Nowa stawka diety za krajową podróż służbową

28 lipca 2022 r. weszło w życie zmienione Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Po ponad 9 latach Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w końcu dokonało rewaloryzacji kwoty diety przysługującej w czasie krajowej podróży służbowej. Nie uległy natomiast zmianie pozostałe zasady naliczania diet i innych należności dla pracowników odbywających podróże służbowe.

Dieta wyższa o 8 zł

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Dotychczas dieta wynosiła 30 zł za dobę podróży. Od 28 lipca 2022 r. kwota ta wzrasta do 38 zł.

W powiązaniu z dotychczasowymi zasadami naliczania diet, nowa kwota diety oznacza, że jeśli podróż służbowa trwa:

• krócej niż 8 godzin: dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin: przysługuje dieta w wysokości 19 zł (50% kwoty diety),
• powyżej 12 godzin: dieta przysługuje w pełnej wysokości 38 zł.

Analogicznie, w przypadku krajowych podróży służbowych trwających więcej niż jedną dobę:

• przysługuje pełna dieta (38 zł) za każdy pełny dzień przebywania w podróży lub za dzień niepełny, jeśli podróż w tym dniu trwała co najmniej 8 godzin,
• przysługuje dieta w wysokości 19 zł (50% diety) za niepełny dzień podróży, jeśli pracownik przebywał w podróży w tym dniu krócej niż 8 godzin.

Warto pamiętać, że bez zmian pozostają zasady zmniejszania diety, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie. W związku z tym:

• przy zapewnieniu wyżywienia całodziennego, dieta nie przysługuje,
• w przypadku zapewnienia:
  • śniadania – dietę zmniejsza się o 25%;
  • obiadu – dietę zmniejsza się o 50%;
  • kolacji – dietę zmniejsza się o 25%.

Zwiększona kwota diety dobowej przekłada się m.in. na limity kwotowe zwrotu kosztów noclegów. Za nocleg podczas podróży krajowej w hotelu pracownikowi co do zasady przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety – a więc nie więcej niż 760 zł (dotychczas było to 600 zł).

Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku, przysługuje mu zwrot za nocleg w wysokości 150% diety – 57 zł.

Podniesienie bazowej stawki diety skutkuje także zwiększeniem kwoty zwrotu  zryczałtowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Kwota ta stanowi 20% diety, a więc od 28 lipca ma wartość 7,60 zł.

Podróże zagraniczne

Nowelizacja rozporządzenia nie odnosi się do zagranicznych podróży służbowych.

Tym samym, stawki diet zagranicznych pozostają bez zmian i są ustalane w wysokości przewidzianej w załączniku do rozporządzenia dla celowego państwa podróży zagranicznej. Jeśli zagraniczna podróż służbowa trwa:

• krócej niż 8 godzin: przysługuje 1/3 diety,
• od 8 do 12 godzin: przysługuje 50% kwoty diety,
• powyżej 12 godzin: dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Przy zapewnieniu całodziennego wyżywienia, pracownikowi przysługuje 25% podstawowej diety. Z kolei jeśli zapewniono niepełne wyżywienie, dieta ulega obniżeniu odpowiednio o:

• 15% – przy zapewnieniu śniadania,
• 30% – przy zapewnieniu obiadu,
• 30% – przy zapewnieniu kolacji.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, do wysokości limitu określonego również w załączniku do rozporządzenia, osobno dla każdego z państw.

Dieta a podatek dochodowy

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od opodatkowania są kwoty diet przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej, do wysokości limitu wynikającego z odrębnych przepisów (tutaj: Rozporządzenia). Tożsamą regulację, dotyczącą zwolnienia kwoty diet z oskładkowania, wprowadziło Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Nie ma przeszkód, by pracodawca spoza sfery budżetowej wprowadził w zakładzie pracy wyższe kwoty należnych diet dla pracowników. Jednak tylko diety wypłacone do wysokości limitów wynikających  ze znowelizowanego Rozporządzenia będą korzystały ze zwolnienia od podatku i składek.

Kwota nadwyżki ponad limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Podejście takie potwierdzone jest przez szereg orzeczeń, np. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 maja 2017 r., sygn. II FSK 945/15: „Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku, ale tylko do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy”.

Należy także pamiętać, iż zgodnie z dominującą linią orzeczniczą, zapewnienie przez pracodawcę pełnego wyżywienia w podróży służbowej w miejsce wypłaty diety, podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu w części przekraczającej limit diety. Stwierdził tak np. NSA 19 lipca 2017 r., w wyroku o sygn. II FSK 1678/15: „(…) nadwyżka kwoty zwróconych pracownikowi wydatków na całodzienne wyżywienie w trakcie krajowej i zagranicznej podróży służbowej ponad kwoty diet, o których mowa w rozporządzeniach jest przychodem pracownika ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. (…) Nawet gdy firma zapewnia podróżującym pracownikom bezpłatne wyżywienie, musi potrącać zaliczki na PIT, jeśli podwładny zje za więcej niż 30 zł dziennie”.

Powyższe niekorzystne stanowiska znajdują potwierdzenie również w najnowszych interpretacjach Dyrektora KIS i rozstrzygnięciach sądów administracyjnych.