Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wyzwanie czy szansa?

W lutym 2026 roku wejdzie w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza rewolucję w sposobie dokumentowania transakcji w Polsce. Choć wielu przedsiębiorców już teraz przygotowuje się do zmian, dla niektórych temat wciąż budzi wiele wątpliwości. Czym jest KSeF i jak wpłynie na codzienne funkcjonowanie firm?

Czym jest KSeF?

KSeF to system elektroniczny, który pozwala na wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Polska miała być jednym z pierwszych krajów Unii Europejskiej, które wdrożą obowiązkowy system e-fakturowania, ale kolejne przesunięcia terminów sprawiły, że wyprzedziły nas m.in. Włochy i Rumunia. Wprowadzenie KSeF ma zapewnić większą transparentność rozliczeń oraz ograniczyć nadużycia podatkowe, jednak wdrożenie nowego systemu wiąże się także z wieloma wyzwaniami.

Co zmienia KSeF?

1. Obowiązek e-fakturowania – Od 2026 roku każda faktura wystawiana w Polsce będzie musiała być przesłana do KSeF i zatwierdzona przez system. Faktura uzyska unikalny numer KSeF, który będzie niezbędny do dokonania płatności.
2. Nowe procedury dla firm – Zmiana nie dotyczy tylko IT. Przedsiębiorstwa będą musiały dostosować swoje systemy księgowe i operacyjne, a także zmienić procesy w relacjach z kontrahentami.
3. Stopniowe wdrażanie – Od lutego 2026 roku KSeF obejmie duże firmy (obroty powyżej 200 mln zł), a od kwietnia – wszystkich pozostałych podatników.

Czy przedsiębiorcy są gotowi?

Wielu przedsiębiorców rozpoczęło już przygotowania do wdrożenia KSeF, szczególnie ci, którzy działają na dużą skalę. Niektóre firmy testują system w dobrowolnym trybie, wystawiając e-faktury np. między spółkami w grupie. Inni czekają na ostateczne regulacje i dopracowanie systemu przez Ministerstwo Finansów.

Obawy budzi kwestia wydajności systemu – KSeF będzie musiał obsłużyć miliony faktur dziennie. Przykłady z przeszłości, takie jak początkowe trudności z JPK, pokazują, że wdrażanie nowych narzędzi w administracji podatkowej bywa wyzwaniem.

KSeF a zmiany na poziomie UE

KSeF to część większej zmiany – Unia Europejska przyjęła pakiet VAT in the Digital Age (VIDA), który stopniowo wprowadzi jednolite standardy e-fakturowania w całej UE. Od 2030 roku faktury wewnątrzwspólnotowe będą musiały mieć jednolity format, a od 2035 roku – również te krajowe. Oznacza to, że w przyszłości polskie firmy mogą być zobowiązane do dostosowania się do jeszcze szerszych zmian.

Co dalej?

Przedsiębiorcy nie powinni odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Już teraz warto przetestować system i przeanalizować, jakie zmiany będą konieczne w firmie. Kluczowe będą inwestycje w systemy IT, szkolenia dla pracowników i dostosowanie procedur księgowych.

KSeF to bez wątpienia wyzwanie, ale również szansa na usprawnienie procesów i lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów. Jak każda zmiana, wymaga odpowiedniego podejścia i przygotowania. Warto zacząć już teraz.