Jak ugryźć „JPK_faktury”?

Ministerstwo Finansów już na początku 2016 roku udostępniło logiczne schematy poszczególnych struktur JPK, w tym dla struktury JPK_FA (faktury VAT). Co to oznacza dla podatnika? Mniej więcej tyle, że na wezwanie organów podatkowych, podatnik w formie pliku JPK_FA będzie musiał przedstawić praktycznie wszystkie informacje które zostały zapisane na każdej fakturze sprzedaży w określonym okresie czasu. Czy jest to problematyczne dla podatnika? Może być, o ile podatnik nie korzysta ze specjalistycznego oprogramowania, w którym generuje faktury. W takim przypadku dane będzie trzeba zebrać i przygotować w ten sposób, aby odpowiadały strukturze logicznej pliku JPK_FA. Co więcej struktura ta obecnie przyjmuje wiele uproszczeń (np. format polskiego numeru NIP obowiązuje również dla kontrahentów spoza Polski z numerami VAT w zupełnie innym formacie – w takich przypadkach trzeba pozostawić to pole puste) i w wielu miejscach nie została dopracowana, dlatego dokładne i bezbłędne przygotowanie pliku JPK_FA wydaje się obecnie praktycznie niemożliwe.

Nawet jeśli podatnik korzysta z systemu umożliwiającego wystawianie faktur i archiwizowanie danych znajdujących się na nich to problem może wystąpić w przypadku gdyby dostawca oprogramowania nie udostępnił narzędzia do generowania samego pliku JPK_FA. Samodzielne opracowanie plików .xml na podstawie baz danych przechowywanych przez systemy księgowo-finansowe również może stanowić nie lada wyzwanie.

Co ważne, wbrew wcześniejszym zapowiedziom, JPK_FA obejmuje obecnie wyłącznie faktury sprzedażowe. W konsekwencji nie będzie konieczności wpisywania pełnych danych z faktur zakupowych do systemu. A co jeśli wystawiamy faktury ręcznie lub poza systemem? W takim przypadku będzie trzeba w pierwszej kolejności wpisać dane wskazane na fakturach do programu komputerowego, a następnie, należy tak opracować te dane, aby odpowiadały strukturze logicznej pliku JPK_FA. Jest to podobne ćwiczenie do tego jakie część podatników przeprowadziło w przypadku konwersji ewidencji VAT do formatu CSV udostępnionego przez Ministerstwo Finansów dla struktury JPK_VAT. Prawdopodobnie JPK_FA wymusi na podatnikach rezygnację z wystawiania faktur ręcznie np. poprzez uzupełnienie wzoru, gdyż będzie się to wiązało z koniecznością spędzenia wielu godzin przy przepisywaniu danych z faktur wystawionych ręcznie do systemu.

Podsumowując, przygotowanie i wysłanie JPK_FA nie powinno być problematyczne, o ile podatnik będzie miał udostępnione działające rozwiązanie informatyczne, w przeciwnym wypadku właściwe zmapowanie i przygotowanie pliku może okazać się wyzwaniem.

Po co organom skarbowym struktura JPK_FA? Proszę sobie wyobrazić, że dzięki JPK_FA nie będzie konieczne przekazanie poszczególnych faktur do weryfikacji, ponieważ JPK_FA zapewni pełny wgląd we wszystkie wystawione faktury jednocześnie. Ponadto dzięki nowym narzędziom informatycznym organy będą mogły również automatycznie zweryfikować poprawność tych danych z ewidencją VAT – JPK_VAT, oraz np. z ewidencją magazynową JPK_MAG, aby wychwycić nieprawidłowości. Możliwa będzie również weryfikacja formalna wystawionych faktur. Takie rozwiązania dają niesamowite możliwości z których w przyszłości będzie mógł korzystać również podatnik. Przetwarzanie danych podanych w jednolitej formie przy użyciu właściwych narzędzi pozwoli wychwycić błędy, a także umożliwi analizę danych biznesowych. Nie trzeba więc bać się JPK_FA, a raczej z ciekawością i otwartością należy spodziewać się tej zmiany, która mimo obciążeń administracyjnych może przynieść wiele korzyści.