Problemy z wystawianiem paczek faktur w KSeF – co jeśli system odrzuci fakturę?

Co się stanie jeśli przez jakiś czas nie będziemy wiedzieli, czy wystawiliśmy fakturę lub okaże się, że faktura, którą uznaliśmy za wystawioną, jednak nie została wystawiona i w efekcie nie została wprowadzona do obiegu?

Pytanie wydaje się abstrakcyjne, bo przecież obecnie wystawiamy fakturę, tj. drukujemy ją lub częściej tworzymy w jakiejś formie elektronicznej, np. pliku pdf, a następnie wysyłamy do klienta. Nie ma więc wątpliwości, że faktura zaistniała, została wprowadzona do obrotu i kiedy to nastąpiło. Jednak w związku z planowanym, choć raczej nieuniknionym, wprowadzeniem obowiązkowego fakturowania elektronicznego za pomocą KSEF pytanie to staje się niestety zasadne.

Wystawienie faktury to jedna z podstawowych czynności w każdej działalności. To przede wszystkim obowiązek wynikający z ustawy VAT, ale także zdarzenie, od którego może być uzależnione wystąpienie określonych skutków. Moment wystawienia faktury może przecież wpływać na moment powstania obowiązku podatkowego, ustalenie kursu wymiany, a często od tego momentu jest uzależniony termin zapłaty. Dlatego też pewność i kontrola nad prawidłowym i terminowym wystawianiem faktur są kluczowe dla każdego podatnika.

Niestety, okazuje się jednak, że obowiązek stosowania KSEF tę pewność i kontrolę może skutecznie ograniczyć, jeśli nie odebrać. Wynika to z faktu, że w przypadku stosowania KSEF, fakturę uznaje się za wystawioną z chwilą przesłania do systemu, ale pod warunkiem, że zostanie przez system przyjęta, tj. przejdzie pomyślnie tzw. walidację semantyczną. I tu pojawia się problem.

O ile przy wysyłaniu do KSEF pojedynczych faktur ich wystawienie (przyjęcie) nastąpi prawdopodobnie w czasie rzeczywistym, o tyle przy wysyłce większej liczby faktur, szczególnie w przypadku paczek faktur, zawierających kilka lub kilkanaście tysięcy dokumentów, może się okazać, że zanim faktury zostaną przyjęte, czyli sprawdzone pod względem zgodności pliku ze schemą, może upłynąć nieco więcej czasu, np. kilka dni lub nawet ponad tydzień. Tak wynika z zapowiedzi przedstawicieli Ministerstwa Finansów. Co gorsza, po tym czasie „zawieszenia” może okazać się, że jedna faktura zawierała jakiś błąd, przez co została odrzucona przez system, a w przypadku wysyłki faktur w paczkach oznacza to odrzucenie wszystkich faktur z paczki.

W takim przypadku, po kilku/kilkunastu dniach dowiadujemy się, że nie wystawiliśmy faktur, przez co np. przekroczyliśmy ustawowy termin, nie powstał obowiązek podatkowy, a jeśli była wystawiona w walucie obcej i będziemy chcieli ją przesłać ponownie, to powinniśmy zastosować inny kurs wymiany. Dodatkowo, przy wysyłce w paczkach, nie dostaniemy z KSEF informacji, która faktura była wadliwa.

Czy jest jakieś wyjście z tej sytuacji? Pożądanym rozwiązaniem byłoby zapewnienie przez MF niezawodności i szybkości działania KSEF, tak aby podatnik niezwłocznie otrzymywał informacje o odrzuceniu faktury. Obserwując jednak doświadczenia w tym zakresie w innych krajach, wydaje się, że jest to raczej pobożne życzenie.

Co mogą w takim przypadku zrobić podatnicy? Sprawdzać. Teoretycznie systemy powinny być tak skonfigurowane, aby zawsze generowały prawidłowe dokumenty, ale bazując na doświadczeniach np. z zakresu JPK VAT okazuje się, że rzeczywistość odbiega od ideału i drobny błąd może decydować o wadliwości dokumentu. Dlatego dla zapewnienia bezpieczeństwa wskazane jest, aby przed wysyłką do KSEF, w szczególności przy wysyłce w paczkach, wszystkie faktury były weryfikowane przynajmniej pod względem zgodności ze schemą.

Biorąc pod uwagę skalę i stopień skomplikowania problemów związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem KSEF, na pewno proces ten należy rozpocząć odpowiednio wcześniej. MDDP może wesprzeć Państwa w tym zakresie. Więcej informacji na naszej stronie https://www.mddp.pl/ustrukturyzowane-faktury-elektroniczne-i-krajowy-system-e-faktur/