Das nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) und strukturierte elektronische Rechnungen

Verpflichtendes KSeF - warum ist es für jedes Unternehmen wichtig?

In naher Zukunft werden alle Rechnungen bei B2B-Transaktionen zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen ausschließlich über das nationale elektronische Rechnungssystem (KSeF) gesendet und empfangen.
Die ursprünglich für den 1. Juli 2024 geplante obligatorische Einführung des KSeF-Systems wurde verschoben, was jedoch nichts an der Tatsache ändert, dass KSeF früher oder später alle Steuerzahler erfassen wird, wobei ein möglicher Termin für das Inkrafttreten Anfang Januar 2026 ist.
Das System soll auch für ausländische Unternehmen gelten, die eine ständige Niederlassung in Polen haben (die sogenannte feste Niederlassung).
Rechnungen, die von polnischen Steuerzahlern an ausländische Geschäftspartner ausgestellt werden (z.B. aufgrund von WDT, Export von Waren oder Export von Dienstleistungen), müssen ebenfalls in KSeF ausgestellt werden, aber ihre Zustellung erfolgt auf eine mit dem Geschäftspartner vereinbarte Weise.
Gemäß der Änderung des Mehrwertsteuergesetzes, die am 1. Juli 2024 in Kraft treten soll, sollten B2C-Rechnungen vollständig vom KSeF ausgeschlossen werden, ohne die Möglichkeit einer freiwilligen Verwendung des KSeF, und es ist wahrscheinlich, dass dieser Ausschluss beibehalten wird.

Die Umsetzung von KSeF ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Er beinhaltet nicht nur technische Aspekte, sondern auch die Notwendigkeit, sehr bedeutende Änderungen an Prozessen, internen Verfahren, Verträgen und Vorschriften vorzunehmen. Unsere praktische Erfahrung mit KSeF-Implementierungsprojekten zeigt, dass typische Schwierigkeiten beispielsweise darin bestehen, dass es nicht möglich ist, Rechnungsanhänge in KSeF hochzuladen, oder dass es schwierig ist, Rechnungen zu buchen, weil man auf ihre Validierung in KSeF warten muss.

Unabhängig vom endgültigen Termin für das obligatorische KSeF empfehlen wir, dass Sie Ihr Unternehmen so früh wie möglich auf das KSeF vorbereiten.

Wie können wir Ihnen helfen?

Umfassende Unterstützung in jeder Phase des Prozesses der Einführung einer strukturierten Rechnungsbearbeitung.

Wir unterstützen Sie insbesondere in folgenden Bereichen:

Erstellung des KSeF-Implementierungsplans sowohl aus technologischer Sicht, indem wir Ihnen helfen, den Funktionsumfang des IT-Systems zu bestimmen, als auch die notwendigen Änderungen an Prozessen, internen Abläufen, Verträgen und Vorschriften zu identifizieren;
Identifizierung und Abbildung der einzelnen Daten aus den Systemen des Unternehmens, die durch das neue strukturierte Rechnungsschema abgedeckt werden sollen;
Identifizierung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit der Umstellung des Rechnungsmodells und Einführung von Maßnahmen zum Schutz des Unternehmens;
Koordinierung der Arbeit innerhalb des Projektteams, einschließlich der Unterstützung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Steuer-, Buchhaltungs-, Finanz- und IT-Abteilungen;
Vorbereitung von Änderungen der unternehmensinternen Prozesse und Verfahren, der vertraglichen Bestimmungen und Vorschriften zur Anpassung an das neue Rechnungsstellungs- und Workflow-Modell, der Regeln für die Ausstellung und den Empfang strukturierter Rechnungen, der internen Rechnungsannahme, der MwSt.-Berichterstattung und -abrechnung sowie der Gewährung/Erhalt des Zugangs zu KSeF;
Durchführung von Tests des IT-Systems für die Ausstellung und den Empfang von strukturierten Rechnungen in KSeF;
Überprüfung der erstellten Rechnungen mit dem MDDP-eigenen Tool KSeF Validator.

Offene Online-Schulung.

Einschließlich einer ausführlichen Erörterung der Fragen im Zusammenhang mit den Grundsätzen des KSeF und der praktischen Probleme im Zusammenhang mit der Umsetzung des KSeF.

Spezieller Workshop unter Berücksichtigung der Besonderheiten Ihres Unternehmens zu den praktischen Aspekten der Einführung und Nutzung der neuen Lösungen.

Wir werden die technischen und inhaltlichen Fragen, die u.a. die Erteilung von Berechtigung, die Authentifizierung, den Versand und den Empfang von Rechnungen in KSeF betreffen, ausführlich darstellen und alle Felder der strukturierten Rechnung, einschließlich ihrer obligatorischen und fakultativen Elemente, erörtern.

In Zusammenarbeit mit unserem IT-Partner bieten wir Ihnen auch technische Unterstützung bei der Implementierung und stellen Ihnen ein Tool für die Kommunikation mit KSeF für die Ausstellung und den Empfang von strukturierten Rechnungen zur Verfügung.

Vorteile des Tools: