Czy warto przejść od 1 stycznia 2022 r. na faktury ustrukturyzowane?

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych to nieunikniony kierunek, w którym podążają administracje skarbowe w całej UE. W Polsce kolejnym krokiem w tym kierunku będzie wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). 1 października br. nowelizacja ustawy o VAT w tym zakresie została przyjęta przez Sejm i przekazana do Senatu. Rozwiązania te w pierwszym etapie maja zostać wdrożone w formule dobrowolnej już od 1 stycznia 2022 r. Z nieoficjalnych informacji z Ministerstwa Finansów wynika, że stosowanie faktur ustrukturyzowanych ma być obligatoryjne już od 2023 r. Termin ten nie został jednak wskazany w przepisach.

Faktury ustrukturyzowane będą swoistą formą faktur elektronicznych posiadających tzw. ustrukturyzowany format XML. Robocza wersja struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej została opublikowana na stronie ministerstwa: https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur.
Wprowadzane przepisy zakładają wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, przy czym w pierwszym etapie ta forma będzie dobrowolna i będzie wymagała akceptacji nabywcy. W przypadku niewyrażenia zgody wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jednakże fakturę będzie musiał przekazać odbiorcy w inny sposób, np. mailowo.

Warto podkreślić, że KSeF umożliwi organom dostęp w czasie rzeczywistym do faktur wystawianych przez podatników, co pozwoli na ich bieżącą analizę i kontrolę danych w nich zawartych. Trzeba będzie więc odpowiednio zadbać o prawidłowość danych na fakturze przed jej wysyłką do KSeF, która będzie równoznaczna z wystawieniem faktury.

Przejście na faktury ustrukturyzowane to z pewnością rewolucja w procesach fakturowania firm, ich wdrożenie wymaga przeprowadzenia poważnych zmian w systemach informatycznych i dostosowania wewnętrznych procedur. Warto rozważyć wszystkie za i przeciw, które wiążą się z nowym sposobem fakturowania pod kątem jego wdrożenia w formule dobrowolnej.

Ustawodawca przewidział system zachęt do przejścia na dobrowolne faktury ustrukturyzowane:

• skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, w przypadku gdy podatnik wystawi w danym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane (z pewnymi zastrzeżeniami),
• brak konieczności samodzielnego przechowywania faktur, gdyż będą one przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione,
• uproszczenie procesu wykazywania korekt in minus dla podmiotów korzystających z KSeF, zarówno po stronie nabywcy (korekta będzie dokonywana w okresie otrzymania faktury korygującej w KSeF), jak i sprzedawcy (korekta będzie dokonywana w okresie wystawienia faktury korygującej w KSeF),
• brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA (tj. struktury JPK dla faktur VAT) na żądanie organów podatkowych, w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.

Preferencje te wydają się mało zachęcające do stosowania faktur ustrukturyzowanych, chociaż skrócenie terminu zwrotu podatku VAT do 40 dni dla niektórych podmiotów może okazać się korzystną propozycją. Jednak czasu na wdrożenie zmian w systemach od 1 stycznia 2022 r. pozostało już bardzo mało. Tym bardziej, mając na względzie nieoficjalną zapowiedź obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych od 2023 r., warto rozpocząć przygotowania do tych zmian z odpowiednim wyprzedzeniem.