Odrębny NIP dla oddziału zagranicznej spółki a KSeF – czy system sobie z tym poradzi?

Jednym z tematów budzących kontrowersje wśród podatników i organów podatkowych jest kwestia obowiązku uzyskiwania odrębnego numeru NIP przez oddziały zagranicznych spółek działające w Polsce. Organy skarbowe w swoich interpretacjach podkreślają, że oddział – jako płatnik zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne – powinien posiadać własny NIP, odrębny od numeru jednostki macierzystej.

Z drugiej strony podatnicy wskazują, że oddział nie jest odrębnym podmiotem prawnym – nie ma osobowości prawnej, działa w imieniu i na rachunek zagranicznej spółki macierzystej. W konsekwencji, ich zdaniem, obowiązek uzyskiwania drugiego NIP jest zbędny i generuje niepotrzebne komplikacje.

Z perspektywy VAT jest jasne, że właściwym NIP, którym podmioty powinny się posługiwać przy realizacji transakcji jest numer NIP uzyskany przez spółkę zagraniczną a nie jej oddział.

Stanowisko sądów administracyjnych

Orzecznictwo w tej sprawie konsekwentnie przyznaje rację podatnikom. Zarówno Wojewódzkie Sądy Administracyjne (WSA), jak i Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) stoją na stanowisku, że jeden podmiot nie powinien posiadać dwóch numerów NIP. Wyroki NSA (np. sygn. III FSK 1274/24 z 30 stycznia 2025 r. oraz III FSK 1330/22 z 28 czerwca 2024 r.) jednoznacznie wskazują, że oddział zagranicznego podmiotu nie podlega obowiązkowi uzyskania drugiego numeru NIP. Sądy podkreślają, że zasada jednokrotności zgłoszenia identyfikacyjnego wynika wprost z art. 5 ust. 1 ustawy o NIP.

Problem z podwójnym NIP w KSeF – praktyczne komplikacje

Zamieszanie wokół numerów NIP staje się szczególnie istotne w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kluczowym identyfikatorem w KSeF jest właśnie numer NIP, co oznacza, że faktury będą „adresowane” do właściwych kont na podstawie tego numeru. Jeśli kontrahenci nie będą pewni, czy użyć numeru NIP oddziału, czy spółki macierzystej, mogą występować błędy w wystawianiu i odbieraniu faktur.

W praktyce problem ten został już zauważony. W wyroku WSA w Poznaniu z 3 grudnia 2024 r. (sygn. I SA/Po 532/24) sąd wskazał, że podwójna numeracja prowadzi do błędów w fakturowaniu, a po wdrożeniu KSeF może wręcz paraliżować działalność spółek zagranicznych i ich oddziałów. Dostawcy, nie znając właściwego numeru NIP, mogą wpisywać na fakturach błędny numer, a system e-faktur nie przewiduje możliwości prostych korekt takich błędów.

Dlaczego organy podatkowe wciąż walczą?

Mimo niekorzystnych dla siebie wyroków, organy skarbowe konsekwentnie podtrzymują swoje stanowisko i kontynuują spory aż do postępowania przed NSA. To budzi zdziwienie, ponieważ sądy wielokrotnie wskazały, że nadawanie odrębnych NIP spółce zagranicznej i jej oddziałowi jest zbędne i prowadzi do niepotrzebnych trudności.

Jednym z argumentów organów podatkowych jest rozróżnienie na podatnika i płatnika – zgodnie z ich interpretacją, skoro oddział jest płatnikiem (np. PIT i ZUS), powinien mieć własny NIP. Tymczasem sądy zwracają uwagę, że art. 5 ust. 1 ustawy o NIP przewiduje jednokrotność zgłoszenia, niezależnie od liczby rodzajów opodatkowania i form działalności.

Czy rozwiązanie jest na horyzoncie?

Rozwiązanie tego problemu jest stosunkowo proste i nie wymaga zmiany przepisów, a jedynie dostosowania praktyki organów podatkowych. Jak wynika z wyroków sądowych, obowiązujące przepisy dają jasną podstawę do stosowania jednego numeru NIP dla całokształtu działalności zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce. Jeżeli organy skarbowe zaczną respektować orzecznictwo sądów i zaprzestaną wymagania uzyskiwania odrębnego numeru NIP dla oddziałów, problem fakturowania w KSeF zostanie rozwiązany. Dzięki temu unikniętoby niepotrzebnych komplikacji dla przedsiębiorców i zmniejszono ryzyko błędów księgowych oraz podatkowych.