Lokalna dokumentacja cen transferowych. Co powinien zawierać Local File?

Czym jest dokumentacja Local File?

Dokumentacja cen transferowych jest dokumentem formalnie wymaganym przez ustawodawcę, dedykowanym współpracy wewnątrzgrupowej. Dokumentację cen transferowych Local File przygotowujesz, gdy realizujesz transakcje kontrolowane z podmiotami powiązanymi. Sporządzasz ją, co do zasady, gdy wartość tych transakcji w roku podatkowym przekroczyła progi kwotowe, które ustalono w przepisach.

Na sporządzenie dokumentacji cen transferowych Local File masz termin ustawowy do końca 10. miesiąca od zakończenia roku podatkowego.

Co powinna zawierać dokumentacja cen transferowych?

Zgodnie z przepisami dokumentacja cen transferowych ma wykazywać, że w ramach dokumentowanej transakcji kontrolowanej podmioty powiązane ustaliły ceny na warunkach, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane.

Dlatego ustawodawca określił obowiązkowe elementy dokumentacji cen transferowych. Lokalna dokumentacja cen transferowych jest kompletna, gdy obejmuje:

opis podatnika:

• na czym polega jego działalność,
• na jakich rynkach ją prowadzi,
• jak wygląda jego struktura zarządcza oraz struktura zatrudnienia,
• charakterystyka rynku, na którym prowadzi działalność, wraz ze wskazaniem głównych konkurentów oraz opisem wpływu, jaki na jego działalność mają warunki ekonomiczne i regulacyjne,
• opis jego strategii gospodarczej,
• wskazanie transakcji zrealizowanych – w dokumentowanym i poprzednim roku obrotowym – które dotyczą przeniesienia istotnych ekonomicznie funkcji, aktywów i ryzyk (jeżeli miały miejsce);

opis transakcji kontrolowanej:

• zwięzły opis przedmiotu oraz warunków transakcji kontrolowanej,
• opis funkcji realizowanych w ramach tej transakcji przez jej strony, angażowanych w tym celu aktywów oraz ryzyk ponoszonych w związku z realizacją transakcji kontrolowanej (oraz zdolności stron transakcji do ich ponoszenia). Analiza funkcjonalna powinna też zawierać odniesienia do roku poprzedzającego rok obrotowy, aby wykazać ewentualne zmiany w ujęciu rocznym,
• opis kontrahenta w dokumentowanej transakcji kontrolowanej, który obejmuje (i) dane identyfikacyjne powiązanego kontrahenta, (ii) przedmiot działalności kontrahenta, (iii) rodzaj powiązań między podatnikiem a powiązanym kontrahentem,
• przyjęty przez strony sposób kalkulacji ceny transferowej, wraz z opisem jego założeń,
• wartość zrealizowanej transakcji kontrolowanej, w podziale na poszczególnych kontrahentów powiązanych,
• informacja o płatnościach w ramach opisywanej transakcji kontrolowanej, w tym dokonanych potrąceniach wzajemnych wierzytelności (jeżeli miały miejsce),
• dołączenie wszelkich dokumentów związanych z transakcją kontrolowaną (umowy, porozumienia wewnątrzgrupowe i inne dokumenty),
• informacja, czy dla transakcji kontrolowanej zawarto porozumienia, w tym uprzednie porozumienia cenowe, z administracjami podatkowymi państw innych niż Rzeczpospolita Polska oraz czy uzyskano dla transakcji kontrolowanej interpretacje podatkowe;

analizę cen transferowych, która uzasadnia rynkowy charakter transakcji kontrolowanej. Obejmuje ona:

• opis metody weryfikacji ceny transferowej wraz z uzasadnieniem jej wyboru,
• wskazanie badanej strony lub transakcji,
• szczegółowy opis analizy, w tym:
  • opis procesu wyszukiwania i doboru danych oraz (i) wskazanie źródeł tych danych, (ii) uzasadnienie doboru kryteriów wyszukiwania, (iii) istotne założenia przyjęte w analizie,
  • dane porównawcze w formie edytowalnej, aby umożliwić weryfikację lub odtworzenie analizy,
  • uzasadnienie przyjęcia w analizie danych z jednego roku lub z wielu lat,
  • uzasadnienie przyjętego w analizie wskaźnika finansowego,
  • opis korekt porównywalności zastosowanych w analizie,
  • wskazanie wyników przeprowadzonej analizy,
  • odniesienie wyniku analizy do wyniku transakcji kontrolowanej;
• jeśli Twoja analiza cen transferowych ma formę analizy zgodności, to musisz dodać także:
  • uzasadnienie wyboru zastosowanej techniki wyceny,
  • opis źródeł danych wykorzystanych w wycenie,
  • opis założeń przyjętych do wyceny, wraz z ich uzasadnieniem, zwłaszcza założeń do wskaźników stosowanych w wycenie oraz opis sposobu kalkulacji tych wskaźników,
  • opis założeń przyjętych do prognoz, wraz z ich uzasadnieniem, w tym opis źródła danych oraz wskazanie celu prognozy,
  • analizę wrażliwości,
  • uzasadnienie przyjętego punktu z przedziału;

informacje finansowe:

• zatwierdzone sprawozdanie finansowe,
• wskazanie pozycji tego sprawozdania finansowego, w których zaklasyfikowano opisaną transakcję kontrolowaną.

Jak sporządzić dokumentację cen transferowych?

Dokumentację cen transferowych możesz przygotować w dowolnej formie. Ustawodawca nie przewidział żadnego jej wzorca. Chodzi o to, aby w dokumentacji cen transferowych opisać wszystkie elementy obowiązkowe, które omawiamy powyżej.

Uczulamy zwłaszcza na elementy obowiązkowe dokumentacji cen transferowych, które są często pomijane:

• opis rynku, na którym działa podatnik, wraz ze wskazaniem jego głównych konkurentów oraz wpływu warunków ekonomicznych i regulacyjnych na działalność podatnika;
• opis funkcji realizowanych przez strony w transakcji, opis angażowanych w tym celu aktywów oraz opis ryzyk ponoszonych w związku z realizacją transakcji kontrolowanej (oraz zdolności stron transakcji do ich ponoszenia). W analizie funkcjonalnej opisz również odniesienia do roku poprzedzającego rok obrotowy, aby wykazać ewentualne zmiany w ujęciu rocznym;
• informacja o płatnościach w ramach transakcji kontrolowanej, w tym ewentualnych potrąceniach wzajemnych wierzytelności;
• wskazanie transakcji zrealizowanych w dokumentowanym i poprzednim roku obrotowym, które dotyczą przeniesienia istotnych ekonomicznie funkcji, aktywów i ryzyk (jeżeli miały miejsce);
• wskazanie pozycji sprawozdania finansowego, w których zaklasyfikowano transakcję kontrolowaną.

Pamiętaj, żeby sporządzić dokumentację cen transferowych zgodnie ze stanem faktycznym. Chodzi o to, aby oddać, jak faktycznie wygląda współpraca między podmiotami powiązanymi, a nie przepisać to, co wynika z dokumentów danej transakcji kontrolowanej (np. umowy).

Jak aktualizować dokumentację cen transferowych?

Transakcje kontrolowane między podmiotami powiązanymi mają często charakter długoterminowy. Obowiązek ich udokumentowania może zatem wystąpić w kilku latach podatkowych. Raz udokumentowaną transakcję kontrolowaną musisz więc zaktualizować w dokumentacji cen transferowych na kolejny rok podatkowy.

Często słyszymy, że aktualizacja dokumentacji cen transferowych to jedynie zmiana wartości transakcji. Nic bardziej mylnego. Aby zaktualizować dokumentację cen transferowych należy między innymi:

• odzwierciedlić uwarunkowania rynkowe na dany rok,
• zweryfikować, czy w danym roku podatkowym zaszły zmiany w ramach działalności prowadzonej przez podatnika lub powiązanego kontrahenta,
• zweryfikować faktyczny przebieg transakcji kontrolowanej w danym roku podatkowym i odpowiednio opisać ewentualne zmiany w jej warunkach,
• zaktualizować dane finansowe w dokumentacji cen transferowych,
• ustalić, czy analiza cen transferowych jest ważna na dany rok podatkowy, czy też trzeba ją przygotować ponownie.

Jakie są kary za brak dokumentacji cen transferowych albo niekompletną dokumentację?

Określa je artykuł 56c kodeksu karnego skarbowego. Jeśli:

• wbrew obowiązkowi nie sporządzisz lokalnej dokumentacji cen transferowych,
• nie dołączysz do lokalnej dokumentacji cen transferowych grupowej dokumentacji cen transferowych,
• sporządzisz dokumentację cen transferowych niezgodnie ze stanem rzeczywistym,

to podlegasz karze grzywny do 720 stawek dziennych.

Kara grzywny za sporządzenie dokumentacji cen transferowych po terminie wynosi natomiast do 240 stawek dziennych.

Jest też potencjalna kara, która dotyczy tzw. dodatkowego zobowiązania, określonego w artykule 58c ordynacji podatkowej. Otóż stawka sankcyjna 10% dodatkowego zobowiązania może zostać podwojona lub nawet potrojona. Jest to dopuszczalne m.in., gdy podatnik nie przedłożył organowi dokumentacji cen transferowych.

Zadbaj o bezpieczeństwo podatkowe

Prawidłowe sporządzenie i aktualizacja lokalnej dokumentacji cen transferowych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami. To sprawdzony sposób na minimalizację ryzyka podatkowego i uniknięcie kar.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji lub masz pytania dotyczące cen transferowych, skontaktuj się z naszymi ekspertami.

Zadbamy, aby Twoja dokumentacja była zgodna z obowiązującymi przepisami i optymalnie dostosowana do specyfiki Twojej działalności.