Ewidencja transakcji wewnętrznych w grupie VAT będzie raportowana co miesiąc

Choć jednym z celów wprowadzenia regulacji o grupach VAT jest uproszczenie sposobu rozliczania transakcji wewnętrznych, to jednak zakładając grupę VAT jej członkowie nakładają na siebie dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. Najważniejszym z nich jest obowiązek prowadzenia ewidencji transakcji wewnętrznych, który po ostatnich zmianach regulacji o grupach VAT będzie realizowany w dwóch różnych formach. Formy te ulegną zmianie już po pół roku od wejścia w życie regulacji dotyczących grup VAT.

Wbrew pierwotnym zapowiedziom grupy VAT nie mogą być zakładane od 1 lipca 2022 r., lecz będą mogły funkcjonować dopiero od 1 stycznia 2023 r. Zmianę w tym zakresie wprowadziła ustawa o znamiennym tytule obiecującym automatyzację załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową. Skutkiem tej automatyzacji dla podatników tworzących grupy VAT będzie konieczność dwukrotnego dostosowania systemów informatycznych w celu spełnienia nowego obowiązku sprawozdawczego, jakim będzie prowadzenie ewidencji transakcji wewnętrznych.

Transakcje wewnętrzne, czyli krajowe dostawy towarów pomiędzy członkami danej grupy VAT, nie będą po jej założeniu podlegały opodatkowaniu VAT. Natomiast w odniesieniu do transakcji zewnętrznych, czyli z podmiotami spoza grupy VAT, za uczestnika uważana będzie grupa VAT. O ile zasadność raportowania transakcji zewnętrznych jest oczywista, to jednak w odniesieniu do transakcji wewnętrznych i związanych z nimi wymogów sprawozdawczych podatnicy rozważający utworzenie grupy VAT mogą odczuwać pewne zaskoczenie. Będzie ono wynikać z dwóch głównych powodów. Pierwszym będzie konieczność prowadzenia przez każdego członka grupy VAT ewidencji transakcji wewnętrznych w postaci elektronicznej. Natomiast drugi powód będzie wiązał się z tym, że po pół roku prowadzenia ewidencji (zakładając funkcjonowanie grupy VAT od 1 stycznia 2023 r.) będzie konieczność zmiany sposobu prowadzenia ewidencji.

Obie wersje ewidencji nie tylko istotnie różnią się wymaganiami dotyczącymi danych, ale również formy ich prowadzenia oraz zasad przekazywania do organów podatkowych. Ewidencja, która ma być prowadzona od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. ma zawierać następujące dane:

• nazwę i NIP nabywcy,
• datę dokonania i zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• kwotę należności ogółem.

Istotną cechą pierwszej wersji ewidencji jest to, że ma być prowadzona w postaci elektronicznej, ustalonej przez członków grupy VAT i przekazywana organom podatkowym na żądanie w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia.

Z kolei za okresy od lipca 2023 r. członków grupy VAT czeka spora rewolucja w zakresie formy prowadzenia (wzoru) ewidencji transakcji wewnętrznych, obowiązku ich przesyłania oraz samej jej treści. Wspomniane ewidencje za te okresy będą bowiem musiały być obowiązkowo sporządzane w formie JPK (na razie nie udostępniono dokumentacji ani wzoru) oraz przesyłane do urzędu skarbowego za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu (czyli w terminie wysyłki miesięcznego JPK_V7).

Natomiast w zakresie danych, które ma co najmniej za zawierać ewidencja transakcji wewnętrznych od lipca 2023 r. wskazano dane dotyczące:

• rodzaju i wartości dostaw towarów i świadczonych usług przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT;
• członków grupy VAT, na rzecz których dokonano czynności,
• dokumentów potwierdzających dokonanie czynności wewnętrznych.

Porównując obydwie wersje wymogów dotyczących ewidencji transakcji wewnętrznych nasuwa się refleksja wskazująca na to, że kolejne unowocześnienie sposobu wykonywania obowiązku sprawozdawczego w zakresie VAT, poprzez ubranie go w formę JPK, będzie istotnym obciążeniem dla podmiotów tworzących grupę VAT. Niektórzy z nich będą musieli dwukrotnie zmieniać swoje systemy. Pewnym rozwiązaniem praktycznym może być odroczenie w czasie powstania grupy VAT na lipiec 2023 r. albo jeden z kolejnych miesięcy. Rodzi to jednak pytanie o to co będzie bardziej opłacalne – odroczenie powstania grupy VAT, czy też kolejne aktualizacje systemów finansowo-księgowych. Na to pytanie powinna odpowiedzieć sobie każda z potencjalnych grup VAT, ponieważ takiej odpowiedzi nie przynosi automatyzacja procesów KAS, ani też nowe usługi w e-urzędzie skarbowym.