Czy świadczenia dla pracowników są zawsze zwolnione z ewidencji na kasie fiskalnej?

W przypadku sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podatnicy powinni prowadzić ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zasada ta nie znajdzie zastosowania do osób zatrudnionych na podstawie kontraktów B2B, w przypadku których odpowiednim sposobem rozliczeń będzie zazwyczaj faktura.

Sprzedaż dla pracowników jest co do zasady zwolniona z fiskalizacji na podstawie § 2 ust. 1 w zw. z poz. 34 załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2442 z późn. zm.) [dalej: Rozporządzenie].

Powyższe zwolnienie nie obejmuje jednak pracowników, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia. W tym przypadku można również zastosować zwolnienie z fiskalizacji, jeżeli osoby te dokonują zapłaty przelewem (poz. 37 załącznika do Rozporządzenia). Dodatkowo, nieodpłatne wydanie towarów/świadczenie usług jest zwolnione z fiskalizacji na podst. § 2 ust. 1 w zw. z poz. 43 załącznika do Rozporządzenia.

Wydaje się więc, że pracodawcy powinni być w większości sytuacji zwolnieni z obowiązku fiskalizacji i wydawania paragonów, bez względu na sposób zatrudnienia pracowników. Co istotne jednak, w Rozporządzeniu zawarto wyłączenia, które nie pozwalają na zastosowanie zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej w przypadku dostawy określonego typu towarów i usług. W szczególności z perspektywy pracodawców, którzy oferują swoim pracownikom rozbudowane benefity, w tym nieodpłatnie karty pozwalające na skorzystanie z oferty gastronomicznej wybranych lokali, istotne może być wyłączenie zawarte w § 4 ust. 2 pkt 2 lit. I) Rozporządzenia.

Opisanych powyżej zwolnień z fiskalizacji nie stosuje się w przypadku świadczenia usług związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie:

• świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
• usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering).

Przekazywanie pracownikom kart pozwalających na skorzystanie z usług gastronomicznych potencjalnie rodzi więc ryzyko konieczności wystawienia przez pracodawcę paragonu fiskalnego.

W tym momencie należy wskazać, iż to ryzyko zaktualizuje się, jeśli karta będzie zaklasyfikowana jako bon SPV (bon jednego przeznaczenia). Pracodawca będzie zobowiązany do wydania paragonu pracownikowi, jeżeli na moment wydania karty lunchowej będzie znana określona usługa gastronomiczna, wraz ze stawką opodatkowania, jaką może zakupić pracownik przy pomocy karty. Przykładowo z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia, jeżeli karta lunchowa upoważnia raz dziennie do skorzystania z obiadu , opodatkowywanego w każdym z dostępnych lokali stawką 8% VAT (wówczas z oferty lunchowej musiałyby zostać wyłączone dania z owoców morza).

Natomiast w przypadku kart lunchowych kwalifikowanych jako bony MPV (różnego przeznaczenia) pracodawca nie będzie zobowiązany do ich zafiskalizowania. Na moment przekazania bonu MPV nie jest bowiem możliwe określenie, jakie usługi i z jaką stawką VAT zostaną zakupione przez pracownika przy wykorzystaniu karty.

Dokonanie przez podatników właściwej kwalifikacji oferowanych pracownikom benefitów uprawniających do skorzystania z usług gastronomicznych (czy są to bony SPV czy też MPV) będzie więc kluczowe z perspektywy określenia obowiązków ewidencyjnych ciążących na pracodawcach. Pomimo licznych zwolnień z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej, część świadczonych usług i towarów może być objęta obowiązkiem ewidencji w kasie fiskalnej, o czym szczególnie powinni pamiętać pracodawcy oferujący benefity swoim pracownikom.