Co wiadomo po roku funkcjonowania mechanizmu pay and refund w podatku u źródła?

Niedawno minął rok od wejścia w życie przepisów, które dotyczą systemu zapłaty i zwrotu (ang. pay and refund) w polskim podatku u źródła. Jakie wnioski można wyciągnąć z pierwszego okresu ich funkcjonowania (tj. od 1 stycznia 2022 r.)?

Niska świadomość wagi tematu

System pay and refund dotyczy nadwyżki płatności pasywnych: dywidendy, odsetki, należności licencyjne itp. ponad kwotę 2 mln zł rocznie, na rzecz danego zagranicznego podmiotu powiązanego. Tę wiedzę, po około 4 latach prac nad przepisami i licznych kampaniach informacyjnych, płatnicy oraz służby księgowe zazwyczaj posiadają. Nadal niski jest jednak poziom świadomości na temat tego, co konkretnie należy zrobić, aby zastawać przysługujące podatnikowi zwolnienie lub zastosować stawkę niższą niż podstawowe (19 i 20%).

Efekt jest taki, że w natłoku innych obowiązków, te które dotyczą poboru lub niepobrania podatku u źródła w powyższych okolicznościach, odkładane są na przyszłość, czasem odległą. Niestety nie idzie to w parze z wymaganiami ustawowymi co do terminów ani realiami tego, jak długi i złożony jest proces gromadzenia odpowiedniej dokumentacji. Uczestnicy procesu (w tym zagraniczni podatnicy) bywają więc zaskoczeni rozmiarem pracy do wykonania i trudnością w pozyskaniu wymaganych materiałów. Niewątpliwie pierwszym krokiem do prawidłowego przeprowadzenia procedury  pay and refund jest więc jego odpowiednie rozplanowanie, koniecznie przed wykonaniem płatności, z uwzględnieniem ich harmonogramu i kwot.

Uwaga na terminy!

Złożenie przez płatnika informacji WH-OSC/WH-OSP jest, obok uzyskania opinii o stosowaniu preferencji, jedną ze ścieżek do odstąpienia od pobrania podatku u źródła wg podstawowej stawki. Wygląda przy tym na to, że w wielu przypadkach panuje przekonanie, utrwalone w dotychczasowej kulturze składania formularzy podatkowych, że jest to wymóg administracyjny, możliwy do uzupełnienia w późniejszym czasie, najwyżej z tzw. czynnym żalem. Niestety, nic bardziej mylnego. Informacja złożona po ustawowym terminie jest nieodwracalnie nieskuteczna i oznacza obowiązek pobrania podatku wg podstawowej stawki, w takiej sytuacji już z odsetkami od zaległości podatkowej (osobnym zagadnieniem jest możliwość stosowania obniżonej stawki odsetek, wynoszącej 50% stawki podstawowej). Jeżeli zastosowanie mają (wg przepisów polskich lub umów międzynarodowych) inne stawki lub zwolnienia, to możliwe jest wystąpienie później o zwrot podatku, ale to już długi (trwający co najmniej 6 miesięcy) i żmudny proces.

W sytuacji niedochowania terminów warto jednak dobrze zastanowić się nad dalszymi krokami. Przede wszystkim należy dobrze zbadać temat. Praktyka pokazuje, że rozliczenia/przepływy w grupach nie zawsze są uporządkowane i czytelne. Przykładowo, płatności, które obiegowo są w organizacji nazywane „dywidendami”, mogą z prawnego punktu widzenia okazać się finalnie np. pożyczkami lub odwrotnie. Do tematu trzeba więc podejść z dużą wnikliwością i unikać nieprzemyślanych ruchów. Wysłanie do organu podatkowego spóźnionej informacji WH-OSC/WH-OSP powoduje najczęściej w ciągu kilku dni wezwanie do zapłaty podatku razem z odsetkami i wszczęcie co najmniej czynności sprawdzających.

Podejście organów

Jeszcze przed wejściem w życie mechanizmu pay and refund płatnicy i podatnicy zyskali możliwość wystąpienia o opinie o stosowaniu preferencji w podatku u źródła (wcześniej ograniczone do opinii o stosowaniu zwolnienia). Dla wszystkich wnioskodawców właściwy jest jeden organ – Naczelnik Lubelskiego Urzędu Skarbowego. Efektem tego jest to, że urząd ten został wręcz zasypany wnioskami o wydanie opinii, a termin 6 miesięcy na ich rozpatrzenie stał się już czysto życzeniowy. Ponadto nie ma jednej praktyki ani wytycznych odnośnie do rozpatrywania tych wniosków. I mimo tego, że urzędnicy je rozpoznający pracują w tym samym budynku, to jeden wniosek potrafi spotkać się z pozytywnym orzeczeniem bez wchodzenia w szczegóły stanu faktycznego, podczas gdy inny analogiczny będzie wiązać się z seriami dodatkowych pytań i wymagań odnośnie dokumentów (czasami nierealnych do spełnienia lub wywołujących duży opór czy zdziwienie po stronie zagranicznych właścicieli). Te samo zagadnienie pojawia się przy wnioskach o zwrot podatku, ponieważ je również (w systemie pay and refund) rozpatruje ten sam jeden organ w Lublinie. Aby uniknąć dużych trudności wniosek i dokumentacja do niego muszą być bardzo starannie przygotowane.

Sytuacji nie ułatwia fakt, że projekt objaśnień ministerialnych w zakresie podatku u źródła od czerwca 2019 r. znajduje się cały czas w fazie projektu, zresztą bardzo mocno skrytykowanego przez środowiska biznesowe i doradcze. Termin wydania wersji ostatecznej jest ciągle przekładany i tłumaczony najróżniejszymi okolicznościami (ostatnio nieformalnie wskazywany I kwartał 2023 r. należy już uznać za nierealny). Wskutek tego płatnicy i podatnicy nie wiedzą, jak stosować prawo w praktyce, w szczególności w zakresie przesłanki rzeczywistego właściciela i prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej.

Wnioski

Na początku 2023 r., po roku stosowania przepisów, trudno liczyć na szybkie ukształtowanie racjonalnej praktyki stosowania regulacji  dotyczących podatku u źródła w systemie pay and refund oraz sprawność działania czy zrozumienie po stronie urzędników. To, co pozostaje w mocy płatników i podatników, to poświęcenie odpowiednich zasobów na staranne, zorganizowane i przede wszystkim terminowe podejście do zagadnienia wypłat pasywnych na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych.