Jak poprawnie przygotować korektę JPK_VAT

Od 1 października 2020 r. wszyscy podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT zobowiązani są do składania Jednolitego Pliku Kontrolnego składającego się z dwóch części – deklaracyjnej oraz ewidencyjnej. Część deklaracyjna odzwierciedla dane zawarte w dotychczas składanych formularzach VAT-7 lub VAT-7K. Część ewidencyjna zawiera informacje o zakupach i sprzedaży za dany okres. Jednakże w porównaniu do plików składanych do 30 września 2020 zakres danych koniecznych do raportowania został rozszerzony w bardzo znaczący sposób.

Wprowadzenie nowej struktury JPK przysporzyło podatnikom wielu nowych obowiązków związanych m.in. z koniecznością oznaczenia transakcji odpowiednimi kodami GTU, procedur transakcji czy też typów dokumentów. W związku z tym poprawne przygotowanie pliku zawierającego wszystkie niezbędne dane stało się nie lada wyzwaniem.

Podatnicy zaczęli zadawać sobie pytanie – co zrobić kiedy pierwotny plik zawiera błąd?

Ministerstwo Finansów w Broszurze Informacyjnej dot. struktury JPK_VAT z deklaracją z czerwca 2020 r. zawarło szereg zaleceń dotyczących przygotowania korekty JPK_VAT.

Podstawowa zasada – korekta ewidencji musi zawierać kompletne dane. Oznacza to, że plik oprócz danych korygowanych musi zawierać również wszystkie dane zawarte w deklaracji pierwotnej.

Błędy w pliku mogą dotyczyć kilku aspektów – rozważmy poszczególne z nich

Błąd danych nie wpływających na wysokość podatku

Jeżeli błąd dotyczy danych nie wpływających na wysokość podatku należnego lub naliczonego, czyli: NIP, nazwy kontrahenta, numeru faktury, daty wystawienia faktury lub daty zakupu, korekty należy dokonać poprzez wystornowanie błędnego zapisu i wprowadzenie nowej pozycji zawierającej poprawne dane. Jest to nowy sposób dokonywania korekty, o którym warto pamiętać

Zmiana wysokości podatku należnego lub naliczonego

Jeżeli zmiana dotyczy wysokości podatku należnego należy ustalić w jakim okresie rozliczeniowym (zgodnie z przepisami ustawy o VAT) powinien zostać rozliczony dokument korygujący i ujmujemy go w ewidencji wpisując dane zawarte na fakturze. Zasada ta dotyczy zarówno korekt „na plus” jak i „na minus”.

Analogiczne zasady stosujemy w przypadku korekty wysokości podatku naliczonego. Z tym wyjątkiem, iż w przypadku faktur korygujących „in minus”, jeżeli zgodnie z przepisami ustawy o VAT dozwolone jest rozliczenie faktury korygującej w tym samym okresie rozliczeniowym co faktura pierwotna, dopuszczalne jest ujęcie wyłącznie dokumentu pierwotnego z uwzględnieniem pomniejszenia kwoty wynikającej z dokumentu korygującego.

Błąd w oznaczeniu transakcji odpowiednimi kodami

Wówczas gdy w wyniku weryfikacji okaże się, iż pierwotnie złożony plik zawiera błędne oznaczenia w  zakresie kodów GTU, procedur transakcji lub typów dokumentów należy zastosować podobne zasady jak w przypadku błędów nie wpływających na wysokość podatku – należy wystornować błędny zapis i wprowadzić nowy z poprawnymi oznaczeniami.

Oprócz wyżej zaprezentowanych przykładów pojawiają się dodatkowe wątpliwości dotyczące sposobu rozliczania faktur korygujących

Faktura korygująca dotyczy faktury pierwotnej oznaczonej kodem GTU

W przypadku kiedy faktura korygująca dotyczy usługi bądź towaru, który w pierwotnym JPK_VAT został oznaczony kodem GTU taka faktura również musi być oznaczona stosownym kodem. Zasada ta dotyczy także sytuacji kiedy faktura korygująca referuje do faktury pierwotnej rozliczonej w stanie prawnym sprzed 30 września 2020 r. Wówczas podatnik ma obowiązek ustalenia czy faktura pierwotna dotyczy towaru lub usługi, która zgodnie z regulacjami obowiązującymi od 1. października 2020 powinna zostać oznaczona odpowiednimi kodami, a następnie ująć w ewidencji fakturę korygującą adekwatnie do obowiązujących zasad.

Faktura korygująca a oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”

Należy podkreślić, iż obowiązek oznaczenia faktury kodem „MPP” dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji, kiedy transakcja udokumentowana taką fakturą objęta jest obowiązkiem zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Oznaczenie to stosuje się również w sytuacji kiedy faktura nie zawiera stosownego opisu. To w gestii podatnika przygotowującego JPK należy ustalenie czy kod MPP ma zastosowanie do danego dokumentu czy też nie.

W przypadku kiedy faktura korygująca „in minus” powoduje, iż płatność za towar lub usługę nie przekracza 15.000 zł faktura korygująca oraz faktura pierwotna nie powinny być oznaczone kodem MPP. Natomiast jeżeli zostanie wystawiona faktura korygująca „in plus” w wyniku czego kwota z faktury pierwotnej przekroczy 15.000 zł – obowiązkowi oznaczenia kodem „MPP” podlegać będzie zarówno faktura pierwotna jak i faktura korygująca. Nie ma znaczenia powód wystawienia dokumentów korygujących.

Faktury korygujące do faktur podlegających oznaczeniu „FP”

Faktury korygujące do faktur, które w pliku pierwotnym zostały oznaczone kodem „FP” można zaprezentować w dwojaki sposób:

– z uwzględnieniem oznaczenia „FP” – z uwagi na to, iż faktury oznaczone kodem „FP” nie są uwzględnianie do sum kontrolnych w ewidencji, w takiej sytuacji kwota korekty musi zostać uwzględniona również we wpisie z raportu kasy fiskalnej – jako odrębna pozycja w JPK_VAT

– bez oznaczenia „FP” – nie należy wówczas uwzględniać danej kwoty w innym wierszu, np. dotyczącym wpisu z raportu kasy fiskalnej.

Korekty rozliczeń za okresy do września 2020 r.

A co w sytuacji kiedy podatnik musi dokonać korekty rozliczenia sprzed października 2020 r.?

Wówczas należy stosować regulacje prawne obowiązujące wówczas gdy były składane pliki pierwotne – oznacza to, że korekta JPK będzie składana zgodnie ze strukturą 3.0 i będzie zawierać jedynie te dane, które były obowiązkowe zgodnie z ówcześnie obowiązującymi przepisami.

Kary za błędy w JPK

Zgodnie z art. 109 ust 3h ustawy o VAT w przypadku stwierdzenia przez urząd skarbowy błędów w ewidencji uniemożliwiających poprawną weryfikację transakcji, naczelnik urzędu skarbowego może, w drodze decyzji, nałożyć na podatnika karę w wysokości 500 zł za każdy błąd. Kara ta ma charakter fakultatywny i ma się opierać na uznaniu administracyjnym kontrolującego.

Jednakże zanim na podatnika zostanie nałożona kara urząd skarbowy ma obowiązek doręczyć wezwanie wskazujące błędy w pliku w celu ich skorygowania. Podatnik ma wówczas 14 dni na ewentualne skorygowanie rozliczenia bądź złożenie wyjaśnień, iż plik nie zawiera błędnych danych. Jeżeli nie zostaną podjęte żadne działania, wówczas urząd skarbowy może nałożyć na podatnika karę w odpowiedniej wysokości.

Należy również podkreślić, że zgodnie z art. 109 ust. 3e podatnik w terminie 14 dni od dnia stwierdzenia, iż ewidencja zawiera błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym jest obowiązany do przesłania korekty ewidencji.

Korekta JPK_VAT a czynny żal

Analizując przepisy Kodeksu karnego skarbowego (Ustawa z dnia 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy, Dz. U. z 2020 r. poz. 2122, dalej KKS) można jasno stwierdzić, iż na podstawie art. 16a karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe nie podlega ten, kto złożył prawnie skuteczną korektę deklaracji. Niestety, przytoczony przepis dotyczy jedynie części deklaracyjnej pliku. Co w związku z tym jeżeli błąd dotyczy części ewidencyjnej? Tutaj zastosowanie mogą mieć przepisy art. 56 i 61a KSS, co może skutkować nałożeniem kary. Aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi grzywnami podatnik może skorzystać z art. 16 KKS i wraz ze złożeniem korekty JPK_VAT złożyć również czynny żal.