Alokacja wydatków

Podatnicy co do zasady nie mają prawa do odliczenia VAT od wydatków związanych z ich działalnością objętą zwolnieniem od VAT. Nieodliczony VAT jest więc efektywnie kosztem prowadzonej działalności gospodarczej.

Podatnicy wykonujący zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione od VAT mają obowiązek:

• obliczyć proporcję VAT, czyli współczynnik struktury sprzedaży (WSS),
• stosować WSS do odliczenia VAT od wydatków związanych z działalnością mieszaną oraz
• ustalić, czy muszą dokonać rocznej korekty VAT i w przypadku pozytywnej weryfikacji skorygować ten podatek.

Przedsiębiorca powinien podzielić wydatki dotyczące sprzedaży opodatkowanej oraz sprzedaży zwolnionej, czyli dokonać tzw. alokacji bezpośredniej ponoszonych wydatków. Nie zawsze jednak bezpośrednie zalokowanie wydatków jest możliwe. Niektóre z wydatków mogą mieć jednocześnie związek zarówno z czynnościami opodatkowanymi, jak i zwolnionymi – wtedy VAT należy odliczyć według WSS.

Podatnicy, a w szczególności ich działy księgowe rozliczające koszty, nie mają często dostatecznych informacji, aby dokonać poprawnej alokacji wydatków dla celów odliczenia VAT. Taka sytuacja może oznaczać nie tylko błędy w rozliczeniu podatku VAT lub CIT/PIT (niepoprawne ustalenie kwoty VAT będącego kosztem uzyskania przychodów) lub nadmierne obciążenie działów księgowych, ale także nieefektywność finansową firmy. Chcąc przyjąć bezpieczne podejście podatnicy decydują się bowiem, przykładowo, stosować proporcję VAT w odniesieniu do zbyt wielu kategorii wydatków. Takie podejście jednak nie musi być optymalne finansowo.