KSeF wraca na agendę: Kluczowe zmiany w założeniach ustawy i perspektywy dla podatników

Po pewnym rozprężeniu jakie nastąpiło na skutek ogłoszonej na początku roku decyzji o odroczeniu wejścia w życie KSeF i uchwaleniu ustawy przesuwającej ten termin na 2026 r. wydaje się, że temat KSeF wraca na agendę prac rządu i ministerstwa finansów.

Na początku października dostaliśmy informację, iż na przełomie października i listopada odbędą się finalne konsultacje w sprawie KSeF a 28 października w wykazie prac legislacyjnych pojawiły się założenia do projektu ustawy mającej określić ostateczny kształt KSeF.

KSeF w 2026 r.: Kto i kiedy będzie zobowiązany do stosowania systemu?

Pierwszy punkt założeń dotyczy terminów wejścia w życie obowiązku stosowania KSeF – tu bez zaskoczeń projektodawcy podtrzymują zamiar „fazowania” obowiązku wprowadzenia KSeF – od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. W kontekście powyższego wskazano również, że utrzymane i odpowiednio dostosowane zostaną regulacje przejściowe w zakresie podawania numeru KSeF w przelewach, wystawiania faktur na kasach rejestrujących, czy odraczające stosowanie kar za naruszenie obowiązków w sferze stosowania KSeF.

Okres przejściowy dla podatników cyfrowo wykluczonych

Pewnym novum jest wprowadzenie dodatkowego okresu przejściowego dla podatników wykluczonych cyfrowo. Kwestia ta była podnoszona w toku prowadzonych już konsultacji i zgodnie z projektem, podatnicy u których skala działalności i wystawianych faktur jest niewielka, mieliby wydłużony czas na dostosowanie się do KSeF, gdyż stałby się on dla nich obowiązkowy od 1 października 2026 r.

Tryb offline dostępny dla wszystkich – tylko tymczasowo?

Istotnym punktem założeń jest również możliwość stosowania tzw. trybu offline dla wszystkich podatników do końca 2026 r. Jest to o tyle istotne, że w pierwotnej wersji obowiązkowego KSeF tryb offline był przewidziany wyłącznie dla sytuacji niedostępności KSeF, w związku z czym w toku konsultacji pojawiły się postulaty, aby przynajmniej w okresie przejściowym formalnie rozszerzyć możliwość stosowania ww. trybu. Jak widać ministerstwo wsłuchało się w głos podatników i zakłada wprowadzenie takiej możliwości. Niemniej jednak przy braku szczegółów trudno na ten moment ocenić, czy rozwiązanie spełni oczekiwania podatników, tym bardziej, że w toku konsultacji pojawiały się również dalej idące postulaty jak choćby wprowadzenie na stałe możliwości korzystania z trybu offline przynajmniej dla określonych branż, czy typów transakcji, a także wydłużenia czasu na przesłanie do KSeF faktury wystawionej w tym trybie. Należy jednak pamiętać, że tryb offline nie oznacza możliwości wystawiania zwykłych faktur. Faktury będą musiały być wystawione w formie elektronicznej zgodnej ze schemą faktury ustrukturyzowanej, w takiej formie będą przekazywane klientom, a następnie w określonym terminie będą musiały zostać przesłane do KSeF.

Faktury konsumenckie a KSeF

Ważnym punktem założeń jest też przewidywana możliwość wystawiania w KSeF faktur konsumenckich. Temat ten był przedmiotem licznych dyskusji i budził wiele emocji, a w toku prac nad ustawą nastąpiło kilka zwrotów akcji, w efekcie których faktury konsumenckie miały zostać całkowicie wyłączone z KSeF ze względu na wątpliwości w zakresie ochrony danych osobowych. Pomimo tego, część podatników postulowała aby faktury konsumenckie włączyć do KSeF, przynajmniej dobrowolnie, co jest zrozumiałe zwłaszcza patrząc z perspektywy przedsiębiorców świadczących masowe usługi. Jak widać w tym aspekcie Ministerstwo również postanowiło wyjść naprzeciw oczekiwaniom podatników, choć z drugiej strony pozostaje pytanie o wydajność systemu, który będzie musiał obsłużyć większą liczbę faktur, a także o kwestie danych osobowych, która jak widać nie stanowi już tak istotnego problemu.

Wyrównanie środowisk KSeF – techniczne przygotowania przed pełnym wdrożeniem

Ostatnią kwestią poruszoną w projekcie założeń jest wyrównanie środowisk KSeF, tj. wprowadzenie pełnych funkcjonalności technicznych systemu obowiązkowego przed datą wejścia w życie rozwiązań nakładających na podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Takie rozwiązanie należy ocenić w pełni pozytywnie, gdyż pozwoli podatnikom na faktyczne przygotowania się do wdrożenia KSeF i przetestowanie wszystkich wymaganych funkcjonalności.

Brakujące regulacje: ustrukturyzowane załączniki i rozwiązania dla JST

Na koniec, warto zwrócić uwagę na to czego zabrakło w zaprezentowanym projekcie założeń. W wyniku ostatnich konsultacji Ministerstwo deklarowało bowiem wprowadzenie ustrukturyzowanego załącznika do faktur dla wybranych grup transakcji wymagających wystawiania zbiorczych faktur, z jednoczesnym wyłączeniem z obowiązku korzystania z KSeF do czasu opublikowania wzoru takiego załącznika. Pomysł ten wydawał się dobry, choć wymagał doprecyzowania, natomiast w opublikowanym projekcie zabrakło jakiejkolwiek wzmianki w tym temacie – być może pojawi się już w samym projekcie ustawy.

Kolejna kwestia, która nie została wspomniana w projekcie założeń, to rozwiązania dedykowane dla JST. Przedstawiciele Ministerstwa deklarowali bowiem pewne zmiany, m.in. w zakresie identyfikacji podmiotów z uwzględnieniem specyfiki JST, natomiast opublikowane założenia do ustawy milczą w tej kwestii.

Kiedy finalne ustalenia?

Podsumowując, wiele wskazuje na to, że być może jeszcze w tym roku doczekamy się kolejnych kroków w zakresie ustalenia ostatecznego kształtu KSeF, co jest bardzo pożądane przez wszystkich podatników. Termin przyjęcia projektu nowelizacji przepisów przez Radę Ministrów wyznaczono na czwarty kwartał br. Do obecnie obowiązujących terminów wejścia w życie KSeF został nieco ponad rok, a patrząc z perspektywy działań jakie podatnicy podejmowali albo powinni podjąć aby przygotować się na wdrożenie w pierwotnej wersji (1 lipca 2024 r.), to niezbyt dużo czasu na przeprowadzenie tak złożonego procesu. O ile samo odroczenie wejścia w życie KSeF było oceniane raczej pozytywnie, o tyle dalsze losy projektu KSeF budzą pewien niepokój. Brak konkretów i pewności co do tego jak ma funkcjonować KSeF powodują, że czas jaki kupiono odroczeniem jest teraz marnowany.