Cyfrowe dokumenty warto testować

Na czwartek 7 kwietnia Ministerstwo Finansów zapowiedziało uruchomienie „Aplikacji Podatnika KSeF”. To oprogramowanie ma służyć testom wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. To nowy typ faktur, które mają trafiać do administracji skarbowej już w momencie wystawienia i za pośrednictwem tejże administracji będą docierały do odbiorcy. Także na czwartek MF zapowiedziało wirtualne szkolenie dla podatników na ten temat. Podatnicy VAT powinni zacząć przygotowania do e-faktur już dziś, zanim ich wystawianie będzie za rok obowiązkowe.

Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP

Przygotowanie do procesu wdrożenia e-faktur w firmie, zwłaszcza dużej, jest procesem wieloetapowym, dlatego warto zacząć przygotowania już teraz, na rok przed prawdopodobnym terminem, od którego ten system będzie obowiązkowy. To nie jest tylko kwestia systemu informatycznego, ale też gromadzenia danych z różnych miejsc w firmie: magazynów, księgowości, agentów handlowych itd. Dlatego warto powołać zespół wdrożeniowy, który ustali m.in., jak zidentyfikować wszystkie miejsca w firmie, skąd będą pochodziły informacje używane do wypełnienia wszystkich pól w fakturze, które pola e-faktury trzeba wypełnić, a które warto, mimo że nie są obowiązkowe. Należy w związku z tym wprowadzić również zmiany w procedurach wewnętrznych, np. procedurze obiegu dokumentów, weryfikacji faktur przed ich wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF. Konieczne będzie też ustalenie, które osoby w firmie otrzymają uprawnienia do wystawiania i odbioru e-faktur, zapewnić procedurę wycofywania tych uprawnień w związku ze zmianami kadrowymi.