Bony, talony oraz inne prezenty świąteczne dla pracowników i ich dzieci

Grudzień, z racji przypadających Świąt Bożego Narodzenia, to czas, kiedy wielu pracodawców decyduje się na przekazanie prezentów swoim pracownikom, jak również ich dzieciom. Praktyka ta wynika z chęci budowania dobrego wizerunku firmy, a także rozwijania pozytywnej relacji z pracownikami. Obecnie do popularnych form świątecznych prezentów przyznawanych pracownikom, zalicza się bony czy talony, które mogą być wymienione na określone towary, czy usługi, np. bon do spa, karty przedpłacone, drobne upominki rzeczowe (np. paczki ze słodyczami) oraz świadczenia w formie świątecznej premii. Jakie konsekwencje podatkowe mogą rodzić takie prezenty? Wiele zależy od ich sposobu finansowania, ale nie tylko.

Prezenty dla pracowników finansowane ze środków z ZFŚS

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT[1] świadczenia rzeczowe sfinansowane w całości ze środków ZFŚS są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli ich wartość nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 2000 zł[2]. Tym samym, przekazanie pracownikowi paczki świątecznej ze środków ZFŚS, nie będzie wiązało się z obowiązkiem opodatkowania, o ile jej wartość nie przekroczy w skali roku wskazanej w przepisach kwoty. Jednocześnie nie powstanie obowiązek oskładkowania tych świadczeń.

Należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o PIT nie uznają bonów czy talonów, które mogą być wymienione na określone towary, czy usługi, za świadczenia rzeczowe, co oznacza, że nie mogą skorzystać ze zwolnienia w ramach świadczeń z ZFŚS. Z kolei to, czy bony i talony będą oskładkowane, zależy od spełnienia warunków wskazanych w ustawie o ZFŚS. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody ze świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Jeżeli regulamin świadczeń socjalnych na to pozwala, pracodawca może zakupić dla swoich pracowników bony lub talony ze środków ZFŚS. Dla zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przyznawanych bonów czy talonów, należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl, której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Powyższe oznacza wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych np. w jednakowej wysokości.

Podsumowując przekazanie bonów czy talonów w ramach świątecznego prezentu dla pracownika nie będzie podlegać oskładkowaniu, po spełnieniu określonych przesłanek, jednakże pracodawca będzie musiał pamiętać o konieczności zapłaty podatku dochodowego.

Vouchery dla pracowników finansowane ze środków niepochodzących z ZFŚS  

Jeśli pracodawca nie ma utworzonego ZFŚS lub nie zamierza finansować określonych świadczeń z ZFŚS, może sfinansować prezent w postaci vouchera dla swoich pracowników ze środków obrotowych spółki. W zakresie opodatkowania takiego prezentu należy pamiętać o postanowieniach art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się nie tylko wypłaty pieniężne, oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, ale również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W myśl ogólnych zasad pracodawca co do zasady byłby zobowiązany doliczyć wartość świadczenia do wynagrodzenia pracownika, wykazać na liście płac i odprowadzić należny z tego tytułu podatek, a także składki ZUS. Niemniej jednak w ostatnim czasie obserwujemy inne podejście organów podatkowych do prezentów dla pracowników, zleceniobiorców czy osób współpracujących na B2B. Prezent może być rozpatrywany na gruncie przepisów o podatku od spadków i darowizn, a nie ustawy o PIT.

Organy podatkowe wskazują, iż nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia czy świadczenia od pracodawcy będą dochodem w PIT. Głównym kryterium w tym zakresie jest obiektywna ocena czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku.

W sytuacji, gdy wartość przekazanych pracownikom bonów czy talonów, których otrzymanie nie było uzależnione od wyników pracy, nie stanowiło dodatkowej formy wynagrodzenia, do którego wypłacenia pracodawca był zobowiązany na podstawie umowy zawartej z pracownikiem czy zleceniobiorcą bądź innego dokumentu oraz nie wiązało się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracownika, takie świadczenie może podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 24 lutego 2023 r., o sygn. 0114-KDIP3-2.4011.16.2023.1.JM. W tej sprawie pracodawca, w związku ze zbliżającymi się świętami Bożego Narodzenia obdarował swoich pracowników i zleceniobiorców bonami podarunkowymi do wykorzystania w sklepie internetowym pracodawcy. Przekazanie bonów nie zależało od osiąganych w pracy wyników, ocen rocznych, czy wskaźników absencji. Nie wiązało się również z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracownika lub zleceniobiorcy. Przekazanie pracownikom i zleceniobiorcom bonów wynikało jedynie z dobrej woli pracodawcy, nie zaś z jakichkolwiek, mających w szczególności źródło w obowiązujących u pracodawcy regulaminach, ciążących na nim obowiązków. Pracownicy i zleceniobiorcy w żaden sposób nie byli zobowiązani przez pracodawcę ani do przyjęcia bonu podarunkowego, ani do jego późniejszej realizacji.

Tak samo stwierdził organ w interpretacji z dnia 6 października 2023 r., o sygn. 0112-KDIL2-1.4011.700.2023.1.AK, odnosząc się do darowizny na rzecz pracowników w postaci voucherów na pobyt w SPA.

Biorąc powyższe pod uwagę, wartość takiego „świątecznego świadczenia” nie będzie podlegać opodatkowaniu na podstawie ustawy o PIT oraz składkom ZUS. Należy jednak zwrócić uwagę, że darowizna od pracodawcy może rodzić potrzebę zapłaty podatku przez pracownika. Obowiązek podatkowy u pracownika wystąpi, jeżeli łączna wartość darowizn od pracodawcy przekroczy 5 733 zł w okresie 5 lat. Pracodawcy z kolei muszą pamiętać, że darowizn dla pracowników nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Co z prezentami dla dzieci pracowników?

W przypadku finansowania prezentów dla dzieci pracowników ze środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz spełnieniu ww. przesłanek, u pracowników nie powstanie przychód do opodatkowania, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Świadczenie to także nie zostanie oskładkowane.

Drobne okolicznościowe prezenty mogą być również finansowane ze środków obrotowych spółki. W tym przypadku można rozważyć dwa sposoby zakwalifikowania tego świadczenia, które znacząco się od siebie różnią pod względem skutków podatkowych dla pracowników, jak i dla pracodawców. Możliwe jest bowiem zakwalifikowanie takich upominków do nieodpłatnych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy bądź też jako darowizna, podlegająca przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn.

Jak wskazano wyżej, w ostatnim czasie coraz częściej w interpretacjach indywidualnych dotyczących przedmiotowej kwestii prezentowany jest pogląd zakładający tę drugą kwalifikację podatkową.

Przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 października 2022 r. o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG, organ zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy i uznał, że przekazanie upominków świątecznych dla dzieci pracowników będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Dlaczego tak się stało? We wskazanej interpretacji wnioskodawca wskazał, że przychody z pracy, w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, powstają na skutek stosunku łączącego pracownika z pracodawcą. Przekazanie prezentów natomiast nie będzie wynikało z zawartych umów o pracę, ponadto nie będzie stanowiło wynagrodzenia za świadczoną przez pracowników pracę, a także nie będą stanowić dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji/wynagrodzenia za wykonaną pracę. Dlatego też organ stwierdził, iż wartość upominków nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy, tylko – jako darowizna – będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Podsumowując decydując się na obdarowanie pracowników i ich dzieci pracodawca koniecznie musi zweryfikować przesłanki do skorzystania ze zwolnienia podatkowego lub innego podejścia do opodatkowania prezentu aniżeli dotychczas ugruntowane.

[1] Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U.
z 2022 r., poz. 2647 ze zm.). 1000 zł od 2024 r.

[2] Zgodnie z art. 52l pkt 3 ustawy o PIT limit 2000 zł obowiązuje do końca 2023 r. Od 1 stycznia 2024 r. kwota limitu to 1000 zł.