Dokumentacja Local file – ostatnia prosta

W 2023 r. terminy na dopełnienie obowiązków z zakresu cen transferowych za 2022 r. zostały skrócone. Punktem wyjścia dla wywiązania się z obowiązków TP jest rzetelna dokumentacja lokalna (Local File).

Termin wypełnienia obowiązków

W przypadku podatników, których rok podatkowy jest zbieżny z kalendarzowym, termin na sporządzenie lokalnej dokumentacji za 2022 r. upływa 31 października 2023 r. Co prawda, podatnicy przedkładają przygotowaną przez siebie dokumentację dopiero na wezwanie organu podatkowego, a termin ten wynosi 14 dni w odniesieniu do transakcji realizowanych po 31 grudnia 2021 r. W tak dosyć krótkim czasie przygotowanie dokumentacji może być utrudnione, zwłaszcza, że organy zazwyczaj jednocześnie kontrolują większą liczbę transakcji. W praktyce przygotowanie dokumentacji wiąże się często z pozyskaniem części informacji od Grupy lub koniecznością aktualizacji posiadanych analiz cen transferowych.

Identyfikacja transakcji do udokumentowania

Przepisy dotyczące cen transferowych nie pozwalają bezsprzecznie rozstrzygnąć co należy rozumieć pod pojęciem transakcji. Powoduje to wiele niejasności i problemów dla podatników, którzy często nie wiedzą, czy powinni sporządzić dokumentację podatkową w odniesieniu do danego zdarzenia gospodarczego.

Zdaniem organów podatkowych, pojęcie transakcji nie może być rozumiane jedynie jako operacja kupna lub sprzedaży towarów lub usług. Transakcja powinna być rozumiana szeroko, jako zdarzenie gospodarcze zawierane przez podmioty powiązane.

W związku z tym, w celu identyfikacji obowiązków podatkowych rekomendujemy sprawdzenie, czy w roku podatkowym Państwa spółka np. otrzymywała / udzielała (nawet nieodpłatnie) gwarancji lub poręczenia, dokonała restrukturyzacji, czy podwyższenia kapitału.

Najważniejsze elementy lokalnej dokumentacji cen transferowych

Podczas prac nad dokumentacją należy zwrócić szczególną uwagę na precyzyjne przedstawienie analizy funkcji pełnionych przez strony transakcji, z uwzględnieniem aktywów i ryzyk. Opis analizy funkcjonalnej może przesądzić o ocenie całego profilu podmiotu. W związku z tym warto rzetelnie przygotować wszystkie opisy w ramach dokumentacji, ponieważ każde niefortunne sformułowanie może mieć znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.

Co więcej, za 2022 r. podatnicy, poza potwierdzeniem, że ceny transferowe są ustalane na warunkach, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane, będą również oświadczać, że lokalna dokumentacja cen transferowych została sporządzona zgodnie ze stanem rzeczywistym. Prosta aktualizacja dokumentacji, bez wejścia w stan faktyczny, jest ryzykowna. Często niespójności w stanie faktycznym są wskazywane przez kontrolujących, a to generuje niepotrzebny stres i konieczność przygotowania odpowiednich wyjaśnień w ograniczonym czasie.

Należy pamiętać, że najważniejszym elementem dokumentacji jest wykazanie rynkowości przeprowadzanych rozliczeń. Poza nielicznymi zwolnieniami podatnicy zobowiązani są do posiadania ważnej analizy porównawczej lub analizy zgodności dla każdej transakcji objętej obowiązkiem dokumentacyjnym. Co istotne, podatnik obowiązany jest również odnieść się w ramach dokumentacji do wyników transakcji i ewentualnych odchyleń względem analiz oraz uzasadnić ich występowanie. Zwłaszcza, że wszelkie odchylenia będą widoczne w Formularzu TPR i będzie mogło to wzbudzić zainteresowanie organów podatkowych w przypadku potencjalnej kontroli.

Podsumowanie

Na przestrzeni ostatnich lat wypełnienie obowiązków z obszaru cen transferowych zajmuje istotne miejsce w kalendarzu podatników, zwłaszcza pod koniec roku. Prawidłowo przygotowana dokumentacja TP powinna stanowić podstawę do wypełnienia Formularza TPR, którego termin na złożenie mija w tym roku 30 listopada. Ponieważ czasu zostało już coraz mniej, a ustawodawca przewidział również wyższe sankcje za niedopełnienie obowiązków TP, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy pomogą Państwu terminowo wypełnić wszelkie obowiązki.