Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązkowe e-Doręczenia dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS

• Od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie podmioty zarejestrowane w KRS w korespondencji z organami publicznymi będą musiały korzystać z e-Doręczeń.
• Oznacza to obowiązek założenia i aktywowania firmowej skrzynki do e-Doręczeń, wyznaczenia jej administratorów i wdrożenia odpowiednich procedur.
• Nieprawidłowości w korzystaniu z  e-Doręczeń mogą prowadzić do poważnych konsekwencji dla firm, w tym niedochowanie terminu złożenia pisma lub zastosowanie fikcji doręczenia.
• MDDP oferuje pełne wsparcie w założeniu skrzynki e-Doręczeń, obsłudze systemu i opracowania procedur e-Doręczeń.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznie, równoznaczna w skutkach z wysyłaniem listu poleconego. System ten zastąpi dotychczasowe środki komunikacji z organami publicznymi:

–  tradycyjną (papierową) korespondencję przesyłaną drogą pocztową, a także

– korespondencję prowadzoną przez ePUAP.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń objął już organy administracji publicznej w Polsce (w tym organy podatkowe i organy administracji samorządowej).

Od kiedy obowiązek e-Doręczeń dla przedsiębiorców?

Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS[1] będą obowiązane używać  e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r.

Od tego dnia cała korespondencja przedsiębiorców z podmiotami publicznymi, zarówno wysyłanie jak i odbieranie pism, będzie musiała być zasadniczo prowadzona za pośrednictwem systemu e-Doręczenia.

Obowiązek ten będzie dotyczył zarówno przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS (spółek kapitałowych i osobowych), jak również innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (np. stowarzyszeń, fundacji).

Wysyłanie i odbieranie korespondencji z podmiotami publicznymi poprzez e-Doręczenia będzie darmowe.

Przedsiębiorcy będą mogli korzystać z e-Doręczeń również do korespondencji z innymi podmiotami niepublicznymi (np. z innymi przedsiębiorcami). Nie jest to jednak obligatoryjne i będzie to usługa płatna.

Uwaga!

Obowiązek wysyłania i odbierania korespondencji przez  e-Doręczenia na razie nie obejmuje korespondencji z sądami w Polsce. Do końca 2028 r. w korespondencji z tymi podmiotami należy korzystać z dotychczasowych systemów elektronicznych (ePUAP, portale sądowe).

Jakie mogą być konsekwencje braku e-Doręczeń w firmie lub błędów w używaniu e-Doręczeń?

Konsekwencje nieprawidłowości związanych z korzystaniem z e-Doręczeń mogą być bardzo poważne i dotkliwe.

Wysłanie pisma poprzez nieprawidłowy kanał korespondencji (np. ePUAP zamiast e-Doręczenia) będzie po prostu skutkowało  niezłożeniem pisma i związanymi z tym wszystkimi negatywnymi skutkami.

Po upływie 14 dni od wpływu korespondencji na adres firmy w e-Doręczeniach, przesyłkę będzie uważało się za doręczoną, nawet gdy adresat jej nie otworzy (tzw. fikcja doręczenia). To również może rodzić ryzyko uchybienia urzędowym terminom.

To pokazuje jak kluczowe dla każdej firmy będzie utworzenie i aktywowanie adresu e-Doręczeń prawidłowe przystosowanie się do systemu e-Doręczeń, terminowe odbieranie oraz wysyłanie korespondencji.  

Jak się przygotować do e-Doręczeń?

Najpóźniej 1 kwietnia 2025 r. każda firma musi być gotowa na prawidłowe odbieranie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń.

Aby być odpowiednio przygotowanym do nowych obowiązków, każdy przedsiębiorca musi:

1. Złożyć wniosek o założenie skrzynki e-Doręczeń i aktywować adres do e-Doręczeń;
2. Wyznaczyć odpowiednie osoby do obsługi skrzynki e-Doręczeń;
3. Przygotować wewnętrzne procedury związane z prawidłowym korzystaniem z systemu oraz minimalizacją ryzyk dotyczących wysłania i odbierania korespondencji;
4. Odpowiednio zarządzać obsługą kliku systemów do elektronicznej korespondencji (e-Doręczenia, ePUAP, inne portale).

Eksperci MDDP oferują Państwu pomoc w następujących obszarach związanych z e-Doręczeniami:

1. przeprowadzenie całej procedury uzyskania i aktywowania adresu do e-Doręczeń;
2. bieżąca obsługa skrzynki do e-Doręczeń (jako administrator), wysyłanie pism i przekazywanie otrzymywanej korespondencji;
3. konsultacje dotyczące obowiązków związanych z e-Doręczeniami;
4. opracowanie procedur wewnętrznych i instrukcji dla firmy w związku z obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń oraz innych systemów e-korespondencji.

Jakub Warnieło

jakub.warnielo@mddp.pl

+48 600 816 431

lub z Państwa doradcą ze strony MDDP.

[1] Wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku

Niniejszy Tax Alert nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy spółka doradztwa podatkowego spółka akcyjna nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w komunikacie bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii doradców prawnych lub podatkowych.