Prezenty świąteczne dla pracowników a ich opodatkowanie – co warto wiedzieć?

Okres świąteczny to czas, kiedy wielu pracodawców decyduje się na wręczanie pracownikom prezentów świątecznych. Warto jednak pamiętać, że upominki te mogą wiązać się z określonymi skutkami podatkowymi. Kiedy prezenty świąteczne dla pracowników podlegają opodatkowaniu, a kiedy nie? Jakie limity warto mieć na uwadze i czy koszty prezentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (KUP)? 

Przychód pracownika a prezenty świąteczne

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), przychodem pracownika jest każde świadczenie otrzymane w związku z jego zatrudnieniem. Oznacza to, że prezenty świąteczne wręczane w ramach relacji pracodawca-pracownik mogą być uznane za przychód ze stosunku pracy. Drobne upominki, takie jak kawa, herbata, słodycze czy regionalne przysmaki, są traktowane jako świadczenia dodatkowe i co do zasady podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. 

Inna sytuacja występuje, gdy prezent ma charakter darowizny, a nie świadczenia wynikającego z umowy o pracę. Jeśli upominek nie jest związany z wykonywaniem pracy, lecz z ważnymi wydarzeniami życiowymi (np. ślub, narodziny dziecka) lub świętami, może on podlegać przepisom o podatku od spadków i darowizn. 

Limity zwolnienia z opodatkowania 

Przepisy określają limity, po przekroczeniu których konieczne jest naliczenie podatku. W przypadku prezentów traktowanych jako darowizny, dla pracowników zaliczanych do tzw. trzeciej grupy podatkowej (osoby niespokrewnione z darczyńcą), limit wynosi 5733 zł. Przekroczenie tej kwoty skutkuje obowiązkiem zapłaty podatku od spadków i darowizn. 

W sytuacji, gdy prezent ma związek z umową o pracę lub regulaminem wynagradzania, wartość upominku stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu PIT. Pracodawca zobowiązany jest wtedy do pobrania zaliczki na podatek dochodowy. 

Prezenty świąteczne a koszty uzyskania przychodu (KUP) 

Z perspektywy pracodawcy istotne jest, czy koszty związane z zakupem prezentów świątecznych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zasadniczo drobne upominki, takie jak słodycze czy produkty regionalne, mogą zostać uwzględnione w KUP, jeśli są one elementem działań budujących relacje z pracownikami i mają związek z funkcjonowaniem firmy. 

Warto jednak pamiętać, że wydatki na prezenty nie mogą mieć charakteru reprezentacyjnego. Na przykład koszt zakupu alkoholu dla pracowników nie może zostać zaliczony do KUP. Podobnie jest z voucherami czy kartami podarunkowymi, które mogą zostać uznane za świadczenia związane z wynagrodzeniem. 

Podsumowanie 

Warto z wyprzedzeniem zaplanować kwestię prezentów świątecznych dla pracowników i uwzględnić przy tym aspekty podatkowe. Kluczowe jest określenie czy prezent ma związek ze stosunkiem pracy, czy też jest darowizną. 

Prezenty stanowiące element wynagrodzenia lub przekazywane na podstawie regulaminu pracy mogą wiązać się z koniecznością naliczenia podatku dochodowego. Z kolei upominki będące darowiznami, jeśli ich wartość nie przekracza ustalonych limitów, są zwolnione z opodatkowania.