KSeF 2.0 nabiera kształtów. Co zmienia najnowszy projekt ustawy?

Analiza kluczowych rozwiązań z projektu z 11.04.2025 r.

Po nieco przeciągniętym procesie konsultacyjnym Ministerstwo Finansów przedstawiło kolejną wersję przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur. Czy i jak resort odpowiedział na najważniejsze postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców i organizacje branżowe?

Poniżej przegląd pięciu kluczowych obszarów zmian – na podstawie projektu ustawy z 11 kwietnia 2025 r. oraz jego oficjalnego uzasadnienia.

Data startu i próg 200 mln zł – więcej przewidywalności

Na początek najważniejsza informacja – terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF pozostają bez zmian:

• 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży brutto przekroczyła 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podmiotów.

Kluczowa zmiana dotyczy samego progu – będzie on weryfikowany na podstawie sprzedaży z roku 2024, a nie – jak wcześniej planowano – z 2025 r. To odpowiedź na postulat większej przewidywalności: przedsiębiorcy już dziś wiedzą, w której grupie startowej się znajdą.

Okresy przejściowe: wydłużone, ale limity dla mikroprzedsiębiorców bez zmian

Pozytywnym sygnałem jest ujednolicenie i wydłużenie głównych okresów przejściowych – do 31 grudnia 2026 r. przesunięto m.in.:

• likwidację faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP jako faktur uproszczonych,
• wejście w życie sankcji za naruszenia obowiązków KSeF,
• obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach,
• stosowanie specjalnych zasad przez mikroprzedsiębiorców wykluczonych cyfrowo.

Niestety, mimo licznych uwag, nie zmieniono samych limitów dla mikroprzedsiębiorców: faktury do 450 zł brutto i miesięczny obrót do 10 tys. zł. To kryteria trudne do spełnienia dla wielu małych firm i najzwyczajniej w świecie nie praktyczne. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, gdzie mały przedsiębiorca wystawia w miesiącu 2,3 faktury a każda na 1,2 czy 3 tysiące złotych. Ministerstwo argumentuje, że to rozwiązanie przejściowe dla podmiotów o bardzo ograniczonej skali działania – ale rynek liczył na bardziej rozsądne podejście do tej kwestii.

Faktury B2C: dobrowolność pozostaje

Zgodnie z oczekiwaniami, utrzymano dobrowolność korzystania z KSeF dla transakcji z konsumentami (B2C). To oznacza, że faktury konsumenckie będą mogły być wystawiane przez KSeF – ale tylko jeśli zdecyduje o tym sprzedawca.

Faktury B2C wystawione w KSeF będą musiały zawierać kod QR i mogą być przekazywane klientowi w uzgodnionej formie (np. e-mailem lub w wersji papierowej). To rozwiązanie, które daje firmom elastyczność i unika zbędnego obciążenia systemowego.

Tryb offline24: na stałe, ale nadal z krótkim terminem

Ministerstwo zaproponowało trwałe wprowadzenie tzw. trybu offline24 (nowy art. 106nda). Pozwoli on na wystawienie faktury poza systemem KSeF – zgodnej ze schemą, np. w przypadku braku zasięgu lub konieczności natychmiastowego wydania dokumentu. Kluczowe: datą wystawienia takiej faktury będzie ta wskazana przez podatnika.

To długo oczekiwany krok naprzód – ale z pewnym „ale”. Termin przesłania faktury offline do KSeF nadal wynosi tylko następny dzień roboczy. To mniej niż postulowane minimum 3 dni, co – w przypadku problemów technicznych – może być realnym wyzwaniem.

Dodatkowe wątpliwości budzi nowy przepis (art. 106nda ust. 13), zgodnie z którym faktura wysłana online, ale dotarła do KSeF po dacie wystawienia, zostanie potraktowana jak offline. Pojawia się zatem pytanie jak w kontekście obecnego projektu odczytywać dotychczasowe stanowisko MF w przedmiocie rozbieżności pomiędzy datą z faktury (pole P1 w schemie) i datą przesłania do KSeF. MF twierdził bowiem, że wykazanie na fakturze daty wcześniejszej niż dzień wysłania faktury do KSeF nie będzie stanowiło problemu. Zaproponowana regulacja budzi jednak istotne wątpliwości – co w przypadku gdy wygenerujemy fakturę np. 12 kwietnia, nie wystawimy jej faktycznie offline ale wysyłkę zrealizujemy 15 kwietnia? Czy automatycznie podlegamy karze za zbyt późne przesłanie faktury do KSeF?

Numer ksef w przelewach: nadal obowiązkowy, ale z odroczeniem

Kontrowersyjny obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach B2B nie został zniesiony. Został jedynie odroczony do 1 stycznia 2027 r.. To daje firmom więcej czasu na dostosowanie systemów – ale nie eliminuje zastrzeżeń co do kosztów, ryzyk i faktycznej użyteczności tej regulacji.

Brak kar za jego niepodanie to pewne złagodzenie, ale sam obowiązek pozostaje nierozwiązanym punktem sporu.

Podsumowanie: ewolucja, nie rewolucja

Nowy projekt KSeF to krok w dobrym kierunku – szczególnie w obszarze trybu offline i przesunięcia bazowego roku do oceny progu 200 mln zł. Widać, że Ministerstwo przynajmniej cześciowo wsłuchuje się w głos rynku.

Jednocześnie wiele kluczowych problemów – jak zbyt restrykcyjne limity dla mikroprzedsiębiorców, zbyt krótki termin wysyłki offline czy obowiązek numeru KSeF w płatnościach – pozostało bez zmian. Przed nami wciąż dużo niewiadomych – szczególnie w zakresie aktów wykonawczych i interpretacji. W szczególności wraz z projektem nie otrzymaliśmy nowej wersji schemy – ta jest zapowiadana na czerwiec 2026 r.

Niemniej, biorąc pod uwagę zaprezentowany kalendarz wdrożenia, wydaje się że wejście w życie obowiązkowego KSeF 1 lutego 2026 r. jest nieuniknione. MF podkreśla bowiem, że odraczając stosowanie kar za brak wypełniania obowiązków KSeF do końca 2026 r., daje czas podatnikom na odpowiednie dostosowanie do nowych realiów. W tym kontekście niepokoi jednak późne rozpoczęcie testów nowego API, które zgodnie z zapowiedziami ma się rozpocząć dopiero pod koniec września 2025 r.