Odpowiedzialność pracodawcy za VAT z pustych faktur wystawionych przez pracownika – wyrok NSA z dnia 3 września 2024 r. (sygn. akt I FSK 1212/18)

W miniony wtorek (tj. 3 września 2024 r.) Naczelny Sąd Administracyjny [dalej jako: NSA lub Sąd] wydał wyrok (sygn. akt I FSK 1212/18) w sprawie, która była przedmiotem orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej [dalej jako: TSUE lub Trybunał], odnoszący się do kwestii oceny odpowiedzialności pracodawcy za puste faktury wystawione przez jego pracowników. NSA skierował wcześniej pytanie prejudycjalne w tej sprawie do TSUE.

30 stycznia 2024 r. TSUE orzekł, że za VAT odpowiada pracownik Spółki, który wystawił fałszywe faktury, chyba, że to pracodawca (podatnik VAT) nie wykazał należytej staranności w zakresie nadzoru nad takim pracownikiem (sprawa C-442/22, P sp. z o.o. przeciwko Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej w Lublinie). Trybunał pozostawił jednak kwestię oceny dochowania należytej staranności przez pracodawcę Naczelnemu Sądowi Administracyjnemu.

I tak, NSA we wtorkowym wyroku uznał, że odpowiedzialność za wystawienie pustych faktur ponosić będzie pracownik, ale tylko wówczas, gdy zostanie wykazane, że pracodawca działał w dobrej wierze i w tym zakresie dochował należytego nadzoru. W przeciwnym razie,  odpowiedzialność i obowiązek zapłaty VAT przesuwa się na pracodawcę!

Jeśli chodzi o brak nadzoru, to NSA zwrócił uwagę na fakt, że przez cały długi okres, kiedy trwał proceder wystawiania pustych faktur przez pracownicę (w ciągu 4 lat wystawiono ponad 1600 fikcyjnych faktur), jej komputer nie był poddawany żadnej kontroli. W ustnym uzasadnieniu wyroku, sędzia sprawozdawca podkreślił, iż:

„Pracodawca upoważnił pracownika do wystawiania w jego imieniu faktur (…). Zatem (pracodawca – przyp. MDDP) powinien stworzyć system monitorowania rzetelności realizacji tej procedury (wystawiania faktur – przyp. MDDP), bądź przez kontrolę wewnętrzną, wyspecjalizowanego w tym zakresie pracownika lub przez profesjonalny w tym zakresie podmiot zewnętrzny”.

Dodatkowo, zaznaczono, iż NSA orzekając w niniejszej sprawie, miał na uwadze fakt, że jeśli pracownik chce zadziałać na szkodę pracodawcy w celu uzyskania osobistej korzyści, zawsze może znaleźć ku temu sposobność. Aby jednak zapobiec takim działaniom, pracodawca obowiązany jest do organizacji pracy i systemu monitorowania poczynań pracowników w taki sposób, ażeby utrudnić takiemu nieuczciwemu pracownikowi tego rodzaju przedsięwzięcia i aby miał on świadomość ewentualnego szybkiego wykrycia jego zachowań.

Zwrócono jednakże uwagę, iż w sytuacji (ewentualnego) wystawienia fikcyjnych faktur przez pracownika/pracownicę poza strukturą pracodawcy, zarzut niedochowania należytego nadzoru nad procesem wystawiania faktur nie obciążałby pracodawcy.  

Co więcej, NSA porównał problematykę będącą przedmiotem niniejszego orzeczenia do kwestii ubezpieczeń domowych i włamań do domu przez złodzieja. NAS wskazał, że dobrze zorganizowany złodziej jest w stanie włamać się do każdego domu, niezależnie od rodzaju funkcjonujących w danym domu zabezpieczeń. Jeśli jednak drzwi do domu pozostają otwarte i dojdzie do kradzieży, wówczas ubezpieczyciel nie wypłaci ubezpieczenia ze względu na niedochowanie należytej staranności przez ubezpieczonego. Natomiast kiedy dom jest w pełni zabezpieczony i dojdzie do włamania nikt takiego zarzutu (niedochowania należytej staranności) nie może postawić.

Bez wątpienia, wnioski z wyrok są bardzo istotne dla firm, które chcą świadomie zarządzić funkcją podatkową i ograniczyć ryzyko podatkowe. Zgodnie z wykładnią zaprezentowaną przez TSUE, od pracodawcy należy oczekiwać racjonalnych działań w nadzorze, w granicach tzw. zdrowego rozsądku. Istotne jest także, ze pomimo skierowania przez NSA pytania prejudycjalnego do TSUE i faktu, iż Trybunał pozostawił NSA kwestię oceny dochowania należytej staranności, Sąd nie pogłębił swoich rozważań co do zaniechań ze strony pracodawcy w nadzorze nad pracownikami, wystawiającymi w jego imieniu faktury.

Pytanie, z jakim pozostają teraz pracodawcy, po wydaniu niniejszego orzeczenia NSA, to:

jakie procedury nadzorcze powinna wdrożyć firm, ażeby ich poziom i zakres mógł być uznany za właściwy i wystarczający w kontekście bezpieczeństwa podatkowego biznesu?

Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania związane z powyższym orzeczeniem lub potrzebują wsparcia w tym zakresie, zapraszamy do kontaktu z:

lub innym Państwa doradcą ze strony MDDP.

Niniejszy Tax Alert nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy spółka doradztwa podatkowego spółka akcyjna nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w komunikacie bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii doradców prawnych lub podatkowych.