Brak pisemnej umowy regulującej współpracę pomiędzy podmiotami powiązanymi – czy organy mogą to kwestionować?

Wielu podatników zastanawia się, czy dokumentacja cen transferowych bez załączonej do niej pisemnej umowy regulującej współpracę z podmiotem powiązanym, może być uznana przez organy podatkowe za niekompletną. Wątpliwości te są o tyle zasadne, że od 2017 roku, zgodnie z art. 9a ust 2b pkt 5 lit. a) Ustawy o CIT „dokumentacja podatkowa obejmuje dokumenty, w szczególności: umowy, porozumienia zawarte pomiędzy podmiotami powiązanymi lub inne dokumenty, dotyczące transakcji (…)”. W efekcie, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2017 roku do 31 grudnia 2018 roku, pisemna umowa regulująca współpracę stron w ramach dokumentowanej transakcji stanowi element, który, oprócz innych wymienionych dokumentów, należy dołączyć do dokumentacji cen transferowych. Również w nowych przepisach, obowiązujących od 1 stycznia 2019 roku ustawodawca wskazuje, że lokalna dokumentacja cen transferowych obejmuje umowy, porozumienia wewnątrzgrupowe lub inne dokumenty dotyczące transakcji kontrolowanej. Co jeśli jednak taka umowa nie została zawarta, a prawa i obowiązki stron uczestniczących w danej transakcji, jak również przedmiot i zasady przeprowadzania operacji gospodarczych regulują inne dokumenty takie jak np. cenniki, prezentacje, systemy premiowania czy inne informacje i ustalenia wysyłane przez podmiot powiązany drogą mailową? Czy dokumenty takiego typu są wystarczające do prawidłowego udokumentowania przebiegu transakcji? Analogiczne pytania jeden z podatników zadał Dyrektorowi Krajowej Informacji Skarbowej (DIKS). Podatnik stwierdził, że katalog dokumentów wymienionych w art. 9a ust 2b pkt 5 lit. a) Ustawy o CIT nie jest katalogiem zamkniętym (wynika to z użycia przez ustawodawcę zwrotu „w szczególności”) stąd, jeśli dokumentacja podatkowa będzie obejmować dokumenty wskazane przez podatnika (cenniki, prezentacje, specyfikacje wysyłane np. drogą mailową) będzie dokumentacją kompletną. DIKS nie zgodził się z powyższym stanowiskiem i stwierdził, że cenniki przesyłane mailem (lub dostępne na stronie www) nie mogą zostać uznane za wystarczające do prawidłowego udokumentowania przebiegu transakcji. Również systemy premiowania przesyłane drogą mailową nie mogą być elementem dokumentacji cen transferowych. Organ podkreślił, że aby pismo przesyłane drogą elektroniczną miało cechy dokumentu, wymagane jest złożenie oświadczenia woli oraz podpis elektroniczny. Pogląd DIKS został zakwestionowany przez WSA w Warszawie, który przyznał rację podatnikowi (III SA/ Wa 873/18). Sąd stwierdził, że w art. 9a ust 2b pkt 5 lit. a) Ustawy o CIT jako przykłady dokumentów, które mogą wchodzić w skład dokumentacji cen transferowych wymienione zostały umowy, porozumienia zawarte pomiędzy podmiotami powiązanymi lub inne dokumenty. Zdaniem sądu, zastosowanie terminu „ inne dokumenty” oznacza, że katalog ma charakter otwarty. Konsekwencją tego jest możliwość objęcia dokumentacją cen transferowych wszelkiego rodzaju dokumentów, które zawierają informacje mogące przyczynić się do wyjaśnienia charakteru dokumentowanych transakcji, w szczególności do ustalenia czy zostały one dokonane na warunkach rynkowych. Sąd podkreślił również, że dokumenty – cenniki, prezentacje, itp. wysyłane drogą mailową jak najbardziej mają moc dowodową. Podsumowując – jeżeli warunki danej transakcji są regulowane przez pisemne umowy czy porozumienia, dokumenty te powinny zostać dołączone do dokumentacji. Jeśli jednak takich umów nie ma, do dokumentacji można dołączyć inne dokumenty, które potwierdzają m.in. przebieg transakcji, a także rynkowość stosowanych cen.