Pakiet ViDA przyjęty przez Parlament Europejski – co to oznacza dla polskich firm?

Reforma cyfrowa systemu VAT w Unii Europejskiej jest już nieuchronna. Pakiet zmian do unijnej dyrektywy VAT określany mianem „VAT in Digital Age” (ViDA) został przyjęty przez Parlament Europejski na posiedzeniu w dniu 12 lutego br. Jest to kolejny etap w procesie legislacyjnym, po tym jak 5 listopada 2024 r. osiągnięto porozumienie Unijnej Rady ds. Gospodarczych i Finansowych ECOFIN. Kolejne kroki obejmują formalne przyjęcie zmian przez Radę UE, które powinno nastąpić w najbliższych tygodniach.

Trzy obszary zmian – od kiedy?

Pakiet ViDA obejmuje trzy komponenty (zwane filarami), które będą wdrażane stopniowo w latach 2028-2035, co ma umożliwić płynny proces adaptacji zarówno administracjom podatkowym państw członkowskich, jak i podatnikom.

Filar 1. Pojedyncza rejestracja (Single VAT Registration) – umożliwiająca uproszczenie obowiązków niektórych podatników operujących w wielu państwach członkowskich, obejmuje rozszerzenie procedury One Stop Shop i likwidację procedury call-off stock

• Termin wejścia w życie: 1 lipca 2028 r.

Filar 2. Uregulowanie opodatkowania niektórych usług świadczonych przy wykorzystaniu platform cyfrowych (Platform Economy) – przyjęcie fikcji nabywania i świadczenia usług przez platformy pośredniczące w świadczeniu usług drogowych przewozów pasażerskich i krótkotrwałego zakwaterowania

• Termin wejścia w życie: nie wcześniej niż 1 lipca 2028 (rodzaj opcji dla państw członkowskich), nie później niż 1 stycznia 2030 r.

Filar 3. Nowe reguły dotyczące sprawozdawczości w czasie rzeczywistym w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych (system zastąpi informacje podsumowujące VAT-UE) i stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (Digital Reporting Requirements)

• Termin wejścia w życie: 1 lipca 2030 (obowiązkowe e-faktury w standardzie europejskim wewnątrzunijnych transakcji towarowych i usług, eliminacja dotychczasowego VIES, nowe raportowanie transakcji wewnątrzunijnych, eliminacja informacji podsumowujących etc.); 1 stycznia 2035 (koniec okresu przejściowego dla państw, które otrzymały w stosownym czasie zgodę na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania, obowiązkowe e-faktury w standardzie europejskim również dla transakcji krajowych).

Co to oznacza dla polskich firm?

Szczególnie interesujące dla wszystkich polskich podatników są zmiany objęte Filarem 3, zwłaszcza w kontekście planowanego wprowadzenia od lutego 2026 r. obowiązkowych e-faktur wystawianych w centralnym systemie KSeF w formacie xml (z możliwym drugim terminem od kwietnia 2026 r. dla mniejszych firm). Natomiast zgodnie ze zmianami ViDA faktury elektroniczne będą musiały być zgodne z europejską normą, co ma zapewnić interoperacyjność systemów w różnych państwach członkowskich. Założeniem pakietu ViDA jest bowiem wprowadzenie spójnego i jednolitego sposobu fakturowania w całej UE.

Będzie to wyzwanie dla polskich prawodawców, ponieważ Polska faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF nie jest kompatybilna ze standardem europejskim e-faktury. Twórcy systemu powinni już dzisiaj przygotowując system przewidzieć takie rozwiązania technologiczne, które zapewnią konwertowanie faktury w postaci schemy xml na standard unijny od lipca 2030 r. Pozostaje mieć nadzieję, że zadanie to nie zostanie przerzucone na podatników i za kilka lat nie będą oni musieli dokonywać kolejnych zmian w systemach firmy, żeby dostosować format faktury do standardu unijnego.

Warto rozpocząć wcześniej przygotowania do KSeF w firmie

Tymczasem proces legislacyjny dotyczący zmian w zakresie obowiązkowego KSeF przedłuża się, co blokuje podatników w podjęciu prac przygotowawczych, bądź ich odwieszeniu, jeśli były już prowadzone przed przesunięciem terminu. Zdezaktualizowały się pierwotne plany zakończenia tego procesu w pierwszym kwartale 2025 r. Bardziej prawdopodobny jest teraz drugi kwartał br., co oznacza w praktyce półroczny czas na przygotowanie firmy do KSeF, a jest to nie jest dużo czasu, biorąc pod uwagę stopień skomplikowania i kompleksowość koniecznych zmian, nie tylko od strony IT, ale również w wewnętrznych procesach, procedurach, umowach. Można wcześniej rozpocząć prace przygotowawcze w zakresie analizy aktualnych procesów i luk w systemach pod kątem koniecznych modyfikacji, gdyż zasadnicze założenia KSeF są znane i nie powinny ulec zmianie, a modyfikacje w systemach firmy są czasochłonne (np. jeśli część faktur jest wystawiana manualnie poza systemem, bądź nie ma możliwości wystawienia faktury korygującej bez zmiany wartości, a taka konieczność wystąpi w związku z likwidacją not korygujących).