). [1]

Stan faktyczny sprawy

Spółka [dalej również jako: wnioskodawca] świadczy usługi w zakresie zarządzania logistyką i globalnymi łańcuchami dostaw. W zakresie prowadzonej działalności gospodarczej spółka ponosi koszty z tytułu nabywanych towarów i usług, do których należą .in.. wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, wydatki opłacane przez pracowników kartami płatniczymi, wydatki spedycyjne i administracyjne.

Nabywane przez nich towary lub usługi są dokumentowane fakturami w wersji papierowej i elektronicznej. Otrzymane w formie papierowej faktury są przekazywane do działu księgowości spółki, a następnie po dokonaniu analizy formalnej i merytorycznej dokumentów zostają zaksięgowane i zarchiwizowane w formie elektronicznej.

Spółka planuje wdrożyć informatyczny system obiegu dokumentów, który będzie służył rozliczaniu tych wydatków. Spółka chciałaby zrezygnować z przechowywania papierowych wersji faktur, a ich wersje papierowe po zdigitalizowaniu niszczyć. Istotne jest, że zgodnie z literą prawa spółka wprowadzi i będzie stosować kontrole biznesowe – procesy, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Wersja elektroniczna faktur będzie wiernym odzwierciedleniem oryginalnej wersji papierowej. Faktury zakupowe będą przechowywane na serwerze w podziale na okresy rozliczeniowe do momentu upływu terminu ich przedawnienia. Na żądanie organów podatkowych spółka zapewni odpowiedni dostęp do zarchiwizowanych faktur, które będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju. Gdyby faktury były przechowywane poza terytorium kraju lub będą tak przechowywane w przyszłości, to spółka umożliwi za pomocą środków elektronicznych do nich dostęp on-line.

spółka wystąpiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z pytaniem, czy będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikające z faktur, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej przy założeniu, że spełnione zostaną ustawowe przesłanki? Finalnie organ podatkowy udzielił pozytywnej odpowiedzi i potwierdził stanowisko wnioskodawcy.

Znaczenie w VAT

Niewątpliwie należy uznać, że omawiana interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza korzystne dla podatników stanowisko prezentowane przez organy podatkowe. Na gruncie przepisów ustawy o VAT [2] ustawodawca pozostawia swobodę wyboru formy archiwizacji i przechowywania faktur w wersji papierowej lub elektronicznej – w tym możliwość zastosowania wyłącznie formy zdigitalizowanej, pod warunkiem, że gwarantują autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści oraz czytelność. A w przypadku prowadzonych ewentualnych czynności sprawdzających/ kontrolnych w toku postępowania podatkowego podatnik ma obowiązek je udostępnić odpowiednim organom podatkowym. Zarchiwizowane faktury muszą być przechowywane w sposób uniemożlwiający dokonanie jakiejkolwiek ich modyfikacji, a wersje elektroniczne faktur muszą odzwierciedlać ich oryginalne wersje papierowe.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, jeśli podatnik spełni pozytywne przesłanki wymienione w ustawie o VAT. Nabycie towarów lub usług musi mieć związek z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Warunkiem jest także to, że nie wystąpi żadna z przesłanek negatywnych tj. wystawienie faktury przez podmiot nieistniejący lub dokumentujący czynności, które nie zostały dokonane. [3]

Jeżeli towary czy usługi nabywane przez podatnika spełniają te warunki, to forma, w jakiej faktury będą wystawiane czy przechowywane (papierowej lub zdigitalizowanej) nie wpłynie na nabycie lub zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych.

___

[1] Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 maja 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.188.2023.2.AMA.

[2] Art. 106m orrt.art. 112a ustawy o VAT.

[3] Art. 86rt.az art. 88 ustawy o VAT.