Dokumentowanie usług niematerialnych
Konieczność rzetelnego dokumentowania faktycznego wykonania usług marketingowych czy innych usług o charakterze niematerialnym – zagadnienie znane podatnikom od lat. Najnowszy wyrok NSA w tej sprawie (wyrok z 15 maja 2018, sygn. I FSK 1175/16) powinien być uznany za kolejny znak ostrzegawczy w tym obszarze. Lektura obowiązkowa dla tych podatników, którzy korzystają z usług marketingowych czy niematerialnych, w szczególności świadczonych przez podmioty powiązane oraz tam, gdzie w codziennej praktyce dochodzi – nie tyle może do zaniedbań – ale niedochowania staranności w dokumentowaniu wykonania nabywanych usług.
Stanowisko organów podatkowych w niniejszej sprawie swoją surowością może niejednego zaskoczyć – okazuje się bowiem, że umowa, faktura, zlecenie wykonania usługi i „potwierdzenie jej wykonania” mogą być niewystarczające dla odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych od kontrahenta faktur. Z dowodów wykonania usług mają wynikać konkretne działania, które były podjęte.
Wyrok dotyczy firmy farmaceutycznej, która nabywała szereg usług od kontrahenta (spółki powiązanej osobowo) na podstawie jednej umowy – były to zarówno usługi w zakresie rozwijania sprzedaży, jak i doradztwo, konsultacje w zakresie zmian legislacyjnych, przygotowanie wprowadzenia do sprzedaży leków i wyrobów medycznych, pozyskiwanie klientów i inne. Zgodnie z treścią umowy, niektóre z wykonywanych usług usługodawca powinien dokumentować, np. poprzez sporządzenie raportu lub analizy. Te jednak nie zostały w trakcie postępowania przedstawione.
Na żądanie organu również świadczący usługi nie przedstawił żadnych dodatkowych informacji czy dokumentów potwierdzających realizację usług.
Organy przeprowadzające kontrolę wskazały, że z otrzymanych dokumentów nie wynika zakres wykonywanych czynności, a podatnik nie przedstawił dokumentów jednoznacznie potwierdzających wykonanie usług. W konsekwencji podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego. Z organami zgodził się WSA. W ocenie sądu brak dokumentacji wykonania usług – zarówno u podatnika, jak i kontrahenta – które zawierałyby ślady materialne potwierdzające wykonanie usług, uzasadnia wniosek, że usługi nie zostały wykonane. Wyrok został utrzymany w mocy przez NSA.
Omawiany wyrok NSA powinien być dla podatników jednoznacznym sygnałem, jak ważne jest rzetelne udokumentowanie nabywanych usług, zwłaszcza tych o charakterze niematerialnym. Niezbędne jest wprowadzenie wewnętrznych procedur w zakresie zabierania dokumentacji i jej archiwizacji w związku z realizacją konkretnych projektów. W prace te powinny być zaangażowane poszczególne działy zlecające wykonanie projektu/usług. Braki dokumentacyjne – często niemożliwe do odtworzenia po kilku latach – prowadzić mogą do zakwestionowania prawa do odliczenia VAT.
O prawidłowe udokumentowanie wykonanych usług powinien dbać również usługodawca. Dla wystawcy faktur niemożność wykazania realnego charakteru świadczonych usług może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji związanych z uznaniem wystawianych faktur za faktury puste.