Dokumentacje LF – diabeł tkwi w szczegółach

Wypełnienie obowiązków z obszaru cen transferowych zajmuje istotne miejsce w kalendarzu podatników. Punktem wyjścia dla rzetelnego wywiązania się z obowiązków TP jest dokumentacja lokalna (Local File). Ostatnie zmiany w przepisach karnoskarbowych nadały dokumentacji lokalnej jeszcze bardziej istotne znaczenie. Ustawodawca wprowadził m.in. sankcję za sporządzenie dokumentacji niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Podatnik odpowie również na gruncie karnoskarbowym za złożenie informacji TP-R niezgodnej z lokalną dokumentacją.

Coraz bardziej szczegółowe kontrole dokumentacji, jak również wysokie kary, które mogą grozić podatnikom oraz członkom zarządu odpowiedzialnym za dopełnienie obowiązków z zakresu cen transferowych, wymuszają, aby podejść do każdej dokumentowanej transakcji w sposób wnikliwy, rzetelny i z dbałością o każdy szczegół.

Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych

Z zastrzeżeniem zwolnień przewidzianych w ustawach, dokumentacja cen transferowych jest sporządzana dla transakcji dokonywanych z podmiotami powiązanymi, których wartość netto w ujęciu jednorodnym przekracza ustawowo określone progi transakcyjne. W efekcie, pozornie niewielkie kwoty pojedynczych transakcji dokonywanych z podmiotami powiązanymi, mogą implikować obowiązki sporządzenia dokumentacji lokalnej. Wynika to z obowiązku sumowania wartości wszystkich transakcji, które posiadają podobieństwo przedmiotu transakcji oraz innych głównych parametrów, bez względu na liczbę podmiotów, z którymi jest realizowana.

Dodatkowo, aktualne regulacje bardzo szeroko definiują podmioty powiązane. Transakcje kontrolowane, podlegające pod obowiązki z zakresu cen transferowych, mogą dotyczyć bowiem transakcji między podmiotami, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot, choćby za pośrednictwem jednego pracownika. Tym samym, analizując obowiązki z zakresu cen transferowych należy dokonać dokładnej oceny relacji, jakie łączą podatnika z kontrahentami.

Warto pamiętać, że obowiązkiem przygotowania dokumentacji cen transferowych objęte są również transakcje z podmiotami niepowiązanymi, gdy ich miejsce zamieszkania, siedziba lub zarząd znajduje się na terytorium, lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową.

Najważniejsze elementy lokalnej dokumentacji cen transferowych

Spośród elementów dokumentacji należy zwrócić szczególną uwagę na precyzyjne przedstawienie analizy funkcji pełnionych przez strony transakcji, z uwzględnieniem aktywów i ryzyk. Element ten jest szczególnie istotny w kontekście ryzyka dokonywania przez organy kontrolujące recharakteryzacji transakcji, a w konsekwencji zakwestionowania analizy porównawczej i doszacowania dochodu w ramach danej operacji gospodarczej. Opis analizy funkcjonalnej może przesądzić o ocenie całego profilu podmiotu. W związku z tym, warto rzetelnie przygotować wszystkie opisy w ramach dokumentacji, ponieważ każde zdanie może mieć znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.

Należy jednak pamiętać, że najważniejszym elementem dokumentacji jest wykazanie rynkowości przeprowadzanych rozliczeń. Poza nielicznymi zwolnieniami, podatnicy zobowiązani są do posiadania aktualnej analizy porównawczej lub analizy zgodności dla każdej transakcji objętej obowiązkiem dokumentacyjnym. Co istotne, podatnik obowiązany jest również odnieść się w ramach dokumentacji do wyników transakcji i ewentualnych odchyleń względem analiz oraz uzasadnić ich występowanie.

Termin wypełnienia obowiązków

W przypadku podatników, których rok podatkowy jest zbieżny z kalendarzowym, termin na sporządzenie lokalnej dokumentacji za 2021 r. upływa 31 grudnia 2022. Co prawda, podatnicy przedkładają przygotowaną przez siebie dokumentację dopiero na wezwanie Organu podatkowego, niemniej termin ten wynosi tylko 7 dni (lub 14 dni w odniesieniu do transakcji realizowanych po 31 grudnia 2021 r.). W tak krótkim czasie przygotowanie dokumentacji może być utrudnione, tym bardziej, że organy zazwyczaj jednocześnie kontrolują większą liczbę transakcji. Dodatkowo, podatnik składa oświadczenie, że lokalna dokumentacja za dany rok podatkowy została sporządzona w terminie pod groźbą odpowiedzialności karnoskarbowej.

Sankcje

Konsekwencją zarzucenia podatnikowi przez organ kontrolujący zawyżenia lub zaniżenia wartość transakcji może być doszacowanie podstawy opodatkowania. Co więcej, od 2019 r. sankcją zapobiegającą niezastosowaniu ceny rynkowej jest nakładane przez fiskusa dodatkowe zobowiązanie podatkowe.

Organy skarbowe mogą ponadto uznać, że w określonych warunkach dana transakcja pomiędzy podmiotami powiązanymi nie zostałaby zawarta lub zostałaby zawarta inna transakcja (wówczas organ dokonuje tzw. recharakteryzacji transakcji zmierzającej do jej doszacowania).

Ponadto, odrębne sankcje w zakresie cen transferowych przewidziane zostały na gruncie przepisów karnoskarbowych. Warto zaznaczyć, że w odniesieniu do transakcji realizowanych po 31 grudnia 2021 r. odpowiedzialność karną skarbową za naruszenia obowiązków w cenach transferowych będą mogły ponieść również osoby zajmujące się sprawami gospodarczymi w jednostce np. główna księgowa.

Wobec skomplikowanej materii cen transferowych, zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy pomogą Państwu terminowo wypełnić wszelkie obowiązki w tym zakresie.