Ministerstwo Finansów nie uprościło faktur uproszczonych

Opublikowane przez Ministerstwo Finansów objaśnienia podatkowe z 16 października w sprawie uznania paragonów fiskalnych z NIP za faktury uproszczone z pewnością nie można uznać za uproszczenie i uporządkowanie istniejącego w tym obszarze zamieszania, zwłaszcza w branży retail. Zdaniem MF każdy paragon fiskalny z NIP do 450 zł (100 euro) uznaje się za fakturę uproszczoną i w związku z tym nie jest możliwe wystawienie zwykłej faktury do takiego paragonu. Grozi to karą w postaci dwukrotnej zapłaty kwoty VAT na podstawie art. 108 ustawy o VAT. Takie stanowisko było już wcześniej prezentowane w wydawanych w tej sprawie interpretacjach indywidualnych, choć pojawiła się również jedna interpretacja, w której zaprezentowano zdanie odmienne (z 28 maja 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.160.2020.2.ISK).

Przepisy ustawy o VAT pozwalają uznać w pewnych okolicznościach paragon za fakturę uproszczoną, ale nie wprowadzają w tej mierze automatyzmu. Objaśnienia podatkowe nie po raz pierwszy tworzą prawo, którego nie da się wyczytać z przepisów.

Objaśnienia wydane zostały na podstawie art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej, więc mają taką moc jak interpretacja podatkowa – zastosowanie się do nich przez podatnika daje mu ochronę. Podatnik nie musi się wprawdzie do nich zastosować, ale jeśli się nie zastosuje, wówczas naraża się na spór z organami.

Przyjęte przez MF rozwiązanie rodzi duże problemy w praktyce, zwłaszcza dla podmiotów prowadzących sprzedaż detaliczną, które mają tak ustawione systemy, że każda sprzedaż (również dla firm) wymaga zaewidencjonowania w kasie fiskalnej. Mimo że sprzedaż dla podatników nie wymaga fiskalizacji, często systemowo niemożliwe jest pominięcie kasy fiskalnej i wystawienie samej faktury. Z kolei, żeby wystawić fakturę do paragonu dla podatnika, przepisy obowiązujące od 1 stycznia tego roku wymagają podania na paragonie numeru NIP nabywcy. Stanowisko MF oznacza więc, że w praktyce trzeba całkowicie zablokować wystawianie zwykłych faktur do paragonów z NIP do 450 zł, aby uniknąć ryzyka obowiązku zapłaty podwójnej kwoty VAT do urzędu skarbowego na podstawie art. 108 ustawy o VAT. Wymaga to dużych zmian w systemach i procesach wewnętrznych firm, a na to potrzeba czasu i środków.

Zmiany w systemach muszą być jednocześnie nakierowane na obowiązki, które pojawią się dla sprzedawców od 1 stycznia 2021 r., gdy każdy paragon z NIP do 450 zł trzeba będzie wykazywać odrębnie w nowym pliku JPK i dodatkowo oznaczać nowymi kodami. Obowiązek ten został odroczony tylko do końca 2020 r. i podatnicy z nadzieją oczekiwali na wprowadzenie jakiegoś rozwiązania, które pozwoliłoby uniknąć takiej formy raportowania sprzedaży. Obecne systemy nie są przygotowane do tego, aby w sposób zautomatyzowany przenosić pojedyncze wpisy paragonowe do systemu finansowo-księgowego i ewidencji VAT. Czasu na wprowadzenie odpowiednich zmian w systemach pozostało bardzo mało. Z pewnością przydałoby się wydłużenie przez Ministerstwo Finansów terminu wprowadzenia tych obowiązków o kolejnych kilka miesięcy, aby podatnicy mieli możliwość przygotowania się do nich.

Konieczne będą również zmiany w procedurach korygowania sprzedaży (np. przy zwrotach towarów), gdyż korekta faktury uproszczonej powinna być przeprowadzona za pomocą faktury korygującej, a nie tak jak dotychczas poprzez korektę sprzedaży paragonowej.

Pojawia się też pytanie co z robić z przeszłością, gdy powszechną praktyką było wystawianie zwykłych faktur do faktur uproszczonych w postaci paragonów z NIP do 450 zł. Co więcej, na podstawie tych faktur nabywcy dokonali odliczenia VAT naliczonego, więc jakiekolwiek korekty w tym zakresie nie wchodzą w grę. Pozostaje mieć nadzieję, że organy podatkowe nie będą sięgać do okresów przeszłych, zwłaszcza że prezentowane wcześniej stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej nie było w tym względzie jednolite.

Kwestią problematyczną, która nie została poruszona w objaśnieniach MF jest sposób wystawienia duplikatu paragonu z NIP, który jest fakturą uproszczoną. W praktyce nie wydaje się możliwe wystawienie po raz drugi paragonu z wymaganym w takiej sytuacji dopiskiem „DUPLIKAT”. Na podstawie danych zapisanych w pamięci kasy możliwe byłoby jedynie wydrukowanie kopii paragonu, ale nie będzie on prawidłowym duplikatem faktury uproszczonej. A przecież zaginięcie faktury (a tym bardziej paragonu) może się każdemu przytrafić.

Również po stronie nabywcy brak możliwości uzyskania zwykłej faktury jest problematyczne z punktu widzenia przechowywania dowodów zakupu. Ponieważ paragony standardowo blakną już po kilku miesiącach, nabywca może mieć problem z przedstawieniem dowodu zakupu w przypadku kontroli w ciągu ustawowych 5 lat, jeśli nie zrobi kopii czy skanu takiego paragonu. Taki dowód jest istotny zarówno z punktu widzenia odliczenia podatku VAT, jak i zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Na koniec warto wspomnieć o jednym pozytywnym aspekcie zajętego przez MF stanowiska. Skoro paragony z NIP do 450 zł są fakturami uproszczonymi, to nie ma przeszkód, aby za zgodą nabywcy mogły być wysyłane w formie elektronicznej (np. pdf) tak jak każda e-faktura. Niewątpliwie uprościłoby to proces wysyłki paragonów w przypadku sprzedaży internetowej, gdyż dotychczas paragony mogą być wysyłane w formie elektronicznej wyłącznie przy stosowaniu kas online i kas mających postać oprogramowania (tzw. kas wirtualnych).