Jak pandemia wpływa na obieg i przechowywanie faktur?

W związku z zaistniałą sytuacją pandemiczną przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z wieloma trudnościami w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Z uwagi na zmianę formuły pracy, w tym przejście na pracę zdalną, jednym z takim wyzwań jest zapewnienie zgodnego z ustawą o VAT sposobu obiegu oraz przechowywania faktur w formie papierowej.

Odpowiedzią na to wyzwanie, w czasach szybko postępującej cyfryzacji, może być przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej. Rozwiązanie to z jednej strony pozwala zredukować koszty prowadzonej działalności gospodarczej i obciążenia administracyjne, z drugiej może zapewnić wygodny i łatwy do nich dostęp, w każdym miejscu i czasie. Taka forma przechowywania faktur może więc okazać się korzystnym rozwiązaniem dla wielu podatników.

Warto podkreślić, że przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej co do zasady jest akceptowane przez organy podatkowe – interpretacje indywidualne w tym zakresie w większości są pozytywne dla podatników (por. interpretacja indywidualna z 2 lipca 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.188.2020.2.KK czy z 5 czerwca 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM). Również na stronie internetowej MF znajduje się komunikat, w którym taka możliwość została wprost potwierdzona (komunikat nie ma jednak  mocy wiążącej, jakkolwiek jest pewną formą dyrektywy interpretacyjnej).

Należy jednak pamiętać, że aby przechowywać faktury papierowe w formie elektronicznej konieczne jest spełnienie warunków przewidzianych ustawą o VAT, w tym faktury powinny być przechowywane:

• w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur;
• do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie;
• na terytorium kraju (jeżeli podatnik posiada siedzibę na terytorium kraju) lub jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej – w sposób umożliwiający organom podatkowym, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo, podatnicy powinni zapewnić organom podatkowym, na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warto pamiętać, że spełnienie tych wymogów może być analizowane przez kontrolujących. Z tego powodu zalecane jest, aby zarówno podatnicy, którzy rozważają wdrożenie procedury przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej, jak i ci którzy rozpoczęli jej stosowanie, dokonali weryfikacji jej poprawności pod kątem przepisów ustawy o VAT oraz praktyki organów podatkowych. Jak wskazuje bowiem analiza interpretacji indywidualnych, nie każda zaproponowana przez podatników procedura przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej znajduje uznanie w oczach organów podatkowych (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 maja 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF). Jest to szczególnie istotne, gdyż stwierdzenie przez organy podatkowe nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować nawet zakwestionowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur.

Podsumowując, przechowywanie faktur papierowych w wersji elektronicznej niesie za sobą wiele korzyści, szczególnie może być warte rozważenia w dobie pandemii i utrudnionego dostępu do dokumentów papierowych. Należy jednak pamiętać, aby wdrożona procedura archiwizacji i przechowywania faktur papierowych była zgodna z przepisami ustawy o VAT. W przeciwnym wypadku rozwiązanie, które z założenia miało przynieść pozytywny wpływ na prowadzoną działalność gospodarczą, może spowodować w przyszłości negatywne konsekwencje.

W przypadku jakichkolwiek pytań, pozostajemy do dyspozycji.