„Biała lista podatników VAT” – czyli nowe sankcje i jeszcze więcej należytej staranności

Ustawa wprowadzająca ujednolicony rejestr podatników VAT otrzymała ostateczne brzmienie (przeszła przez Senat bez poprawek) i aktualnie oczekuje na podpis Prezydenta RP. Przyjrzyjmy się zatem rozwiązaniom, które wprowadza, wymogom, jakie nakłada na podatników zobowiązanych do dochowania należytej staranności oraz sankcjom, jakie przewiduje nie tylko w zakresie podatku VAT. Zmiany mają wpływ nie tylko na VAT ale – jak się może okazać: przede wszystkim – na opodatkowanie podatkiem dochodowym.

Status podatnika VAT

Celem ustawy są dalsze prace nad uszczelnianiem systemu VAT w Polsce. Wprowadzony zostanie jeden, aktualizowany codziennie, rejestr podatników VAT [Wykaz], który pozwoli na sprawdzenie statusu podatnika VAT (czynny, zwolniony, wykreślony, przywrócony). Wykaz będzie podawał dane na żądany dzień. Poza sprawdzeniem aktualnego statusu podatnika VAT i danych podmiotu, będzie również możliwość prześledzenia historii każdego podatnika. Dane dostępne w wykazie będą obejmowały okres do 5 lat poprzedzających rok, w którym podatnik zada takie pytanie. W intencji legislatora, jest to okres wystarczający, jako zbieżny z 5-letnim okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych i przedawnienia prawa do złożenia korekty deklaracji.

W ostatecznym brzmieniu ustawy nie uwzględniono postulatów zgłaszanych w toku konsultacji, które wskazywały na konieczność przeglądania danych za okres dłuższy, co może być istotne w przypadku kontroli podatkowej wykraczającej poza ten okres. 5-letni cenzus czasowy będzie również niewystarczający w przypadku gdy zaistniały zdarzenia powodujące przerwanie biegu terminu przedawnienia.

Dane rachunków bankowych – rewolucyjna zmiana

Poza możliwością sprawdzenia statusu podatnika VAT na wybrany dzień, rejestr rozszerzono o informacje na temat rachunków rozliczeniowych podatników. Źródłem informacji na ten temat będą wykazywane przez podatników dane w zgłoszeniach identyfikacyjnych i aktualizacyjnych NIP-2 oraz NIP-8, weryfikowane przy wykorzystaniu narzędzi STIR (przypomnijmy: system teleinformatyczny izby rozliczeniowej monitorujący przepływy pieniężne na rachunkach przedsiębiorców – o STIR pisaliśmy tutaj). Dane o podatnikach będą gromadzone przez Urzędy Skarbowe również na podstawie zgłoszeń rejestracyjnych VAT-R.

Upublicznienie danych zawartych w Wykazie możliwe będzie dzięki zniesieniu tajemnicy skarbowej w stosunku do niektórych danych, co rodzi wątpliwości ekspertów ochrony danych osobowych.

Sankcje

Publikacja wykazu zgłoszonych rachunków rozliczeniowych budzi najwięcej kontrowersji i rozszerza pojęcie należytej staranności, której podatnik powinien dochować prowadząc działalność gospodarczą. „Metodyka dochowania należytej staranności” (dokument przygotowany przez MF i dający wskazówki jak zachowywać należytą staranność w weryfikacji kontrahentów) nabiera nowego wymiaru również w odniesieniu do podatków dochodowych. Niezachowanie takiej staranności przekłada się na realne i dotkliwe sankcje.

Mechanizm wprowadzany ustawą nakłada faktyczny obowiązek każdorazowego sprawdzenia zgłoszonego do Wykazu rachunku bankowego kontrahenta, na rzecz którego realizowana jest zapłata (za towary czy usługi). Sankcje mają zastosowanie do płatności, o których mowa w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców (B2B, transakcja >15.000 zł)[¹]. W przypadku dokonania zapłaty na rachunek inny, niż taki, który jest ujawniony na dzień zlecenia przelewu w Wykazie jako rachunek naszego kontrahenta, podatnik:

1. odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z kontrahentem, za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług,
2. nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność
   • została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego (zapłata gotówką kwoty powyżej 15.000 PLN)_ lub
   • została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w Wykazie.

Ustawa przewiduje tryb ”awaryjny”, czyli co zrobić, gdy zapłata została dokonana, a podatnik stwierdza, że takiego rachunku bankowego dla danego kontrahenta w Wykazie nie ma. Powyższe sankcje nie będą stosowane jeśli w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu podatnik zawiadomi naczelnika urzędu skarbowego – ale uwaga – właściwego dla kontrahenta! – o zapłacie należności na inny rachunek, przekazując dane tego rachunku. Solidarnej odpowiedzialności w zakresie VAT (ale wyłącznie w zakresie VAT, nie dotyczy to sankcji CIT/PIT) nie poniesie również podatnik jeśli dokonał zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Wprowadzane mechanizmy rodzą również szereg wątpliwości w zakresie spójności regulacji z zasadami rozliczenia poszczególnych podatków (moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, zaliczki, przedpłaty, moment rozpoznania przychodu lub kosztu w CIT/PIT). Późniejsza data zapłaty i konsekwencje związane z wykonaniem płatności mogą potencjalnie skutkować koniecznością dokonania korekty rozliczeń.

Problemy praktyczne

Projektowana zmiana nie tylko będzie wiązała się z koniecznością dostosowania systemów finansowo-księgowych (wymóg każdorazowej weryfikacji przelewu w czasie rzeczywistym!), lecz budzi szereg wątpliwości w zakresie regulowania zobowiązań w innej formie niż zapłata poprzez rachunek bankowy (m.in. poprzez kompensatę czy potrącenie). Część aspektów technicznych zapewne wezmą na siebie banki. Jak czytamy w raporcie z konsultacji sektor bankowy analizuje możliwość wypracowania narzędzia pozwalającego na zweryfikowanie czy rachunek został zamieszczony w wykazie podatników VAT czynnych już na etapie dokonywania przelewu.

Podmioty zagraniczne

Po raz kolejny w procesie projektowania nowych regulacji i harmonogramu wprowadzania ich w życie pominięto podmioty zagraniczne zarejestrowane dla celów podatku VAT w Polsce. Wprowadzane zmiany będą stanowiły wyzwanie dla zagranicznych działów księgowych i systemów finansowych tych podmiotów. Konieczność każdorazowej weryfikacji numeru rachunku kontrahenta (w przypadku zapłaty z zagranicznego rachunku funkcjonalność weryfikacji na etapie dokonywania przelewu nie będzie oczywiście dostępne), zmiany w systemach księgowych w zakresie danych kontrahentów, które wymagają każdorazowej wielostopniowej akceptacji, a także tempo wprowadzanych zmian z pewnością nie przyczynią się do postrzegania Polski jako legislacji przyjaznej zagranicznym przedsiębiorcom. Jak wskazano w uwagach do projektu: budowanie regulacji prawnych z pominięciem typowych okoliczności towarzyszących działalności gospodarczej może negatywnie wpływać na konkurencyjność przedsiębiorstw, a co za tym idzie na ogólny stan gospodarki naszego państwa.

Wątpliwości mogą pojawić się również po stronie polskich podmiotów nabywających towary lub usługi od podmiotów zagranicznych zarejestrowanych na VAT w Polsce. Podmioty te nie mają obowiązku zgłaszania rachunków bankowych w zgłoszeniu rejestracyjnym czy identyfikacyjnym (choć w praktyce interpretacja Urzędów Skarbowych w tym zakresie bywa różna). Nie mają również obowiązku posiadania rachunku w polskim banku. Jak zatem polski przedsiębiorca dokonujący płatności na rzecz zagranicznego kontrahenta ma wykazać się należytą starannością w zakresie weryfikacji rachunku? Czy brak rachunku w polskim banku może przyczynić się do poniesienia negatywnych konsekwencji przez polskiego podatnika? Dylemat ten w pewnym zakresie wkrótce może zostać rozwiązany, gdyż projekt ustawy o wprowadzeniu obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności zakłada obowiązek posiadania rachunku w polskim banku, także przez niektóre podmioty zagraniczne (obrót towarami/usługami wskazanymi w nowym załączniku do ustawy o VAT).

Podsumowanie

Ustawa budzi zatem szereg praktycznych wątpliwości i realnych technicznych wyzwań. Wprowadzane regulacje wymuszą zmiany w wewnętrznych systemach księgowych firm, będą wymagały działań na polu systemowym/IT, harmonizacji na poziomie ERP, zaangażowania zarówno środków technicznych jak i modyfikacji wewnętrznych procedur. Natomiast harmonogram wejścia przepisów w życie i vacatio legis w zakresie sankcji znowu zaskakują podatnika w ostatniej chwili – przepisy mają zacząć obowiązywać od 1 września 2019 r. (sankcje od 1 stycznia 2020 r.)

Nie milkną również krytyczne głosy w zakresie przerzucania na przedsiębiorców znaczących konsekwencji związanych z niedochowaniem ustawowych obowiązków przez kontrahenta, a także zarzutu podwójnej karalności (sankcje VAT oraz sankcje CIT/PIT), w tym także za nieumyślne uchybienia.

Bez wątpienia należyta staranność zyskuje poprzez tę ustawę nowy wymiar. Konieczne będą m.in.:

• zwiększenie dyscypliny w zakresie przestrzegania obowiązków aktualizacyjnych nałożonych przez ustawę o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (co już na podstawie dzisiejszych przepisów objęte jest odpowiedzialnością osobistą na podstawie Kodeksu karnego skarbowego, ale w praktyce – z uwagi na trudności z praktyczne w zakresie weryfikacji – przepisy te nie są często stosowane),
• każdorazowa weryfikacji kontrahenta nie tylko w zakresie jego statusu VAT, ale również zgłoszonych rachunków bankowych (co wiąże się co najmniej z koniecznością wprowadzenia szeregu zmian w systemach finansowo-księgowych, zaimplementowania dodatkowych procedur i dodania procesów kontroli wewnętrznej),
• zwiększenie manualnej pracy w zakresie monitorowania poprawności rozliczeń podatkowych i podjęcie aktywnych działań uwalniających przedsiębiorcę z odpowiedzialności (zawiadomienie o numerze rachunku, na jaki dokonaliśmy płatność, korekta deklaracji).

[¹] art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców nakłada obowiązek dokonania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą za pośrednictwem rachunku bankowego w każdym przypadku, gdy:

1. stroną transakcji jest przedsiębiorca (B2B);

2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł.

Autor: Małgorzata Ronatowicz