Dlaczego nie należy czekać z rozpoczęciem wdrażania Krajowego Systemu eFaktur (KSeF)?

Wejście w życie obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych i KSeF z pierwotnego terminu 1 lipca br. na mocy ustawy z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) zostało przesunięte na 01.02.2026 r. Jednak do tej pory nie zostało rozwiązanych wiele istotnych wątpliwości, które dotyczą wystawiania faktur w KSeF i ich odbioru przez JST. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie zmian we wcześniej uchwalonych przepisach, a także w samej schemie faktury ustrukturyzowanej.

Implementacja KSeF w sektorze finansów publicznych oznacza rewolucyjne zmiany, nie mniejsze niż te związane z centralizacją rozliczeń VAT w 2017 r. Wymaga kompleksowego podejścia obejmującego perspektywy różnych jednostek, które mogą być zaangażowane w obieg faktury – sprzedawcy, nabywcy, którym co do zasady jest gmina czy powiat, ale także wystawcy i odbiorcy faktury, którymi są jednostki wewnętrzne (np. szkoły, zakłady wodociągowo-kanalizacyjne, domy pomocy społecznej). Co istotne, wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna dotycząca dostosowania oprogramowania do nowych wymogów fakturowania elektronicznego, ale przede wszystkim złożony proces organizacyjny, który wymaga ścisłej współpracy wydziałów informatycznych, organizacyjnych i prawnych, a także komórek merytorycznych oraz finansów i księgowości.

Dwa terminy odroczenia?

MF zapowiedziało, że termin 01.02.2026 r. będzie dotyczył wyłącznie dużych przedsiębiorców (o obrotach rocznych pow. 200 mln zł) i planowany jest drugi termin dla pozostałych podatników zapowiadany na 01.04.2026 r. Dwa terminy uzasadniane są względami technicznymi, aby nie obciążać jednorazowo systemu dużymi wolumenami faktur. Nie wiadomo czy te same zasady wg poziomu obrotów będą stosowane do JST oraz spółek komunalnych. Ma to być wskazane w kolejnej nowelizacji, której projekt powinien być wkrótce upubliczniony. Przed wejściem w życie obowiązku fakturowania w KSeF, MF zapowiedziało prowadzenie szkoleń w lokalnych urzędach skarbowych, opublikowanie filmów instruktażowych oraz uruchomienie specjalnej infolinii dedykowanej KSeF.

Okres przejściowy

Już uchwalone ustawy przewidują, że do 31.7.2026 r. nie obowiązuje:

• obowiązek wystawiania faktur w KSeF przez podatników zwolnionych z VAT,

• wymóg podania numeru KSeF w płatnościach za faktury, także w mechanizmie podzielonej płatności,

• stosowanie kar za nieprzestrzeganie obowiązków dot. KSeF,
• a także można wystawiać faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do kwoty 450 zł. W okresie przejściowym będą one uznawane za faktury.

Kwestie nierozwiązane legislacyjnie

Spośród zagadnień, które wywołują olbrzymie kontrowersje wśród JST jest brak obowiązku wskazywania jednostki organizacyjnej JST w polu Podatnik3, co umożliwiałoby przypisanie w KSeF faktur zakupowych bezpośrednio do danej jednostki, a nie według numeru NIP podatnika, którym jest gmina/powiat. W tym zakresie trwają jeszcze dyskusje z Ministerstwem Finansów.

Innym problemem praktycznym jest brak możliwości przesyłania do KSeF załączników do faktur, a także objęcie KSeF faktur dla konsumentów. Zaproponowane przez MF rozwiązanie zakłada możliwość dołączenia załącznika w formie ustrukturyzowanej wyłącznie dla niektórych typów transakcji o charakterze zbiorczym: dostaw paliw, energii, gazu, usług telekomunikacyjnych. Z kolei w odniesieniu do faktur konsumenckich planowane jest umożliwienie ich opcjonalnego wystawiania w KSeF. Takie faktury powinny być opatrzone kodem QR, który zapewni konsumentowi tzw. dostęp anonimowy do faktury w KSeF. Praktycznym problemem jest jednak identyfikacja nabywcy, czy jest podatnikiem czy nie.

Przepisy, które mają przedstawić zmiany w obydwu zasygnalizowanych obszarach nie zostały do tej pory przedstawione przez MF.

Wybrane problemy praktyczne dla JST

W JST, zwłaszcza tych o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, bardzo istotna będzie kwestia zarządzenia uprawnieniami do dostępu do KSeF. Jest to istotne z punktu widzenia zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych, a także sprawnej organizacji, aby uniknąć chaosu oraz aby zapewnić sprawny odbiór i wystawianie faktur.

Innym problemem z którym będą musiały zmierzyć się chyba wszystkie JST jest terminowość wystawienia faktury. KSeF wprowadza zasadę, zgodnie z którą data wystawienia faktury jest zdefiniowana jako data jej przesłania do KSeF. Tym samym JST muszą z odpowiednim wyprzedzeniem wysłać do KSeF faktury, które dotyczą sprzedaży wszystkich scentralizowanych jednostek organizacyjnych (zakładów budżetowych i jednostek budżetowych). Należy również pamiętać, że faktury przesyłane do KSeF podlegają walidacji, a faktury niezgodne ze schemą nie są przyjmowane przez KSeF, przez co są uważane za niewystawione.

Ponieważ proces przygotowania do wdrożenia KSeF w JST jest bardzo skomplikowany, warto go wcześniej rozpocząć, aby dopilnować wszystkich aspektów, zarówno technicznych jak i merytorycznych.