Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r.

4 sierpnia 2023 r. prezydent podpisał nowelizacje ustawy[1], która wprowadza obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktury będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem KSeF, a nie jak dotychczas, bezpośrednio pomiędzy kontrahentami.

KSeF to bezpłatna, ogólnopolska platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, którą zarządza Ministerstwo Finansów. Obecnie system jest dobrowolny, jednak od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT będzie musiał wystawić fakturę za pomocą KSeF. W przypadku podatników zwolnionych podmiotowo oraz sprzedaży dokonywanej przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, termin na wdrożenie tej platformy wydłużono o dodatkowe pół roku. Dla tych podmiotów KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.

Kluczowe założenia nowelizacji

Od 1 stycznia 2025 r. za niedostosowanie się do regulacji, podatnikom będą grozić sankcje. Powyższe aż do wysokości 100 proc. kwoty podatku VAT należnego, który wynika z faktury albo 18,7 proc. kwoty brutto wykazanej należności (w przypadku faktur dokumentujących czynności zwolnione z VAT).

KSeF nie będzie obejmował faktur konsumenckich (B2C), biletów spełniających funkcji faktur (w tym paragony na autostradach płatnych) oraz faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS.

Nowelizacja likwiduje noty korygujące w KSeF i poza nim. Nie będzie możliwości dołączania do faktur ustrukturyzowanych załączników. Istnieje jednak możliwość dodania w treści faktury stosownego linku do takiej dokumentacji.

Co w przypadku wystąpienia awarii systemu?

W razie awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline. W sytuacji wystąpienia awarii systemu lub w trybie offline, będzie możliwe generowanie faktur korygujących.

Zmienią się także zasady w regulacjach dotyczących faktur generowanych przez kasy i drukarki fiskalne. Do 31 grudnia 2024 r. faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie. Wraz z końcem 2024 r. paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jako faktura uproszczona.

Nowe przepisy podatkowe doprecyzowały kwestie przeliczania waluty obcej. Kurs waluty obcej, który jest stosowany do przeliczenia na PLN, zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.

Korzyści podatkowe

KSeF jest kolejnym krokiem na drodze do pełnej cyfryzacji. Dzięki zautomatyzowaniu procesu wystawiania faktur, przedsiębiorcy będą mieli możliwość optymalizacji działu księgowości. Wprowadzenie obsługi ustrukturowanych e-Faktur stanowi istotną zmianę i wyzwanie dla wszystkich przedsiębiorców, jednak korzystanie z KSeF ma przynieść także korzyści podatnikom. Po pierwsze, ma być mniej obowiązków. Nie będzie trzeba wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury. Z kolei likwidacja not korygujących ma przyśpieszyć proces korygowania faktur.

W sytuacji, kiedy podatnik wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego, zwrot ten nastąpi w krótszym okresie. Został bowiem skrócony maksymalny termin zwrotu z 60 do 40 dni. To korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.

*******

[1] Nowelizację ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.