Master File (grupowa dokumentacja cen transferowych) – czym jest i kogo dotyczy?

Dla podatników, którzy muszą zmierzyć się z obowiązkami sprawozdawczymi w zakresie cen transferowych, październik i listopad były szczególnie intensywnym okresem. Sporządzanie dokumentacji, kompletowanie niezbędnych informacji oraz wysyłka formularzy TPR z pewnością wymagały dużo czasu i uwagi.

Istnieje jeszcze jeden ważny obowiązek, o którym nie można zapomnieć. Zapraszamy do lektury naszego wpisu, w którym szczegółowo omówimy tematykę grupowej dokumentacji cen transferowych. Dowiecie się, jakie kroki należy podjąć, aby prawidłowo wypełnić te obowiązki i uniknąć potencjalnych wątpliwości podczas kontroli.

Grupowa dokumentacja cen transferowych – co to takiego?

W dzisiejszym globalnym środowisku biznesowym, grupowa dokumentacja cen transferowych (ang. Master File) odgrywa ważną rolę w zapewnieniu transparentności funkcjonowania grupy kapitałowej.

Najprościej mówiąc, grupowa dokumentacja cen transferowych zawiera informacje o całej grupie podmiotów powiązanych. Jej celem jest przedstawienie ogólnego obrazu działalności grupy, w tym struktury organizacyjnej, istotnych wartości niematerialnych i prawnych, a także kluczowych transakcji finansowych. Master File nie tylko pomaga w zrozumieniu, jak funkcjonuje dana grupa, ale także umożliwia organom podatkowym ocenę, czy transakcje wewnątrzgrupowe są przeprowadzane na warunkach rynkowych.

Kogo dotyczy obowiązek przygotowania dokumentacji Master File?

Obowiązek sporządzenia grupowej dokumentacji cen transferowych (Master File) dotyczy podmiotów powiązanych, które spełniają łącznie następujące warunki:

• są zobowiązane do sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (Local File),
• należą do grupy kapitałowej sporządzającej skonsolidowane sprawozdanie finansowe metodą pełną lub proporcjonalną, oraz jednocześnie
• skonsolidowane przychody grupy przekroczyły kwotę 200 milionów złotych (lub jej równowartość) w roku obrotowym poprzedzającym dokumentowany rok.

Jaki jest termin sporządzenia dokumentacji Master File?

Termin sporządzenia grupowej dokumentacji cen transferowych przypada na koniec dwunastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Oznacza to, że dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dokumentacja za 2023 rok powinna być gotowa już do 31 grudnia. Pozostało zatem niewiele czasu, aby wypełnić ten obowiązek.

Co powinna zawierać grupowa dokumentacja cen transferowych?

Grupowa dokumentacja cen transferowych powinna zawierać kilka kluczowych elementów:

• Opis grupy kapitałowej – w tym m.in. informacje na temat struktury organizacyjnej oraz właścicielskiej, a także wskazanie opisu przedmiotu działalności grupy i informacje o istotnych transakcjach restrukturyzacji przeprowadzonych w roku podatkowym.
• Opis istotnych wartości niematerialnych i prawnych – ogólny opis strategii grupy w kontekście wartości niematerialnych i prawnych wraz ze wskazaniem informacji o istotnych wartościach niematerialnych, takich jak patenty, znaki towarowe, know-how.
• Opis transakcji finansowych – w tym opis sposobu finansowania działalności grupy kapitałowej, wskazanie podmiotów pełniących funkcje w zakresie centralnego finansowania, a także szczegóły dotyczące istotnych transakcji finansowych wewnątrz grupy, w tym udzielone pożyczki, gwarancje i inne instrumenty finansowe.
• Informacje finansowe i podatkowe – skonsolidowane sprawozdania finansowe oraz informacje o polityce podatkowej grupy.

Warto podkreślić, że przygotowanie grupowej dokumentacji cen transferowych wymaga nie tylko dokładności, ale także zrozumienia specyfiki działalności całej grupy. Dlatego też, proces ten często angażuje różne działy firmy, w tym księgowości, finansów oraz prawny.

Zwykle Master File sporządzany jest przez podmiot centralny, jednak czasem obowiązek ten spoczywa na polskiej spółce. Chcielibyśmy zwrócić zatem szczególną uwagę na konieczność pozyskania informacji dotyczących wartości niematerialnych oraz finansowania wewnątrzgrupowego od podmiotu centralnego. Z naszego doświadczenia wynika, że pozyskanie takich informacji jest czasochłonne, ponieważ centrale nie zawsze mają takie dane zebrane, zatem istotnym jest, aby nie pozostawiać tematu kompletowania informacji na ostatnią chwilę.

W jakim języku należy przygotować dokumentację Master File?

Zwykle podmioty należące do międzynarodowych grup kapitałowych otrzymują Master File od podmiotu centralnego z grupy, a sam dokument sporządzony jest w języku angielskim. Powstaje zatem pytanie: czy jest to zgodne z polskimi przepisami dotyczącymi cen transferowych? To zależy.

Dokumentacja Master File może być sporządzona w języku angielskim. Jednakże, polskie przepisy przewidują, że organ podatkowy może zażądać tłumaczenia dokumentacji na język polski. W takim przypadku podatnik ma 30 dni na dostarczenie tłumaczenia. Chcielibyśmy jednocześnie zwrócić uwagę, że Master File przygotowany na poziomie centralnym, nie zawsze zawiera wszystkie szczegółowe elementy przewidziane polskimi przepisami.

W związku z powyższym, otrzymanie Master File od podmiotu centralnego, nie zwalnia polskiego podmiotu z weryfikacji dokumentu, a w przypadku ewentualnych braków – z ich uzupełnienia w formie załącznika.

Podsumowanie

Master File jest nie tylko obowiązkowym (przy spełnieniu ww. warunków) elementem dokumentacji cen transferowych, ale także narzędziem wspierającym transparentność funkcjonowania grupy. W obliczu rosnącej globalizacji i złożoności transakcji międzynarodowych, znaczenie grupowej dokumentacji cen transferowych będzie tylko rosło.

Z uwagi na zbliżający się termin sporządzenia Master File dla większości podatników, zachęcamy do skorzystania z naszych usług w zakresie wsparcia w sporządzeniu lub weryfikacji i uzupełnieniu grupowej dokumentacji cen transferowych.

Zachęcamy do zapoznania się także z pozostałą ofertą MDDP w zakresie globalnego TP > LINK <