Strukturierte elektronische Rechnungen und das nationale System für elektronische Rechnungen

Obligatorisches KSeF - warum ist es für jedes Unternehmen wichtig?

In naher Zukunft werden alle Rechnungen im B2B-Geschäft zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen ausschließlich über das nationale elektronische Rechnungssystem (KSeF) versandt und empfangen.

Die ursprünglich für den 1. Juli 2024 geplante verpflichtende Einführung des Systems wurde zwar verschoben (wenn auch noch nicht offiziell), was aber nichts an der Tatsache ändert, dass KSeF früher oder später alle Steuerpflichtigen erfassen wird und der 1. Januar 2025 ein möglicher Termin für das Inkrafttreten bleibt.

Das System soll auch für ausländische Unternehmen gelten, die eine ständige Präsenz in Polen haben (sog. feste Niederlassung).
Rechnungen, die von polnischen Steuerzahlern an ausländische Geschäftspartner ausgestellt werden (z.B. aufgrund von innergemeinschaftliche Lieferung, Export oder Erbringung von Dienstleistungen), müssen ebenfalls in KSeF ausgestellt werden, werden aber auf eine mit dem Geschäftspartner vereinbarte Weise zugestellt.
B2C-Rechnungen sollten vollständig vom KSeF ausgeschlossen werden, ohne die Möglichkeit einer freiwilligen Nutzung des KSeF – es ist zu erwarten, dass dieser Ausschluss auch in der neuen Gesetzesvorlage beibehalten wird.

Die Implementierung des KSeF ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Dabei geht es nicht nur um technische Aspekte, sondern auch um die Notwendigkeit, wesentliche Änderungen an Prozessen, internen Verfahren, Verträgen und Vorschriften vorzunehmen. Unsere praktischen Erfahrungen mit KSeF-Implementierungsprojekten zeigen, dass typische Schwierigkeiten z.B. darin bestehen, dass es nicht möglich ist, Rechnungsbeilagen in KSeF hochzuladen, oder dass es schwierig ist, Rechnungen zu buchen, weil auf deren Validierung in KSeF gewartet werden muss.

Unabhängig davon, wann KSeF obligatorisch wird, empfehlen wir Ihnen, Ihr Unternehmen so früh wie möglich auf KSeF vorzubereiten.

Wie können wir Sie unterstützen?

Umfassende Unterstützung in jeder Phase des Implementierungsprozesses für die Bearbeitung strukturierter Rechnungen.

Wir unterstützen Sie insbesondere in folgenden Bereichen:

Erstellung des KSeF-Implementierungsplans sowohl aus technologischer Sicht, indem wir Ihnen helfen, den Funktionsumfang des IT-Systems zu bestimmen, als auch die notwendigen Änderungen an Prozessen, internen Abläufen, Verträgen und Vorschriften zu identifizieren;
Identifizierung und Abbildung der einzelnen Daten aus den Systemen des Unternehmens, die durch das neue strukturierte Rechnungsschema abgedeckt werden sollen;
Identifizierung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit der Umstellung des Rechnungsmodells und Ergreifung von Maßnahmen zum Schutz des Unternehmens;
Koordinierung der Arbeit innerhalb des Projektteams, einschließlich der Unterstützung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Steuer-, Buchhaltungs-, Finanz- und IT-Abteilungen;
Vorbereitung von Änderungen der unternehmensinternen Prozesse und Verfahren, der vertraglichen Bestimmungen und Vorschriften zur Anpassung an das neue Rechnungsstellungs- und Workflow-Modell, der Regeln für die Ausstellung und den Empfang strukturierter Rechnungen, der internen Rechnungsannahme, der MwSt.-Berichterstattung und -abrechnung sowie der Gewährung/Erhalt des Zugangs zu KSeF;
Durchführung von Tests des IT-Systems für die Ausstellung und den Empfang strukturierter Rechnungen in KSeF;
Überprüfung der erstellten Rechnungen mit dem MDDP-eigenen KSeF-Validator-Tool.

Offene Online-Schulung.

Einschließlich einer ausführlichen Erörterung der Fragen im Zusammenhang mit den Grundsätzen des KSeF und der praktischen Probleme im Zusammenhang mit der Umsetzung des KSeF.

Spezieller Workshop zu den praktischen Aspekten der Umsetzung und Anwendung neuer Lösungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten Ihres Unternehmens.

Ausführlich werden die technischen und inhaltlichen Fragen u.a. zur Erteilung von Berechtigungen, zur Authentifizierung, zum Versand und zum Empfang von Rechnungen in KSeF dargestellt sowie alle Felder einer strukturierten Rechnung einschließlich ihrer obligatorischen und fakultativen Elemente besprochen.

In Zusammenarbeit mit einem IT-Partner bieten wir auch technische Unterstützung bei der Umsetzung und stellen ein Tool für die Kommunikation mit KSeF für die Ausstellung und den Empfang von strukturierten Rechnungen zur Verfügung.

Vorteile des Tools: