Cash pooling – co to jest, jak działa i jakim podlega obowiązkom w cenach transferowych?

Cash pooling to coraz popularniejsze rozwiązanie w grupach kapitałowych. Ułatwia zarządzanie środkami finansowymi wielu podmiotów i ulepsza kontrolę nad płynnością finansową. Przynosi oszczędności i efektywniejsze gospodarowanie funduszami w ramach jednej grupy kapitałowej.

Cash pooling – co to takiego?

Cash pooling to system zarządzania płynnością finansową, z którego korzystają spółki w ramach grup kapitałowych. Rozwiązanie wprowadza się przede wszystkim, aby optymalizować koszty finansowe poprzez wspólne zarządzanie środkami pieniężnymi. Cash pooling umożliwia konsolidację sald na rachunkach bankowych spółek należących do jednej grupy kapitałowej. W ten sposób unikniesz sytuacji, gdy część podmiotów ma nadwyżki środków, a inne borykają się z niedoborami finansowymi.

Dzięki mechanizmowi cash poolingu firmy z tej samej grupy mogą lepiej wykorzystać dostępne zasoby finansowe. Tak minimalizują koszty związane z pożyczkami bankowymi. Warto dodać, że cash pooling możesz realizować w ramach jednego kraju lub kilku jurysdykcji, aby wykorzystać jego korzyści w skali międzynarodowej.

Jak działa cash pooling?

Cash pooling występuje w dwóch podstawowych modelach: rzeczywistym i wirtualnym. Każdy funkcjonuje według innych zasad, ale oba mają ten sam cel – zwiększyć efektywność zarządzania płynnością.

Cash pooling rzeczywisty

To rzeczywisty transfer środków między rachunkami bankowymi spółek z grupy kapitałowej. Na koniec dnia bank automatycznie przesuwa nadwyżki z rachunków spółek z dodatnim saldem na główny rachunek centralny. A jeśli któryś z podmiotów ma na rachunku saldo ujemne, to brakujące środki otrzymuje automatycznie z rachunku centralnego. Grupa kapitałowa unika wtedy niepotrzebnych kosztów odsetkowych oraz lepiej wykorzystuje dostępne środki.

Cash pooling wirtualny

To bardziej zaawansowane rozwiązanie, w którym rachunki bankowe spółek są ze sobą połączone jedynie wirtualnie. W tym modelu nie ma rzeczywistego transferu środków pomiędzy rachunkami. Bank kalkuluje saldo zbiorcze wszystkich podmiotów, uwzględniając nadwyżki i niedobory poszczególnych rachunków. Dzięki temu spółki mogą uniknąć opłat i odsetek wynikających z zadłużenia na poszczególnych rachunkach. Zachowują też większą autonomię finansową.

Czym wyróżnia się umowa cash poolingu?

Umowa cash poolingu jest kluczowym dokumentem, który reguluje zasady korzystania z tego rozwiązania w grupie kapitałowej. Powinna szczegółowo określać obowiązki oraz prawa wszystkich uczestników. Jest kilka istotnych elementów takiej umowy, na które warto zwrócić szczególną uwagę. Może ona bowiem stanowić wyzwanie pod względem prawnym i podatkowym.

Przede wszystkim umowa powinna precyzyjnie opisywać zasady transferu środków między rachunkami bankowymi. To dotyczy również kwestii związanych z oprocentowaniem sald dodatnich i ujemnych oraz rozliczeń odsetek.

Ważnym punktem jest także określenie roli koordynatora cash poolingu (pool leadera). Zazwyczaj odpowiada on za zarządzanie środkami w ramach grupy. Koordynator może być podmiotem z grupy kapitałowej lub bankiem, który obsługuje całość procesu.

Jeżeli grupę kapitałową tworzą spółki z różnych krajów to umowa cash poolingu powinna uwzględniać specyfikę zaangażowanych jurysdykcji podatkowych. Koniecznie dostosuj zapisy umowy do przepisów podatkowych obowiązujących w danym kraju, aby uniknąć ryzyka niezgodności z lokalnymi regulacjami.

Cash pooling a ceny transferowe

Pamiętaj też o cenach transferowych. Upewnij się, że mechanizm kalkulacji ceny w transakcji między podmiotami powiązanymi w grupie kapitałowej jest zgodny z zasadami rynkowymi. Zwróć szczególną uwagę na ustalenie odpowiedniego wynagrodzenia za udział w systemie cash poolingu. Dotyczy to również opłat i odsetek za korzystanie z nadwyżek środków oraz za regulowanie debetów.

Jeśli wartość transakcji w systemie cash pooling przekroczy 10 mln złotych to podmioty biorące w nim udział mają obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych, aby udokumentować rynkowy charakter takich transakcji. Oznacza to, że spółki muszą stosować rynkowe poziomy oprocentowania i opłat związanych z uczestnictwem w systemie cash pooling. Tak podatnik uniknie podejrzeń o zaniżanie lub zawyżanie wartości tych transakcji, aby unikać opodatkowania.

Sama dokumentacja powinna zawierać informacje, które pozwalają określić korzyści dla poszczególnych uczestników systemu cash pooling. Co może być korzyścią? Na przykład uzyskanie finansowania w przypadku niskiego ratingu kredytowego. Albo niższe opłaty związane z uzyskaniem finansowania w porównaniu z pozyskiwaniem środków finansowych z rynku.

Jeśli cash pooling obejmuje podmioty z różnych jurysdykcji podatkowych, zachowaj szczególną ostrożność. Koniecznie zadbaj o zgodność z przepisami o cenach transferowych w poszczególnych krajach. Grupy kapitałowe powinny rozważyć konsultację z doradcą podatkowym, który pomoże odpowiednio przygotować dokumentację i zadbać o zgodność z lokalnymi przepisami.

Podsumowanie

Cash pooling to system, który umożliwia efektywniejsze zarządzanie środkami finansowymi w grupach kapitałowych. W tym rozwiązaniu podmioty mogą lepiej wykorzystywać dostępne zasoby finansowe. Minimalizują też koszty obsługi rachunków bankowych i zadłużenia. Aby wyciągnąć maksimum korzyści z cash poolingu, przygotuj odpowiednią umowę oraz zadbaj o zgodność z przepisami o cenach transferowych.