Praca zdalna – wsparcie ze strony pracodawcy, a przychód pracownika

8 marca 2021r. minął rok od wejścia w życie przepisów umożliwiających polecenie pracownikom wykonywania obowiązków w formie zdalnej w okresie obowiązywania stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19. W tym czasie pracodawcy zgłaszali wiele wątpliwości odnośnie zasadności opodatkowywania dodatkowych świadczeń zapewnianych pracownikom zdalnym. Do najczęstszych zaliczyć można kwestię refundacji sprzętu do wyposażenia „domowego biura” czy też dodatku do wynagrodzenia na pokrycie zwiększonych kosztów ponoszonych przez pracowników w trakcie pracy zdalnej (np. energia elektryczna, Internet, woda). Podejście fiskusa ewoluowało w ciągu roku. Analiza stanowiska fiskusa wyrażona w interpretacjach podatkowych wydanych od grudnia 2020 r. pozwala na wyciągnięcie pierwszych wniosków dotyczących kwestii zapewniania przez pracodawców dodatkowych świadczeń pracowniczych w związku z  pracą zdalną. Istotne znaczenie mają przepisy Tarczy 4.0 stanowiące m.in. że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. To zobowiązanie nałożone na pracodawców dało organom skarbowym asumpt do przyjęcia, iż refundacja różnych wydatków ponoszonych przez pracowników w trakcie pracy zdalnej nie będzie stanowić dla nich dodatkowego przychodu ze stosunku pracy. Oznacza to, że takie świadczenia nie będą opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych ani nie będą stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o ile są gwarantowane w czasie pracy zdalnej. W dotychczas wydanych indywidualnych interpretacjach podatkowych fiskus uznawał, że dodatkowego przychodu ze stosunku pracy nie będzie stanowić np. zwrot kosztów zakupu niezbędnego do pracy sprzętu (krzesło biurowe, stół/biurko, podnóżek, uchwyt na dokumenty, apteczka) czy też wypłacany w formie ryczałtu ekwiwalent za: korzystanie z prywatnego łącza internetowego, zwiększone zużycie energii elektrycznej oraz ogrzewanie. Ponadto zdaniem organów skarbowych nie ma znaczenia w jaki sposób narzędzia i materiały zostaną pracownikowi zapewnione (w formie rzeczowej czy też w formie pieniężnej jako zwrot poniesionych wydatków lub ekwiwalent za użycie własności pracownika). W przypadku ekwiwalentu problematyczne może być jednakże precyzyjne ustalenie jego wysokości – szczególnie gdy ekwiwalent wypłacany jest w formie ryczałtu. W takiej sytuacji pracodawcy powinni każdorazowo upewnić się, że ustalony ryczałt nie jest kalkulowany w oderwaniu od rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracowników. Niestety obecnie obowiązujące przepisy nie dają żadnych wytycznych odnośnie zasad obliczania wartości takich świadczeń, dlatego niezbędnym jest ustalenie metodologii pozwalającej wskazać racjonalną kwotę zwrotu/ekwiwalentu. Zaznaczamy jednakże, że korzystne stanowisko fiskusa dotyczące pracy zdalnej nie znajdzie zastosowania gdy pracownik już przed pandemią pracował zdalnie w ramach systemu telepracy. Sytuacja ulegnie także diametralnej zmianie w przypadku, w którym praca zdalna wykonywana jest jedynie incydentalnie.