Powrót KSeF – czyli nowelizacja nowelizacji i nowa schema faktury

Ministerstwo postanowiło jak widać dawkować emocje związane z projektem KSeF i tydzień po opublikowaniu w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów założeń projektu ustawy nowelizującej ustawę wprowadzającą obowiązkowy KSeF, na stronach RCL ukazał się projekt ustawy wraz z uzasadnieniem[1], a dodatkowo opublikowano również projekt nowej schemy faktury ustrukturyzowanej[2].

Fazowanie projektu

Biorąc pod uwagę opublikowane wcześniej założenia projektu ustawy oraz przebieg konsultacji jakie toczyły się na przestrzeni obecnego roku, można powiedzieć, że projekt w zasadzie niczym nie zaskakuje.

Zgodnie z wcześniejszymi założeniami Ministerstwa planowane jest fazowanie wdrożenia KSeF, według kryterium wartości sprzedaży osiągniętej w 2025 r., i tak:

– podatnicy, których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła 200 mln zł będą zobowiązani do korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r.

– dla pozostałych podatników, KSeF stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r.

Z zestawienia przyjętych kryteriów i danych zaprezentowanych w Ocenach Skutków Regulacji do projektu ustawy, wynika że 1 lutego 2026 r. KSeF obejmie ok. 5 tys. podatników, zaś od kwietnia obowiązek ten ma dotyczyć już blisko 3 mln podatników (czynnych i zwolnionych z VAT).

Okresy przejściowe

W związku przesunięciem terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF odpowiednio zostały dostosowane okresy przejściowe dla wystawiania faktur na kasach fiskalnych oraz traktowania jako faktur uproszczonych paragonów z NIP do kwoty 450 zł – zgodnie z projektem rozwiązania te będzie można stosować do końca lipca 2026 r.

Również do końca lipca 2026 r. będzie obowiązywał okres przejściowy, w którym nie będzie obowiązku podawania numerów KSeF (lub identyfikatorów zbiorczych) w opisach przelewów, przy czym co istotne dotyczy to również przelewów w ramach MPP.

Ponadto, „mali” podatnicy u których wartość należności ogółem na wystawianych fakturach nie przekracza 450 zł oraz łączna wartość sprzedaży (wraz z VAT) udokumentowanych tymi fakturami nie przekracza miesięcznie 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury w dotychczasowej postaci (poza KSeF) do końca września 2026 r.

Dodatkowo, projekt przewiduje, że wszyscy podatnicy będą mogli skorzystać z pewnego uproszczenia w postaci wystawiania faktur ustrukturyzowanych w trybie offline do końca 2026 r. Oczekiwania w tym zakresie były większe i wielu podatników postulowało, aby przynajmniej dla części branż tryb offline był ogólnie dostępnym rozwiązaniem, co byłoby znaczącym ułatwieniem dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż w punktach detalicznych.

Faktury konsumenckie w KSeF – dobrowolnie

W toku konsultacji wielokrotnie postulowano, aby faktury konsumenckie mogły być wystawiane w KSeF. Ministerstwo zdawało się wahać w tej kwestii, choć na finiszu pojawiały się również pomysły, aby faktury konsumenckie stały się jednak obowiązkowe KSeF. Ostatecznie w projekcie przedstawiono propozycję, aby faktury konsumenckie były wystawiane w KSeF dobrowolnie.

W tym zakresie projekt ustawy zawiera również przepisy dostosowujące obowiązek zapewnienia dostępu do faktur wystawionych w KSeF dla podmiotów niebędących podatnikami. Mowa tu o niefortunnym art. 106gb ust. 6 ustawy VAT, który w pierwotnym brzmieniu przewidywał obowiązek zapewnienia dostępu do faktur przez podanie kodu QR lub udostępnienie poza KSeF faktury oznaczonej kodem QR we wszystkich przypadkach gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym. W obecnym projekcie przepis ten stanowi, że obowiązek zapewnienia dostępu do faktury dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy, który na potrzeby wystawienia tej faktury nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku ani numerem identyfikacji podatkowej.

Zbiorcze identyfikatory płatności

W projekcie ustawy została zawarta również drobna acz istotna zmiana w zakresie zbiorczych identyfikatorów płatności. Pierwotne brzmienie ustawy przewidywało, że identyfikatory te będą mogły być generowane do faktur wystawionych przez jednego podatnika dla jednego odbiorcy. Natomiast obecny projekt ustawy przewiduje, że wygenerowanie wspomnianego identyfikatora będzie możliwe również do faktur wystawionych przez podatnika do wielu odbiorców. Rozwiązanie to wydaje się ciekawe, choć pytanie jak będzie wyglądała jego praktyczna implementacja.

Zmiany pozaustawowe

Część rozwiązań dyskutowanych w trakcie konsultacji dotyczących KSeF ustawodawca postanowił przenieść do sfery technicznej.

W pierwszej kolejności mowa tu o załącznikach do faktury ustrukturyzowanej, których stosowanie według założeń do ustawy KSeF publikowanych w pierwszym kwartale bieżącego roku miało być regulowane bezpośrednio w ustawie. Obecnie zagadnienie to jest całkowicie pominięte w przepisach, natomiast sam załącznik pojawił się jako element projektowanej nowej wersji schemy FA(3). W założeniu załącznik ma być opcjonalnym węzłem, który podatnicy będą mogli dostosować do swoich potrzeb. Co ciekawe, zgodnie z opublikowaną „Koncepcją funkcjonowania załącznika do faktury w KSeF”, możliwość korzystania z załączników ma być reglamentowana, gdyż aby z niej skorzystać podatnicy będą musieli o nią zawnioskować poprzez dokonanie odpowiedniego zgłoszenia w systemie. Zgodnie z koncepcją, zgłoszenie ma być rozpatrywane w terminie 30 dni, a udzielona zgoda na korzystanie z załączników ma być ważna 2 lata. W tym miejscu nasuwa się pytanie, czy skoro możliwość korzystania z załącznika jest ograniczona i zależy od decyzji (nie do końca wiadomo czyjej), to czy nie powinna być jednak uregulowana w przepisach. Być może po zgłoszeniu uwag Ministerstwo przedstawi szersze wyjaśnienia w tym zakresie lub zaproponuje odpowiednie regulacje.

Drugą kwestią, którą projektodawca postanowił rozwiązać na poziomie technicznym jest wymóg podania NIP jednostki wewnętrznej JST lub uczestnika grupy VAT. Rozwiązanie to opiera się na wprowadzeniu obowiązkowych pól – flag, wskazujących czy nabywca jest jednostką podrzędną JST lub członkiem grupy VAT. Choć pola te w założeniu mają być obowiązkowe, to w dalszym ciągu węzeł Podmiot3 (właściwy do podania danych takich jednostek) pozostaje elementem „technicznie” dobrowolnym. Z punktu widzenia przepisów ustawy VAT trudno również stwierdzić, że brak wypełnienia węzła Podmiot3 miałby stanowić błąd w wystawianej fakturze – przepisy są bowiem jasne i wymagają podania danych nabywcy (węzeł Podmiot2), a tym jest odpowiednio JST lub grupa VAT.

Zmiany w schemie e-faktury

Poza wspomnianym już załącznikiem do faktury oraz oznaczeniami w zakresie JST i grup VAT, planowane zmiany w schemie nie są rewolucyjne i odpowiadają na zapotrzebowanie zgłaszane przez podatników.

Przede wszystkim warto zwrócić uwagę, że element zawierający termin płatności nie będzie wymagał już podania konkretnej daty dziennej, a wystarczające będzie podanie terminu w formie opisowej. Dodatkowo, przewidziano dodanie nowych pól umożliwiających podanie informacji o formie płatności odrębnie dla każdej z płatności częściowych.

Ponadto, zmieniono również format danych w polu dotyczącym opisu towarów i usług w wierszu faktury i w efekcie opisy będą mogły zawierać do 512 znaków.

Warto również odnotować, iż nowa wersja schemy przewiduje ograniczenie liczby wystąpień danych faktur korygowanych, przez co jedną fakturą będzie można skorygować maksymalnie 10 tys. faktur.

Jest jeszcze czas na zgłaszanie uwag do projektu przepisów (do 19 listopada) oraz do nowej wersji schemy (do 22 listopada). Warto z tej możliwości skorzystać, może to być ostatnia szansa, gdyż do końca tego roku planowane jest przyjęcie projektu nowelizacji przez Radę Ministrów.

***

[1] Dokumenty dostępne pod adresem https://legislacja.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092618#13092618

[2] Schema oraz dodatkowe dokumenty dostępne pod adresem https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-fa3-i-farr1-oraz-koncepcji-funkcjonowania-zalacznika-do-faktury-w-ksef