Obligatoryjny KSeF nie dla firm zagranicznych

Wszystko wskazuje na to, że rewolucyjne zmiany w fakturowaniu, czyli obowiązkowe faktury ustrukturyzowane i scentralizowany system KSeF (Krajowy System e-Faktur), są nieuchronne i zostaną wprowadzone w Polsce w 2023 r. Od początku tego roku system funkcjonuje już w formule dobrowolnej, ale niewiele firm dotychczas zdecydowało się go stosować. 30 marca br. Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenie w Polsce obowiązkowych e-faktur w ustrukturyzowanej formie i skierowała projekt decyzji derogacyjnej do Rady UE, która powinna wydać formalną decyzję w ciągu kilku tygodni.

Założenia dotyczące obowiązkowego KSeF nie są jeszcze znane, choć od strony technicznej będzie to ten sam system, który już funkcjonuje od 3 miesięcy. Ministerstwo Finansów zapewnia, że koncepcja biznesowa i prawna docelowego KSeF ma być poddana szerokim konsultacjom publicznym przed jej wdrożeniem.

Pewne ramy stosowania KSeF w modelu obowiązkowym określa sama decyzja Rady (póki co w opublikowanym przez KE projekcie). W odniesieniu do zakresu podmiotowego Ministerstwo Finansów przewidywało pierwotnie, że KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników zarejestrowanych w Polsce na VAT, wystawiających faktury na podstawie polskich przepisów. Ostatecznie podmioty zagraniczne zostały wycofane z wniosku o derogację. Oznacza to, że obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie będzie obejmował podmiotów zagranicznych, również zarejestrowanych dla potrzeb VAT w Polsce. Będą oni nadal wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach (w dowolnej formie elektronicznej lub papierowej).

Nie ma jednak jasności jak dla obowiązkowości KSeF traktowane będą podmioty zagraniczne, które posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT (tzw. „fixed establishment”). Konieczne będzie uregulowanie tej kwestii wprost w projektowanych przepisach, które powinny zostać opublikowane odpowiednio wcześnie, aby dać firmom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie do nowych rozwiązań.

Zgodnie z przedstawionym przez KE projektem, decyzja derogacyjna ma wejść w życie 1 kwietnia 2023 r. i obowiązywać przez 3 lata, z możliwością przedłużenia. Oznacza to, że najwcześniejszy termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF przypada na drugi kwartał przyszłego roku, przy czym w wypowiedziach Ministerstwa Finansów pojawiła się również data 1 lipca 2023 r. Nie jest to odległy horyzont czasowy, biorąc pod uwagę skalę wyzwań, jakie wiążą się z wdrożeniem w firmie nowych rozwiązań pod kątem spełnienia wymogów obowiązkowego e-fakturowania.

A prawidłowy proces fakturowania jest przecież jednym z najistotniejszych w firmie. Z jednej strony pod kątem jego zgodności z przepisami, zwłaszcza że KSeF będzie weryfikował poprawność e-faktur „na wejściu” i zapewni organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników faktury. Ale przede wszystkim z biznesowego punktu widzenia trzeba zapewnić, aby prawidłowa faktura dotarła przez KSeF do odbiorcy, by ten z kolei mógł ją zapłacić.

Mimo że do wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania elektronicznego pozostał rok, firmy powinni już teraz rozpocząć przygotowania, gdyż jest to złożony i czasochłonny proces, zarówno z punktu widzenia technologicznego, jak i merytorycznego i proceduralnego. MDDP z przyjemnością wesprze Państwa w tym procesie. Zachęcamy również do śledzenia kolejnych wpisów na blogu, w których będziemy omawiać zagadnienia praktyczne związane z wdrożeniem KSeF.