Możliwość obniżenia podstawy opodatkowania VAT przy zwrocie lub reklamacji towaru zakupionego online

Interpretacja indywidualna Dyrektor KIS z 9 października 2024 r.[1].

Opis sprawy

Wnioskodawca to polska spółka kapitałowa z siedzibą w Polsce, która działa jako czynny podatnik VAT. Spółka prowadzi sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych, stosując kasy fiskalne online. Klienci mają prawo zwrócić towar w terminie 14 dni lub później w uzasadnionych przypadkach, a spółka dokumentuje te zwroty, m.in. poprzez wydruk zwrotu z systemu sprzedaży oraz dokumentację księgową.

Problem dotyczy sytuacji, gdy zwracany towar jest wysyłany bezpośrednio do magazynu centralnego, a protokół przyjęcia zwrotu nie jest podpisany przez klienta (jedynie przez pracownika spółki). Spółka zastanawia się, czy w takim przypadku spełnia wymogi Rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r.[2] czy może skorygować podstawę opodatkowania w VAT, w sytuacjach gdy:

• posiada jedynie protokół przyjęcia podpisany przez swojego pracownika;
• nie posiada protokołu przyjęcia zwrotu lub reklamacji.

Wnioskodawca argumentuje, że jego ewidencja spełnia wymogi rozporządzenia, a pomimo braku podpisu klienta na protokole zwrotu, zwrot dokumentowany jest innymi dowodami, co powinno umożliwiać obniżenie podstawy opodatkowania VAT.

Stanowisko KIS

Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) w odpowiedzi na wniosek o interpretację indywidualną uznaje, że stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe.

Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem podatnika w odniesieniu do kwestii dokumentowania i ewidencjonowania zwrotów oraz reklamacji towarów przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Przepisy ustawy VAT oraz rozporządzenia dotyczącego kas rejestrujących wymagają, aby zwroty i reklamacje były ujęte w odrębnej ewidencji, gdy nie można ich bezpośrednio korygować na kasie fiskalnej. W tej dokumentacji podatnik musi wykazać m.in. datę zwrotu, wartość towaru, oraz sporządzić protokół podpisany przez sprzedawcę i nabywcę, który potwierdzi transakcję.

KIS argumentuje, że mimo iż kasa fiskalna nie umożliwia korekty sprzedaży, możliwe jest obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego w przypadku, gdy podatnik jest w stanie udokumentować, że wartość sprzedaży była inna niż pierwotnie zaewidencjonowana, np. z powodu zwrotu towaru. KIS potwierdziła również, że stosowane zasady dokumentowania odstąpienia od umowy są zgodne z przepisami dotyczącymi umów zawieranych na odległość, co daje konsumentowi prawo do odstąpienia w określonym terminie.

Znaczenie dla podatników

Dla podatników VAT istotnym wnioskiem jest to, że w przypadku zwrotu lub reklamacji towaru możliwe jest obniżenie podstawy opodatkowania, nawet jeśli brakuje protokołu zwrotu podpisanego przez klienta. Kluczowe jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej zwrot, w tym wartości zwróconego towaru oraz potwierdzenia dokonania zwrotu należności klientowi. Prowadzona ewidencja, zgodnie z przepisami, może w takich przypadkach posłużyć do korekty sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej.

***

[1] Sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.623.2024.2.ALN.

[2] Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 1625 ze zm.).