Brak procedur w firmie może negatywnie wpłynąć na rozliczenia VAT

Niedawny wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 października 2022 r. (sygn. I FSK 1323/18) dotyka bardzo drażliwej kwestii niedoborów inwentaryzacyjnych oraz ewentualnego zachowania prawa do odliczenia VAT. NSA kolejny już raz wskazuje, że nieprzestrzeganie procedur wewnętrznych, w tym brak kontroli nad zatrudnionymi pracownikami, może negatywnie odbić się na rozliczeniach VAT podatnika.

Jest to logiczne, gdyż gdyby przyjąć, że w przypadku każdej kradzieży podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, otwierałoby to drogę do nadużyć i wykorzystywania podatku VAT do działań nieuczciwych.

Organy podatkowe konsekwentnie bowiem uznają, że w sytuacji, gdy:

• podatnik nabywa towar z zamiarem jego wykorzystania do czynności opodatkowania,
• lecz przyczyny, dla których towary te jednak nie mogą zostać wykorzystane w prowadzonej działalności gospodarczej, wystąpiły niezależnie od woli podatnika, i w żaden sposób podatnik do ich powstania się nie przyczynił,

powstałe niedobory towarów nie mogą mieć wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu.

Również z orzecznictwa TSUE wynika, że dla zachowania zasady neutralności VAT – istotne jest nie tyle rzeczywiste wykorzystanie nabytych towarów do prowadzonej działalności gospodarczej, lecz zamiar ich wykorzystania w tym właśnie celu. Co niezwykle istotne, w wyroku w sprawie C-37/95 (Państwo Belgijskie przeciwko Ghent Coal Terminal NV) z 15 stycznia 1998 r. TSUE podkreślił, że w przypadku, gdy nabycie towarów zostało poczynione z zamiarem wykorzystania ich do działalności opodatkowanej, ale z powodów pozostających poza kontrolą podatnika nie wykorzystał on nabytych towarów w prowadzeniu tej działalności, prawo podatnika do odliczenia VAT zostaje zachowane.

Po pierwsze procedury

Czy wspomniany wyrok NSA cokolwiek zmienia w praktyce orzeczniczej? Niekoniecznie, ale z pewnością jest dowodem na to, że odpowiednio przygotowane procedury w firmie mogą uchronić ją przed naprawdę niekorzystnymi konsekwencjami podatkowymi.

Nie zawsze przecież zauważone niedobory towarów mogą być wynikiem kradzieży klienta lub pracownika. Na szczęście różnice inwentaryzacyjne najczęściej wynikają po prostu z błędu pracownika magazynu lub działu księgowości, a więc powstają w wyniku nieprawidłowo wprowadzonej liczby towarów na magazynie lub błędnie zaksięgowanej faktury.

Nie bez przyczyny firmy wprowadzają procedurę inwentaryzacji towarów częściej niż raz do roku. Jest to działanie, które bez wątpienia ogranicza ryzyko podatkowe a poza tym daje szybszą kontrolę nad funkcjonującymi zasadami w zakresie kontroli gospodarki magazynowej.

Przede wszystkim w każdej sytuacji stwierdzenia niedoborów towarów – podatnik powinien być w stanie udokumentować i wyjaśnić okoliczności oraz przyczyny zaistniałych w tym zakresie różnic inwentaryzacyjnych. To w gestii podatnika leży bowiem zabezpieczenie warunków gospodarowania towarami oraz zorganizowanie obiegu dokumentów, w tym magazynowych, w taki sposób, aby zapewnić kontrolę zamówień i realizacji dostaw. 

Po drugie identyfikacja przyczyny powstania niedoboru towaru

Przepisy prawa podatkowego nie wskazują, w jaki sposób podatnik powinien dokumentować zauważone niedobory inwentaryzacyjne w towarach. Na podstawie analizy wyroków sądów administracyjnych oraz dość już licznych interpretacji podatkowych – szczególną rolę w procesie identyfikacji zauważonych niedoborów towarów odgrywa właściwa dokumentacja, która powinna wskazać nie tylko wartość straty, ale również potwierdzić okoliczności i przyczyny jej zaistnienia.

Z pewnością nie istnieje jeden uniwersalny model tworzenia procedury właściwego zachowania się podatnika w sytuacji stwierdzenia niedoboru towarów. Niewątpliwie ścisły nadzór nad pracownikami jest niezbędny – lecz samo zobowiązanie pracownika do ponoszenia odpowiedzialności materialnej to zdecydowanie za mało, aby móc uznać, że podatnik dochował należytej staranności, by do braków w magazynie / sklepie nie dochodziło. Odpowiedzialność majątkowa osób odpowiedzialnych to jedno, a konsekwencje w zakresie braku prawa do odliczenia VAT to zupełnie inna kwestia, która bardzo często przybiera dość istotne materialne wartości.

Na co zwracać uwagę

Przedsiębiorca powinien zdefiniować (samodzielnie lub z pomocą doradcy) kryteria, którymi ma się kierować w takim budowaniu procedur wewnętrznych, by mogły one ograniczyć potencjalne ryzyko uznania stwierdzonych niedoborów towarów za zawinione. Niezwykle istotne jest wypracowanie rozsądnego rozwiązania oraz stworzenie takich procedur, które nie tylko ułatwią prowadzenie działalności gospodarczej, ale również będą odpowiedzią na rosnące oczekiwania organów podatkowych.