O prezentach o małej wartości oraz próbkach, czyli o „darowiznach”, od których nie zapłacisz VAT

Na gruncie podatku VAT, jeśli ktoś przekazuje innej osobie jakieś towary za darmo, to od tej czynności (tzw. nieodpłatnego wydania) czasem trzeba zapłacić VAT a czasem nie podlega ona opodatkowaniu. Do tych drugich, o których będzie mowa w tym artykule, zaliczane są prezenty o małej wartości (art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT) oraz próbki (art. 7 ust. 7 ustawy o VAT), pod warunkiem jednak, iż wydanie tych rzeczy ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Prezenty o małej wartości – czym one są?

Zgodnie z uregulowaniami ustawy o VAT, pod pojęciem prezentów o małej wartości rozumie się towary przekazywane przez podatnika jednej osobie:

• o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez VAT), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości obdarowanych osób,
• których przekazania nie ujęto w ww. ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez VAT), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru nie przekraczają 20 zł (bez VAT).

Z powyższego wynika więc, że limit 100 zł lub 20 zł dotyczy kwoty netto. Jeśli więc dany prezent został wcześniej kupiony od innego podmiotu, to do kalkulacji kwoty prezentu należny uwzględnić cenę zakupową netto z faktury. Z kolei w sytuacji, gdy podatnik produkuje towary, które później wydaje jako prezent, np. swoim kontrahentom, to do kalkulacji kwoty powinien wziąć pod uwagę koszt wytworzenia takiego prezentu – nie musi być to cena, po jakiej sprzedaje on towary. Chodzi tu o koszty produkcji, jakie podatnik ponosi przy jego wytworzeniu.

Co w sytuacji gdy od momentu zakupu towaru (czy też jego produkcji) do chwili jego wydania jako prezent, upłynął już jakiś czas i wartość tego towaru spadła? Ustawodawca wyraźnie zaznaczył, że jednostkowa cena nabycia lub koszt wytworzenia mają być określone w momencie przekazywania towaru, a nie jego nabycia. A zatem, jeśli podatnik przekazuje nieodpłatnie towar, którego wartość w międzyczasie spadła, to zobowiązany on będzie do uwzględnienia aktualnej wartości tego towaru.

A czy prezent o małej wartości faktycznie musi być prezentem w rozumieniu dosłownym? Odpowiedź może zaskoczyć, albowiem skoro przepisy wyraźnie nie wymagają, aby dany towar rzeczywiście przekazywany był jako swego rodzaju gift, to dopuszczalne jest traktowanie jako prezent o małej wartości również nagród, premii czy różnego rodzaju gadżetów oraz materiałów reklamowych. Ważne jest jednak, aby taki przekazywany towar mieścił się w limitach kwotowych określonych w ustawie o VAT oraz to, by jego wydanie miało związek z działalnością gospodarczą.

Pilnuj limitów!

Ustawodawca przewidział dwa „rodzaje” limitów, jeśli chodzi o prezenty małej wartości:

1. 100 zł (netto)/jedną obdarowaną osobę/w skali roku, przy prowadzeniu ewidencji osób obdarowanych,
2. 20 zł (netto)/jedną obdarowaną osobę, gdy podatnik nie prowadzi ww. ewidencji.

Z praktycznego punktu widzenia, podatnik może więc każdemu przekazać prezent o wartości do 20 zł (netto), pod warunkiem jednak, że takie wydanie będzie miało związek z prowadzoną działalnością.

Przykład: podatnik organizuje konferencję, na której wydaje uczestnikom notesy i długopisy z logo swojej firmy o łącznej wartości kompletu (notes+długopis) 20 zł (netto), przy czym nie prowadzi on ewidencji osób obdarowanych. Od takiego przekazania nie trzeba będzie zapłacić VAT.

Co w sytuacji, gdy podatnik chciałby przekazać prezent droższy niż o wartości 20 zł (netto)? Oczywiście, jest to możliwe i nieodpłatne wydanie takiego towaru nie będzie wiązało się z koniecznością rozliczenia VAT, pod warunkiem, że (poniższe warunki muszą być spełnione łącznie):

1. łączna wartość towarów wydanych jednej osobie w danym roku podatkowym nie przekracza 100 zł (netto) – przez „rok podatkowy” należy rozumieć rok kalendarzowy, co oznacza, że limit 100 zł (netto) obowiązuje w każdym roku i z początkiem nowego roku limit ten liczony jest na nowo. Limit dotyczy jednej, konkretnej osoby obdarowywanej, a nie spółki, w której pracują osoby obdarowywane;
2. podatnik prowadzi ewidencję osób obdarowanych, która pozwala na identyfikację tych osób – jeżeli więc podatnik wyda prezenty o wartości wyższej niż 20 zł (netto) a ewidencji nie prowadzi, to takie nieodpłatne wydanie musi opodatkować VAT. Jeżeli chodzi o wymogi dotyczące ewidencji, to ma ona pozwalać na ustalenie tożsamości osób obdarowanych. W związku z tym, iż przepisy nie określają formy ewidencji oraz jej zawartości, to należy przyjąć, że ewidencja taka powinna zawierać co najmniej imię, nazwisko osoby obdarowanej oraz rodzaj towaru jaki otrzymała wraz z kwotą netto towaru. Ewidencję można prowadzić w formie papierowej, ale też i elektronicznej (np. tabelka w Excelu czy w Wordzie);
3. wydanie ma związek z działalnością gospodarczą.

Co po przekroczeniu limitu 100 zł?

W sytuacji, gdy wyżej opisywany limit 100 zł (netto) zostanie przekroczony, takie nieodpłatne wydanie należny opodatkować VAT. Jednakże, przepisy nie są w tym zakresie jednoznaczne.

Wydaje się jednak, iż rozliczenie VAT powinno nastąpić od pierwszego towaru, którym przekraczana jest kwota 100 zł (netto). Nie ma jednak konieczności korygowania rozliczeń VAT w odniesieniu do dokonanych już wydań, nieprzekraczających 100 zł (netto). Wszystkie towary, które „załapały się” do limitu 100 zł (netto)/jedną osobę obdarowaną/w roku podatkowym, pozostają nieopodatkowane.

Z kolei, gdy podatnik chciałby obdarować, np. kontrahenta prezentem o wartości powyżej 100 zł (netto) – przykładowo wręczyć mu pióro za 1000 zł, wówczas takie nieodpłatne wydanie będzie podlegało opodatkowaniu VAT.

A co z próbkami?

Ustawa o VAT definiuje próbkę jako identyfikowalny egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość pozwalającą na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Przekazanie próbki nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT, jeżeli następuje w celach promocyjno-reklamowych i umożliwia klientom (czy też potencjalnym klientom) poznanie właściwości i efektów działania towaru oferowanego przez podatnika.

Przekazanie próbki ma zachęcić odbiorcę do zakupu oferowanego towaru. Co jednak ważne, obok przesłanek ustawowych, o uznaniu danego towaru za próbkę decyduje brak charakteru handlowego przekazania, oceniany ze względu na ilość lub wartość przekazywanych przez podatnika próbek.

W sytuacji, gdy ilość bądź wartość przekazywanych nieodpłatnie towarów pokrywa (lub może pokryć) zapotrzebowanie (lub część zapotrzebowania) „obdarowanego” na dany towar, eliminując lub ograniczając potrzebę dokonania zakupów tego towaru, to uznać należy, że towary te z pewnością nie będą wypełniać ustawowej definicji próbki. W konsekwencji, takie nieodpłatne wydanie podlegać będzie opodatkowaniu VAT.

W zależności więc od danych okoliczności, za próbkę można uznać 10ml perfum, kremów, krzesło czy karton z mixem różnych produktów żywnościowych danej spółki. Organy uparcie stoją jednak na stanowisku, że próbką z pewnością nie będzie Ferrari czy Lamborghini 😉